基于生命周期的中文館藏合同管理研究

張靜　史淑英　張一翠　檀樹(shù)萍

關(guān)鍵詞：生命周期；合同管理；中文館藏；文獻(xiàn)資源建設(shè)

摘要：只有通過(guò)系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理方法對(duì)中文圖書(shū)采訪全過(guò)程進(jìn)行管理，才能實(shí)現(xiàn)中文圖書(shū)的館藏建設(shè)目標(biāo)。文章借鑒電子資源生命周期理論將中文圖書(shū)采訪過(guò)程劃分為締約、履行、評(píng)估三個(gè)階段，針對(duì)當(dāng)前中文圖書(shū)招投標(biāo)工作中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，深入分析了生命周期不同階段合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并結(jié)合《合同法》剖析并提示其中可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，提出了依據(jù)合同對(duì)中文圖書(shū)采訪全過(guò)程進(jìn)行全程性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性管理的方法。

中圖分類(lèi)號(hào)：G253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2017）11-0087-03

1背景

圖書(shū)館是大學(xué)的知識(shí)中心和文化中心，在建設(shè)“雙一流”的宏觀背景下，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和學(xué)術(shù)研究提供文獻(xiàn)保障和智力支持是圖書(shū)館的首要任務(wù)。中文圖書(shū)采訪是大學(xué)圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。提高中文圖書(shū)的采全率和采準(zhǔn)率，竭盡全力滿足讀者不斷變化的文獻(xiàn)需求是所有圖書(shū)館文獻(xiàn)采訪工作的重點(diǎn)。隨著《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)辦法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、教育部《普通高等學(xué)校圖書(shū)館文獻(xiàn)集中采購(gòu)工作指南》等法律法規(guī)以及行政規(guī)章的頒布，中文圖書(shū)采訪工作日益規(guī)范。但是，政府采購(gòu)也帶來(lái)一些圖書(shū)館需要面對(duì)和解決的問(wèn)題，主要是圖書(shū)出版發(fā)行商激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致的“逆向選擇”和“道德風(fēng)險(xiǎn)”，在這種環(huán)境下，圖書(shū)館只有通過(guò)系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理方法對(duì)中文圖書(shū)采訪全過(guò)程進(jìn)行管理，才能防范在這一過(guò)程中可能給圖書(shū)館帶來(lái)的種種風(fēng)險(xiǎn)。作為圖書(shū)館與圖書(shū)供應(yīng)商之間簽署的具有約束力的法律文件，合同在平等公平的原則上分配雙方的權(quán)利與義務(wù)，在法律允許的范圍內(nèi)策劃雙方的交易方式和交易細(xì)節(jié)，其中的各項(xiàng)條款都是雙方必須遵守和履行的，因此，依據(jù)合同對(duì)中文圖書(shū)采訪進(jìn)行全過(guò)程的管理是最為恰當(dāng)?shù)囊环N管理模式。筆者結(jié)合西安交通大學(xué)圖書(shū)館近十年在中文圖書(shū)采訪方面所做的探索和思考，基于中文圖書(shū)采購(gòu)工作的生命周期循環(huán)，探討了合同管理在提升中文圖書(shū)館藏質(zhì)量和防控履約風(fēng)險(xiǎn)中的作用。

2合同管理的概念及內(nèi)涵

合同（Contract），也稱(chēng)為契約，是平等民事主體協(xié)商一致的產(chǎn)物，是當(dāng)事人之間依法設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同一旦成立就對(duì)當(dāng)事人產(chǎn)生法律約束力，合同各方均需按照合同規(guī)定的內(nèi)容和方式履行合同義務(wù)、享有合同權(quán)利。自然人之間訂立的合同涉及的責(zé)權(quán)關(guān)系相對(duì)簡(jiǎn)單，而法人或其他組織、機(jī)構(gòu)之間訂立的合同在訂立、履行、終止等方面所涉及的問(wèn)題卻復(fù)雜得多。隨著現(xiàn)代管理理念和制度的發(fā)展，合同管理成為項(xiàng)目管理中一項(xiàng)很重要的內(nèi)容。合同管理通常是指法人或其他組織作為合同主體，對(duì)自己與對(duì)方訂立的合同依法進(jìn)行履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止，以及在合同履行過(guò)程中和履行完畢后進(jìn)行審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。在這一過(guò)程中，合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的主要內(nèi)容，對(duì)合同履行情況進(jìn)行的審查、監(jiān)督、控制是合同管理的基本手段。

