新形勢(shì)下高校圖書館檔案管理工作初探

張倩

摘 要：文章從高校圖書館檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀出發(fā)，指出了高校圖書館檔案管理中存在的問題，梳理了圖書館檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了高校圖書館檔案管理的作用，總結(jié)了高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容，闡述了新形勢(shì)下圖書館檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；收集整理；電子化； 服務(wù)

近年來(lái)，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校圖書館檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。然而，隨著圖書館管理工作的深入展開，檔案管理工作過程中出現(xiàn)的一些問題不容忽視，抓緊解決檔案管理工作中面臨的一些問題，促進(jìn)新形勢(shì)下圖書館工作取得新發(fā)展，同時(shí)，總結(jié)圖書館檔案管理工作勢(shì)在必行。

1 高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀分析

高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。[1]然而，目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，在管理制度、管理方式、應(yīng)急備份、工作創(chuàng)新等方面普遍存在著一些問題。

1.1 在檔案管理制度方面不完善，有的甚至沒有專門的檔案管理人員進(jìn)行圖書館檔案管理工作，而是由圖書館官員或辦公室人員兼管，忽視了檔案管理的重要性和必要性，導(dǎo)致檔案資料不完整，甚至散軼、缺失，嚴(yán)重影響圖書館管理、服務(wù)讀者和運(yùn)營(yíng)的有效性。

1.2 在圖書館檔案管理方式上，存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致管理方式單一、檔案管理方式與圖書館的發(fā)展實(shí)際不相符、檔案管理工作整體效率低下的情況，管理效果不明顯，影響圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和圖書館業(yè)務(wù)的有效開展。

1.3 在出現(xiàn)意外的情況下，如果圖書館檔案管理資料有應(yīng)急備份，就不會(huì)丟失大部分檔案資料甚至全部館藏圖書資源，對(duì)各種圖書檔案破壞情況有應(yīng)急備份，就不會(huì)對(duì)高校和社會(huì)資源造成浪費(fèi)。

1.4 在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)等不斷發(fā)展的信息時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)有部分高校圖書館檔案管理工作缺乏與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神。固有的傳統(tǒng)的檔案管理模式及方式會(huì)導(dǎo)致圖書館檔案管理工作效率降低，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏。[2]

2 高校圖書館檔案管理工作的特點(diǎn)

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的材料，是圖書館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，它作為一種文獻(xiàn)資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富。[3]

高校圖書館檔案管理具有以下三個(gè)特點(diǎn)：

首先，圖書館檔案管理具有從屬性。圖書館檔案從屬于高校檔案室，是高校檔案室的二級(jí)管理單位，服從于高校檔案室的統(tǒng)一管理并接受工作上的指導(dǎo)。就圖書館檔案內(nèi)容而言，為使得圖書館檔案成系統(tǒng)和相對(duì)完整，圖書館檔案中的一部分是學(xué)校檔案的復(fù)制品，如上級(jí)發(fā)至學(xué)校的有關(guān)圖書館的文件材料等。與此同時(shí)，圖書館檔案中每年又有一部分是要移交學(xué)校檔案館歸檔的，如圖書館的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。為了便于使用，這部分移交學(xué)校檔案館歸檔的檔案，以復(fù)制留存為好。

其次，圖書館檔案管理具有非全宗性。全宗是指獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在社會(huì)生活中所形成的檔案的有機(jī)整體。一個(gè)全宗就是一個(gè)機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中所形成的全部檔案材料。只有一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位（在行政、財(cái)務(wù)、人事上具有獨(dú)立性）才能成為立檔單位，其檔案才能構(gòu)成一個(gè)全宗。圖書館在行政、財(cái)務(wù)、人事上都不具有獨(dú)立性，不是獨(dú)立活動(dòng)的機(jī)構(gòu)，行政歸屬學(xué)校統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)由財(cái)務(wù)處管理，人事檔案由人事處統(tǒng)一管理，因此，圖書館檔案不具有全宗性。

最后，圖書館檔案管理具有針對(duì)性。圖書館檔案材料的收集，要密切圍繞著圖書館的需要進(jìn)行，如上級(jí)所下發(fā)的文件中，只收那些與圖書館工作密切相關(guān)的文件、今后需要經(jīng)常對(duì)照使用的政策性文件等。如果把那些只具有時(shí)效性并且與圖書館無(wú)直接關(guān)系、日后又沒有檢索意義的文件資料（如學(xué)校組織部、宣傳部所下發(fā)的學(xué)期工作計(jì)劃文件，則是學(xué)校檔案部門和組織部、宣傳部主要?dú)w檔范圍，而不應(yīng)該是圖書館檔案的歸檔范圍）都?xì)w入圖書館檔案中，那么勢(shì)必會(huì)造成圖書館檔案內(nèi)容的龐雜，針對(duì)性不突出。因此，圖書館檔案一定要有針對(duì)性，要反映圖書館的個(gè)性特征，否則，就不是圖書館檔案了。[4]

3 高校圖書館檔案管理的作用

3.1 為高校圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考。檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄，是圖書館各項(xiàng)工作最真實(shí)最可靠的信息。圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策、政策的制定、未來(lái)的規(guī)劃是以這些及時(shí)、全面、準(zhǔn)確反映圖書館發(fā)展概貌、活動(dòng)規(guī)律的檔案信息資料為依據(jù)的；系統(tǒng)、翔實(shí)的檔案信息資料，是圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人才規(guī)劃、人員培訓(xùn)、圖書館內(nèi)部職務(wù)認(rèn)定、專業(yè)職稱考評(píng)的重要參考；圖書館業(yè)務(wù)檔案收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)流程中各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，客觀真實(shí)地再現(xiàn)了圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況，是分析總結(jié)業(yè)務(wù)工作時(shí)必不可少的一手資料。

