阮美麗
摘 要:筆者從推動(dòng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)目的出發(fā),對(duì)本市15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行專題調(diào)研,分析了基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題,并有針對(duì)性地提出了基本對(duì)策。
關(guān)鍵詞:醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu);檔案管理;現(xiàn)狀
筆者在對(duì)本市15家基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研中注意到,進(jìn)入21世紀(jì)后基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍然存在一些不容忽視的問(wèn)題,必須采取積極對(duì)策,才能使檔案功能得以發(fā)揮。
1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中,有三級(jí)醫(yī)院3家、二級(jí)醫(yī)院8家,還有站(所)4家,僅3家設(shè)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組,其中只有1家設(shè)立了獨(dú)立行使檔案管理職能的科室,其余各家均把檔案管理工作掛靠在行政辦公室、人事部門或信息科。15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)共有檔案管理人員20名,其中專職檔案管理人員9名,接受過(guò)不同程度的短期檔案知識(shí)培訓(xùn),11名兼職人員的工作不以檔案管理為主。4家醫(yī)院有基本的檔案管理設(shè)施,6家醫(yī)院設(shè)施設(shè)備不齊全,5家醫(yī)院基本沒(méi)有檔案設(shè)施設(shè)備,檔案管理仍處在零散堆放、基本不用的狀態(tài)。15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)中均未列入檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),也未納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。
市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理分類各不相同,有的按照文書、基建、設(shè)備、科研、會(huì)計(jì)、人事、聲像等分類;有的分類則相對(duì)比較簡(jiǎn)單,主要分為文書、會(huì)計(jì)、人事等三大類。只有一家醫(yī)院的病歷檔案與綜合檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理,而其余各家均未實(shí)行統(tǒng)一管理。從保管方式上看,4家醫(yī)院檔案采取集中統(tǒng)一管理方式,其余均實(shí)行分散保管。
目前,有3家醫(yī)院的檔案管理使用了本市檔案局開發(fā)的“通用檔案管理”系統(tǒng)軟件,可以對(duì)檔案實(shí)物、文件進(jìn)行掃描數(shù)字化歸檔處理,但其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)還只是在檔案目錄管理方面輸入微機(jī),僅限于查詢使用,還沒(méi)有一家醫(yī)院的檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息歸檔管理。大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍停滯在手工登記、編目、歸檔及檢索的層次。
2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理存在問(wèn)題
調(diào)查發(fā)現(xiàn),基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍處于各自為政的狀態(tài),缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和管理組織,給檔案的收集、整理、歸檔與安全保障等帶來(lái)一定難度。部分醫(yī)院檔案分類不夠準(zhǔn)確和精細(xì),很難體現(xiàn)醫(yī)院檔案的特殊性。
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)“重病歷檔案、輕文書和其他門類檔案”的現(xiàn)象比較普遍。一些醫(yī)院在病歷檔案的庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備配置、電子化管理等方面加大了投入,但對(duì)文書或其他門類檔案的管理重視程度不夠,庫(kù)房、閱檔室和辦公室不能做到“三室分開”,檔案裝具不完善或者不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn),甚至檔案亂堆亂放,丟失缺損現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
目前,有4家醫(yī)院的文書檔案目錄已實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理,但沒(méi)有一家檔案管理全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,絕大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)歷史檔案的掃描及數(shù)字化管理進(jìn)程緩慢。
市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)專職檔案管理人員偏少,更沒(méi)有檔案學(xué)專業(yè)人才,而且往往身兼多職,對(duì)檔案管理工作只能是你送我收、你查我找、裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子,往往查找一份文件需要翻箱倒柜,花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。
3 加強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理主要對(duì)策
首先,把檔案管理作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)管理體系的組成部分,納入整體工作計(jì)劃,將檔案工作與醫(yī)院管理放在同等重要位置,同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)。進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度,從積極推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化入手,逐步實(shí)現(xiàn)由人治到法治、由雜亂到統(tǒng)一規(guī)范的轉(zhuǎn)變。
其次,提高檔案信息資源開發(fā)利用效能。要在開發(fā)利用檔案的深度和廣度上下功夫,加強(qiáng)檔案編研工作,挖掘檔案信息資源潛在功能。要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí),提高檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量,優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、豐富資料門類,提高檔案管理效能。加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐,加快做好庫(kù)藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描處理工作,逐步建立案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及全文管理數(shù)據(jù)庫(kù)。
最后,應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),強(qiáng)化衛(wèi)生行政主管部門監(jiān)督指導(dǎo),逐步改變檔案管理人員身兼數(shù)職、調(diào)換頻繁的現(xiàn)狀。要經(jīng)常組織學(xué)習(xí)交流、專業(yè)培訓(xùn),開展檔案工作檢查評(píng)比等活動(dòng),以增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的凝聚力,提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),促進(jìn)各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案工作的健康發(fā)展和管理水平的同步提高。
(作者單位:河南省安陽(yáng)市人民醫(yī)院綜合檔案室 來(lái)稿日期:2017-07-11)endprint