對(duì)于圖書(shū)館的文獻(xiàn)資源采訪工作而言，無(wú)論是以中外文圖書(shū)期刊為代表的傳統(tǒng)紙質(zhì)資源，還是當(dāng)前發(fā)展勢(shì)頭迅猛的電子資源，其間所發(fā)生的與供應(yīng)商有關(guān)的一切行為都是建立在合同基礎(chǔ)之上的，任何一方有違約行為或?qū)?yīng)履行義務(wù)不作為，就會(huì)為圖書(shū)館采訪工作帶來(lái)不確定性因素，從而造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。目前，對(duì)圖書(shū)館采訪工作合同管理的研究主要在外文期刊[1][2]、外文圖書(shū)[3]、圖書(shū)招投標(biāo)[4]、部分業(yè)務(wù)外包[5]等領(lǐng)域，中文圖書(shū)作為圖書(shū)館文獻(xiàn)采訪數(shù)量最多、涉及崗位數(shù)最多的文獻(xiàn)資源，更應(yīng)該加強(qiáng)全過(guò)程、系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化的合同管理。

3中文圖書(shū)采訪的全過(guò)程合同管理

3.1中文圖書(shū)采訪的生命周期

生命周期（Life Cycle）的概念廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，在文獻(xiàn)資源采訪和管理過(guò)程中常用于電子資源管理。數(shù)字圖書(shū)館聯(lián)盟（Digital Library Federation，簡(jiǎn)稱(chēng)DLF）為了指導(dǎo)ERMS的開(kāi)發(fā)，在ERMI（Electronic Resource Management Initiatives）報(bào)告中[6]將電子資源的生命周期劃分為4個(gè)階段：產(chǎn)品考慮與試用、采購(gòu)、安裝與使用、產(chǎn)品維護(hù)與評(píng)估。從DLF的劃分標(biāo)準(zhǔn)可以看出，電子資源的生命周期就是從采購(gòu)前的計(jì)劃到采購(gòu)行為的實(shí)施，再到采購(gòu)行為實(shí)施后所產(chǎn)生的效果及其評(píng)價(jià)這樣一個(gè)完整的過(guò)程。這個(gè)周期在中文圖書(shū)采訪過(guò)程中也同樣存在，并周而復(fù)始，因此，生命周期理論可以將中文圖書(shū)采訪的生命周期劃分為三個(gè)階段：締約過(guò)程；履行過(guò)程；評(píng)估過(guò)程。這三個(gè)過(guò)程均需要嚴(yán)格進(jìn)行合同管理，并依據(jù)評(píng)估過(guò)程得出的結(jié)論對(duì)下一期合同進(jìn)行修訂和改進(jìn)，因此，中文圖書(shū)采訪過(guò)程的合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

3.2締約過(guò)程的合同管理

締約過(guò)程指的是從制訂中文圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃、提出政府采購(gòu)申請(qǐng)、參與考評(píng)合同對(duì)方（供應(yīng)商）、向?qū)Ψ教岢黾夹g(shù)要求、通過(guò)招投標(biāo)確定合同對(duì)方到準(zhǔn)備合同文本的階段。這一過(guò)程看起來(lái)還未涉及實(shí)質(zhì)性的合同條款，但卻會(huì)對(duì)整個(gè)采購(gòu)工作的全過(guò)程產(chǎn)生根本性的影響。這一階段的主要工作內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

