知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究

繆榮喜

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各種類型的企業(yè)也紛紛抓住機(jī)遇，不斷崛起與壯大。在此新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，知識(shí)管理模式的出現(xiàn)開始為企業(yè)檔案管理開啟了新的局面，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，論文以企業(yè)檔案管理為主，著重探討知識(shí)背景下的企業(yè)檔案管理模式。

【Abstract】With the rapid development of China's economy， various types of enterprises also seize the opportunity， rising and growing. In this new situation， the traditional enterprise archives management model has been unable to meet the development of modern enterprises， the emergence of knowledge management model for the enterprise archives management opened a new situation， and promoted the development of enterprises. Therefore， this paper based on the enterprise archives management， mainly analyzes the enterprise archives management mode under the knowledge background.

【關(guān)鍵詞】知識(shí)背景；企業(yè)檔案；管理模式

【Keywords】knowledge background； enterprise archives； management model

【中圖分類號(hào)】F270 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）11-0025-02

1 引言

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要管理方式，其中包含對(duì)于企業(yè)知識(shí)、資源、信息等的管理。目前，我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)處在快速發(fā)展當(dāng)中，導(dǎo)致很多方面也隨之急速向前，這給企業(yè)帶來(lái)更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使其面臨著更多的挑戰(zhàn)。所以需要企業(yè)提高自身的綜合實(shí)力，以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，得到有力發(fā)展。而把知識(shí)引入企業(yè)管理中去，就是幫助企業(yè)有效提高自身能力，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展起到了很大的推動(dòng)作用，也最大程度上擴(kuò)大了企業(yè)的發(fā)展規(guī)模[1]。

2知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理聯(lián)系

2.1 管理對(duì)象重疊

通常來(lái)說，企業(yè)檔案管理所面向的對(duì)象是企業(yè)中的各種文件、信息資源，往往是以書面的形式或者網(wǎng)絡(luò)電子形式出現(xiàn)。而知識(shí)管理更加廣泛，其所針對(duì)的是廣義上的知識(shí)、資源、信息等內(nèi)容，其所出現(xiàn)的各種形式都包含在知識(shí)的范圍之內(nèi)，這些都組成了知識(shí)。從這個(gè)角度來(lái)看，其實(shí)無(wú)論是檔案管理還是知識(shí)管理，其內(nèi)部對(duì)象都有明顯的重疊。因此，從雙方的管理對(duì)象上來(lái)說，知識(shí)管理與檔案管理之間的關(guān)系是相互包含的。

2.2 管理目的相同

檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的重要一步，是可以有效幫助企業(yè)獲得更好發(fā)展的主要方式之一，可以對(duì)其所管理的企業(yè)中存在的各類文件與檔案更好地進(jìn)行整合與利用，使企業(yè)根據(jù)其內(nèi)容，制定更好的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。同時(shí)，檔案管理也幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以更加方便地閱讀與查閱，完善相關(guān)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。因此，從管理目的來(lái)看，企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理最終目標(biāo)具有一致性，都是幫助服務(wù)對(duì)象可以更加有效地翻閱資料，達(dá)到最終目的[2]。但是，如果從服務(wù)范圍上來(lái)看，還是具有一定的差異性。

2.3 管理流程相似

目前，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，特別是常規(guī)的管理八環(huán)節(jié)，更是不再適用?，F(xiàn)今很多企業(yè)對(duì)檔案管理開始融入監(jiān)理、監(jiān)控、資源一體化等多種理念與方式。而知識(shí)管理也是如此，在管理流程上面，對(duì)知識(shí)的管理包含了資源的運(yùn)輸、知識(shí)整合、總體判斷、最終評(píng)價(jià)等多個(gè)方面，最終形成一個(gè)一體化流程。因此，從管理流程上來(lái)看，知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的流程基本相似，或者是革新過后的企業(yè)檔案管理流程在向知識(shí)管理學(xué)習(xí)與模仿，最終都可以對(duì)所包含的知識(shí)進(jìn)行整合、甄別、評(píng)價(jià)、利用等環(huán)節(jié)。

2.4 管理手段相近

知識(shí)管理是現(xiàn)代化的產(chǎn)物，是對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)與運(yùn)用，幫助管理對(duì)象完成更加智能化與網(wǎng)絡(luò)化的管理，使其管理的內(nèi)容也更加優(yōu)化與合理。在這種網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，我國(guó)企業(yè)檔案管理也做出了較大的調(diào)整，不再以以往的手工管理為主，而逐漸改變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)化管理結(jié)合手工管理，并以信息網(wǎng)絡(luò)管理為主，最終形成了一個(gè)現(xiàn)代化的管理方式。因此，從管理手段上來(lái)看，知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的手段也越發(fā)相像，都更加趨向于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。

3 知識(shí)管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用

3.1 改善當(dāng)前弊端

現(xiàn)今，我國(guó)雖然很多企業(yè)已經(jīng)在新的時(shí)代下不斷變革與創(chuàng)新，但是在企業(yè)檔案管理的工作上依舊存在著很多問題。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作并不重視與關(guān)注，不僅導(dǎo)致檔案管理工作者對(duì)工作的熱情喪失，甚至使這項(xiàng)活動(dòng)開始邊緣化，最終成為可有可無(wú)的存在。尤其是以信息科技為主的企業(yè)與公司中，檔案管理這項(xiàng)工作更不被重視，甚至有的公司縮減檔案管理人員，來(lái)降低一定的企業(yè)支出，真正使企業(yè)管理這項(xiàng)工作陷入了一個(gè)尷尬的局面。因此，合理利用現(xiàn)代化技術(shù)，形成知識(shí)理念，將信息與資源最大化利用到現(xiàn)代檔案管理模式當(dāng)中，有利于為企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)等提供強(qiáng)大的支持，解決目前企業(yè)檔案管理模式所出現(xiàn)的弊端與問題。除此之外，我國(guó)的檔案管理管理已經(jīng)逐漸從人工轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)，形成了網(wǎng)絡(luò)化的處理方式，更加智能與科學(xué)[3]。endprint