3.2 是高校圖書館科學(xué)管理的中介和載體。高校圖書館檔案是在工作中形成的，直接反映工作中的成果和教訓(xùn)，能夠體現(xiàn)圖書館的工作特點(diǎn)和活動(dòng)規(guī)律，由此成為管理活動(dòng)的中介和載體，為高校圖書館的科學(xué)管理提供了一個(gè)平臺(tái)。

3.3 為圖書館學(xué)研究和教學(xué)科研提供文獻(xiàn)保障。高校圖書館的檔案信息資料，詳細(xì)記錄了不同時(shí)期、不同階段的圖書館組織機(jī)構(gòu)、人員編制和各時(shí)期取得的成績(jī)和科研成果等信息，翔實(shí)可靠，因而可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的文獻(xiàn)保障。

4 高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不同時(shí)期的圖書館檔案管理工作有著不同的特點(diǎn)，高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容也存在著異同。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息高速發(fā)展的今天，高校圖書館管理的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：

一是圖書館日常管理檔案。圖書館日常管理檔案是圖書館檔案的基礎(chǔ)，它包括圖書館經(jīng)費(fèi)、預(yù)測(cè)、匯報(bào)等文書檔案。

二是圖書館的業(yè)務(wù)檔案。圖書館業(yè)務(wù)檔案，包羅文獻(xiàn)采購(gòu)、讀者登記、圖書借閱、情報(bào)交流等形成的檔案。做好業(yè)務(wù)檔案的每一項(xiàng)檔案工作，才更有利于開展圖書館工作。其中，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。文獻(xiàn)資源采購(gòu)檔案歸采編部；情報(bào)交流檔案、課題跟蹤服務(wù)檔案歸信息咨詢部收集管理；文獻(xiàn)典藏檔案、借閱檔案歸流通部管理；讀者借閱檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結(jié)合原則，有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理與利用。endprint

5 新形勢(shì)下圖書館檔案管理的具體措施

為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，充分發(fā)揮高校圖書館檔案的優(yōu)勢(shì)與潛能，解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法是當(dāng)務(wù)之急。為做好高校圖書館檔案管理工作，圖書館檔案管理應(yīng)加快圖書館檔案的電子化進(jìn)程，不斷完善檔案管理體系，使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

首先，應(yīng)建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法。根據(jù)高校圖書館檔案歸檔內(nèi)容范圍，在實(shí)際工作中按照《高校檔案實(shí)體分類法和高校檔案管理規(guī)范》的要求，以圖書館的全部檔案為分類對(duì)象，以方便讀者借閱為目的進(jìn)行分類。

其次，要完善管理體系。為保障檔案工作健康有序地發(fā)展，做好高校圖書館檔案管理工作，需要完善管理體系，增強(qiáng)圖書館全體工作人員的檔案意識(shí)，提高管理人員素質(zhì)。做好高校圖書館檔案管理工作，既要圖書館領(lǐng)導(dǎo)的重視，認(rèn)識(shí)到圖書館檔案同圖書館資料一樣，也是一種寶貴的信息資源，對(duì)圖書館工作有著非常重要的參考意義，使得檔案管理工作得以順利開展；也要專職檔案員負(fù)責(zé)全館的檔案管理工作，檔案管理工作比較瑣碎、細(xì)致，要求工作人員腦勤、口勤、手勤，積極主動(dòng)地做好檔案工作，因此需要提高管理人員綜合素質(zhì)，了解檔案專業(yè)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)等；更要各部門配合專職檔案人員的工作，使各部門能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提交歸檔材料。

最后，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發(fā)利用信息資源，圖書館檔案才有生機(jī)和活力。在開發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是加快圖書館檔案的信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，用戶對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)。二是在圖書館的日常管理中，圖書館檔案管理人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作，為圖書館的各項(xiàng)工作服務(wù)。三是搞好宣傳工作，根據(jù)教學(xué)和科研發(fā)展的需求，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，建設(shè)開放性的檔案管理，為教學(xué)、科研提供所需要的檔案資料，以便更好地促進(jìn)發(fā)展。在為學(xué)校其他部門提供最有效的檔案服務(wù)的同時(shí)，體現(xiàn)圖書館檔案工作的價(jià)值和形象，使檔案工作獲得認(rèn)同和支持。 [5]

6 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理是圖書館管理工作的中心和關(guān)鍵，應(yīng)該加強(qiáng)重視，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理改革，提高管理效率，更好地提高檔案的利用率，做好圖書館服務(wù)師生、服務(wù)高校、服務(wù)教育的工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁鳳玲.高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[J].中小學(xué)圖書情報(bào)世界，2009（2）：63.

[2]李敬.做好高校圖書館檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)證券期貨，2011（8）：51.

[3]許惠羨.圖書館檔案管理探究[J].圖書館建設(shè)，2009（09）：95

[4]梁繼宏.高校圖書館檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺(tái)世界，2008（2）：5～6

[5]劉麗輝.高校圖書館檔案管理工作探討[J].河南圖書館學(xué)刊，2010（8）：32～33.

（作者單位：駐馬店黃淮學(xué)院 來(lái)稿日期：2017-07-20）endprint