3.2.1明確采訪任務(wù)的目標(biāo)。采訪部門(mén)根據(jù)本館的文獻(xiàn)資源發(fā)展政策及當(dāng)年經(jīng)費(fèi)情況制訂采購(gòu)計(jì)劃，包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、計(jì)劃采購(gòu)的品種數(shù)、冊(cè)數(shù)、需重點(diǎn)保障的學(xué)科范圍、計(jì)劃采取的采購(gòu)方式等。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的目標(biāo)是采訪部門(mén)通過(guò)對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，設(shè)計(jì)出適合本館的中文圖書(shū)采選方案，保障中文圖書(shū)的采全率和采準(zhǔn)率。西安交通大學(xué)圖書(shū)館在這一問(wèn)題上進(jìn)行了長(zhǎng)期探索，基于布拉德福定律，通過(guò)對(duì)館藏的調(diào)研，以學(xué)科細(xì)分和收藏量為判據(jù)，圈選出了該館收藏量最多的幾十家出版社，將其列為核心出版社，其余出版社作為外圍出版社，確定了以現(xiàn)貨方式采購(gòu)核心出版社圖書(shū)，以書(shū)目預(yù)訂方式采購(gòu)?fù)鈬霭嫔鐖D書(shū)的新模式[7]。后來(lái)，由于現(xiàn)貨供應(yīng)商在市場(chǎng)博弈中的“逆向選擇”行為，采訪部門(mén)對(duì)核心出版社的圖書(shū)也采取了書(shū)目預(yù)訂的方式，并且進(jìn)一步提高了對(duì)核心出版社書(shū)目覆蓋率的要求。實(shí)踐證明，這種方式效果良好，可以幫助采訪館員從海量的書(shū)目信息里采選到最適合的圖書(shū)。endprint

3.2.2選擇最優(yōu)合作伙伴。采訪部門(mén)按照政府采購(gòu)的要求，提出政府采購(gòu)申請(qǐng)、參與考評(píng)合同對(duì)方（供應(yīng)商）、向?qū)Ψ教岢黾夹g(shù)要求、通過(guò)招投標(biāo)確定合同對(duì)方。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的目標(biāo)是在招投標(biāo)的框架下選擇最符合本館采訪工作要求的合同對(duì)方。西安交通大學(xué)圖書(shū)館的中文圖書(shū)招投標(biāo)工作已經(jīng)開(kāi)展了十余年，在早期由于沒(méi)有準(zhǔn)入門(mén)檻，各種規(guī)模和資質(zhì)的書(shū)商均可參與競(jìng)標(biāo)，導(dǎo)致惡意砸價(jià)、超低折扣等不良競(jìng)爭(zhēng)行為嚴(yán)重影響了中文圖書(shū)采訪的質(zhì)量。為了改變這一局面，圖書(shū)館取得了采購(gòu)管理部門(mén)的同意，明確了對(duì)書(shū)商的資質(zhì)要求，包括注冊(cè)資金、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、合作出版社范圍、在同類(lèi)高校中的中標(biāo)情況、編目數(shù)據(jù)加工能力、物流配送能力等，使一些不具備館配能力的書(shū)商主動(dòng)退出競(jìng)爭(zhēng)，有效地為圖書(shū)館選擇了最具實(shí)力的合作伙伴。

3.2.3策劃具體的交易方案。合同是交易的策劃，在合同準(zhǔn)備過(guò)程中，圖書(shū)館應(yīng)在合法、平等、公平的基礎(chǔ)上主導(dǎo)合同條款的擬定以維護(hù)自身權(quán)益。合同準(zhǔn)備的過(guò)程中，圖書(shū)館必須對(duì)中文圖書(shū)采購(gòu)合同的法律屬性有所認(rèn)識(shí)。圖書(shū)館與供應(yīng)商簽訂的圖書(shū)采購(gòu)合同本質(zhì)上是買(mǎi)賣(mài)合同，因此是有償合同，即供應(yīng)商轉(zhuǎn)移圖書(shū)的標(biāo)的物給圖書(shū)館，圖書(shū)館向其支付價(jià)款。同時(shí)，購(gòu)書(shū)合同也是雙務(wù)合同，圖書(shū)館與供應(yīng)商都享有一定的權(quán)利，并承擔(dān)一定的義務(wù)。此外，買(mǎi)賣(mài)合同是諾成合同，雙方當(dāng)事人意思表示一致即告成立，不以標(biāo)的物的交付為合同成立的要件，標(biāo)的物的交付屬于合同的履行。合同起草完成之后，由圖書(shū)館主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初步審查，通過(guò)后與供應(yīng)商再次對(duì)合同內(nèi)容逐條協(xié)商確認(rèn)，直至雙方對(duì)全部合同條款內(nèi)容達(dá)成一致，最后交采購(gòu)管理部門(mén)審查、批準(zhǔn)、簽署、生效。締約階段關(guān)系到合同履行過(guò)程中的所有細(xì)節(jié)和可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，因此圖書(shū)館必須十分重視這一階段的工作。