3.2 改善當(dāng)前不足

現(xiàn)今，我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作存在著較多問題，尤其是現(xiàn)今知識(shí)管理更是情況頻發(fā)，很多企業(yè)屬于關(guān)網(wǎng)狀態(tài)，并沒有真正地把知識(shí)管理實(shí)踐到企業(yè)檔案管理模式中去。其實(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式與目前的知識(shí)管理模式之間有著一定的相通性，因此企業(yè)沒有必要一定去拋棄一個(gè)選擇另一個(gè)，兩者之間可以在相通的基礎(chǔ)上進(jìn)行合作。現(xiàn)今，檔案管理已經(jīng)是各大企業(yè)的普遍工作內(nèi)容，具有較強(qiáng)的基礎(chǔ)性，因此知識(shí)管理模式的引入也更加方便。除此之外，知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理工作更加具有針對(duì)性，可以有效提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展

一般來(lái)說，常規(guī)的企業(yè)檔案管理模式更加關(guān)注一些重要文件的保存與管理，而忽視了對(duì)文件、信息、資源等的有效利用。這種做法嚴(yán)重偏離了企業(yè)檔案管理工作的核心與價(jià)值，也一定程度上限制了企業(yè)檔案管理的作用發(fā)揮與價(jià)值體現(xiàn)。但是，知識(shí)管理的出現(xiàn)可以幫助企業(yè)把一些文檔資料進(jìn)行最大程度的利用，形成一系列的資源整合，構(gòu)建相對(duì)獨(dú)立與完整的檔案知識(shí)框架。因此，結(jié)合知識(shí)管理的檔案工作可以幫助企業(yè)加快各項(xiàng)工作的進(jìn)展，促進(jìn)企業(yè)的一些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

4 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

4.1 更新傳統(tǒng)觀念

其實(shí)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式與知識(shí)背景下的企業(yè)檔案管理模式之間最大的差別就是關(guān)于工作人員的認(rèn)知理念與實(shí)施方式。因此，轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部的管理理念就顯得尤為重要了。但是，很多檔案管理員工已經(jīng)形成了固有知識(shí)認(rèn)知，在短時(shí)間內(nèi)很難轉(zhuǎn)變其觀念，這樣直接影響到了檔案管理工作的發(fā)展[4]。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要帶頭更新傳統(tǒng)的管理觀念，重視企業(yè)檔案管理，將員工原本的固有認(rèn)知不斷轉(zhuǎn)變。在原本的檔案管理工作中，工作人員過于重視資料的保存，卻忽視了資料的整合與利用，這也是轉(zhuǎn)變的重心，將資料的整合與利用置于檔案管理工作的重要地位，確保知識(shí)背景下的檔案管理工作更加有效的實(shí)施與進(jìn)行。

4.2 信息化手段完善

隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，出現(xiàn)了很多信息化的產(chǎn)物，知識(shí)管理就是其中之一。目前來(lái)說，知識(shí)管理主要是對(duì)企業(yè)所有的各個(gè)獨(dú)立、重要的文件與資料的整合處理，使之更加具有科學(xué)性與合理性，形成高效的管理模式。在知識(shí)管理背景下，企業(yè)的檔案管理也會(huì)更加信息化與網(wǎng)絡(luò)化，符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求。同時(shí)，由于較強(qiáng)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，企業(yè)也需要對(duì)檔案管理部門更加重視，更加需要具備一套專業(yè)的知識(shí)檔案管理模式，幫助企業(yè)知識(shí)管理模式的有效實(shí)施，不僅體現(xiàn)了知識(shí)背景下檔案管理的最大價(jià)值，也為企業(yè)提供了最佳的支持與服務(wù)。

4.3 建立制度體系

現(xiàn)今，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)的需求，同樣常規(guī)的制度體系也不再適用。 因此構(gòu)建一套以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的制度體系對(duì)于企業(yè)來(lái)說就尤為重要。通過對(duì)常規(guī)制度體系的創(chuàng)新與改革，可以幫助企業(yè)更加有效地完成對(duì)資源與文件的利用，幫助檔案管理工作得到最大程度的發(fā)揮與利用，為企業(yè)創(chuàng)造更好的價(jià)值。同時(shí)，這種知識(shí)管理模式下的制度體系，也給予了管理對(duì)象更加獨(dú)立的空間，使原本簡(jiǎn)單的文件保存變?yōu)樾畔⒐芾?，具有科學(xué)合理性，使企業(yè)的檔案管理更加符合現(xiàn)代化的發(fā)展。除此之外，新的制度體系的知識(shí)管理模式也讓各個(gè)資源管理更加高效連續(xù)，最大程度上體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

【1】劉蓓.知識(shí)管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究[J].當(dāng)代化工研究，2016（10）：91-92.

【2】陳志鈞.企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廣州：中山大學(xué)，2013.

【3】張淯.知識(shí)管理背景下民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌：南昌大學(xué)，2014.

【4】張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學(xué)，2013.endprint