3.3履行過(guò)程的合同管理

合同雙方對(duì)合同義務(wù)的執(zhí)行就是合同的履行，當(dāng)雙方執(zhí)行完合同義務(wù)后合同即告履行完畢。在這個(gè)階段，首先，圖書(shū)館要在內(nèi)部進(jìn)行合同兜底，提示各相關(guān)崗位及部門(mén)按照合同約定全面適當(dāng)履行合同，對(duì)其中可能涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)警。其次，圖書(shū)館要監(jiān)控兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是內(nèi)部各相關(guān)崗位及部門(mén)是否按照合同規(guī)定適當(dāng)履行合同義務(wù)，及時(shí)驗(yàn)收、支付書(shū)款。二是要監(jiān)控供應(yīng)商的執(zhí)行情況，如：是否按照合同要求提供書(shū)目信息、圖書(shū)配送是否達(dá)到合同承諾條件、相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提供是否滿足要求、輔助加工工作質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等。圖書(shū)館通過(guò)監(jiān)控機(jī)制及時(shí)收集和掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行信息，可以有效預(yù)防因違約造成的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同的履行有兩種可能的結(jié)果，一種是正常履行，另一種是由于各種原因?qū)е碌牟宦男小⒉糠致男谢蜓舆t履行。對(duì)于后者，圖書(shū)館需根據(jù)情況及時(shí)變更或終止合同。

西安交通大學(xué)圖書(shū)館將全面質(zhì)量管理中的PDCA循環(huán)理論引入中文圖書(shū)采訪工作中[8]，構(gòu)建了基于PDCA的質(zhì)量管理流程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)內(nèi)部、外部?jī)蓚€(gè)方面合同執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，尤其是對(duì)于規(guī)范供應(yīng)商服務(wù)起到了積極有效的作用。例如：某年該館在執(zhí)行監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)部分地方版圖書(shū)書(shū)目信息少、訂購(gòu)量小、圖書(shū)驗(yàn)收進(jìn)度緩慢，難以完成預(yù)計(jì)采購(gòu)目標(biāo)。圖書(shū)館經(jīng)PDCA循環(huán)分析發(fā)現(xiàn)，原因是某中標(biāo)供貨商在書(shū)目信息提供、MARC數(shù)據(jù)提供、配書(shū)、到貨方面完全不能達(dá)到該館要求。經(jīng)過(guò)溝通，對(duì)方表示由于其自身經(jīng)營(yíng)管理的原因，確實(shí)無(wú)法達(dá)到要求，于是該館及時(shí)終止了與該供應(yīng)商的合同，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定重新選擇了合作供應(yīng)商，避免了采訪工作陷入被動(dòng)局面。同時(shí)，這種詳細(xì)的合同監(jiān)管機(jī)制對(duì)供應(yīng)商的書(shū)目提供方式、MARC數(shù)據(jù)的規(guī)范要求、物流配送頻率、到貨率等方面都進(jìn)行了明確和細(xì)化的要求，有利于從規(guī)范要求方面建立供應(yīng)商準(zhǔn)入預(yù)警機(jī)制，而且通過(guò)簽訂合同保證了供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，形成了在合作中培養(yǎng)供應(yīng)商的機(jī)制，達(dá)到了提高館藏質(zhì)量的目的。

3.4評(píng)估過(guò)程的合同管理

合同履行完畢并不意味著管理過(guò)程的結(jié)束，對(duì)于中文圖書(shū)采購(gòu)這樣按年度循環(huán)往復(fù)、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、執(zhí)行環(huán)節(jié)多、外部變化因素復(fù)雜的工作來(lái)說(shuō)，合理履行完畢之后的總結(jié)和評(píng)估是必不可少的環(huán)節(jié)，對(duì)本期執(zhí)行過(guò)程中問(wèn)題的總結(jié)、思考、解決是提升下一期合同管理整體水平的重要前提。評(píng)估包括兩個(gè)方面：一是對(duì)內(nèi)部各業(yè)務(wù)崗位執(zhí)行情況的評(píng)估，主要依據(jù)合同內(nèi)容考察書(shū)目選中率、訂單執(zhí)行進(jìn)度、付款進(jìn)度等情況。二是對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，主要依據(jù)合同約定考察書(shū)目數(shù)量、覆蓋學(xué)科，尤其是核心出版社書(shū)目覆蓋率、全年動(dòng)態(tài)到貨率等情況。這些考核結(jié)果對(duì)于下一年度的招投標(biāo)工作至關(guān)重要。許多采訪館員對(duì)當(dāng)前招投標(biāo)中低價(jià)中標(biāo)的現(xiàn)象不滿，但又由于在招投標(biāo)過(guò)程中沒(méi)有話語(yǔ)權(quán)而無(wú)力改變現(xiàn)狀，西安交通大學(xué)圖書(shū)館也曾面臨同樣的問(wèn)題。逐利是商家的第一目標(biāo)，低價(jià)中標(biāo)的書(shū)商在中標(biāo)后采取各種手段謀取利潤(rùn)，表現(xiàn)最為突出的是在書(shū)目信息上做文章，對(duì)高折扣、低利潤(rùn)的學(xué)術(shù)圖書(shū)書(shū)目進(jìn)行隱瞞。如：有一家供應(yīng)商全年提供的高等教育出版社的書(shū)目信息共十幾條，但最終到館的只有兩種，嚴(yán)重影響了圖書(shū)館的館藏建設(shè)工作。為此，西安交通大學(xué)圖書(shū)館用了幾年時(shí)間連續(xù)追蹤每家供應(yīng)商每一期的核心出版社書(shū)目覆蓋率，用書(shū)商數(shù)據(jù)與出版社數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，對(duì)于書(shū)商隱瞞的書(shū)目直接通過(guò)出版社提供的書(shū)目信息補(bǔ)訂并按照中標(biāo)折扣結(jié)算，同時(shí)將評(píng)估得到的合同期內(nèi)書(shū)商書(shū)目服務(wù)、到貨率等關(guān)鍵數(shù)據(jù)提供給采購(gòu)管理部門(mén)參考。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力，圖書(shū)館提供的各項(xiàng)評(píng)估數(shù)據(jù)在招投標(biāo)工作中起到了重要作用，低價(jià)中標(biāo)現(xiàn)象連續(xù)幾年都不再出現(xiàn)，供應(yīng)商進(jìn)入努力提高自身服務(wù)水平的良性競(jìng)爭(zhēng)階段。

4結(jié)語(yǔ)

中文圖書(shū)采購(gòu)合同是圖書(shū)館與供應(yīng)商之間就中文圖書(shū)買(mǎi)賣(mài)簽署的具有約束力的法律文件，是雙方交易模式的策劃，也是圖書(shū)館開(kāi)展相關(guān)管理工作的法律依據(jù)。圖書(shū)館應(yīng)重視締約階段合同文本基本框架和條款的構(gòu)建，為后期的合同履行和合同評(píng)估做好基礎(chǔ)性工作，盡力規(guī)避、防控其中的法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也應(yīng)重視履行階段、評(píng)估階段的合同管理。圖書(shū)館應(yīng)依據(jù)合同對(duì)中文圖書(shū)采訪全過(guò)程進(jìn)行全程性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪勝霞.圖書(shū)館期刊采購(gòu)中的全過(guò)程合同管理[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2010（6）：62-65.

[2]謝登峰，胡遠(yuǎn)珍，高鼎.高校圖書(shū)館期刊采購(gòu)合同管理[J].圖書(shū)館建設(shè)，2012（5）：4-6.

[3]劉亞芹.外文圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)履約管理[J].圖書(shū)館論壇，2016（10）：90-95.

[4]陳戈如.高校圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理與控制[J].情報(bào)探索，2015（10）：82-85.

[5]喬燕萍.圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包合同的管理[J].中國(guó)律師，2014（6）：59-60.

[6]李洪.基于生命周期的電子資源管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2012（4）：11-15.

[7]張靜，強(qiáng)自力.現(xiàn)貨采購(gòu)與書(shū)目預(yù)訂有機(jī)結(jié)合的中文圖書(shū)采訪模式探討[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2005（5）：34-36，67.

[8]張靜，史淑英，檀樹(shù)萍.PDCA循環(huán)管理模型在中文圖書(shū)采訪質(zhì)量控制中的應(yīng)用[J].圖書(shū)館工作與研究，2015（12）：65-70.

（編校：周雪芹）endprint