淺論電算化下會(huì)計(jì)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題和解決策略

白子瀅

[摘要]當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛，計(jì)算機(jī)運(yùn)用越來(lái)越普及，與此同時(shí)企事業(yè)單位實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。會(huì)計(jì)檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠有效減輕工作人員的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，提高工作效率，并加強(qiáng)監(jiān)督工作的時(shí)效性。本文主要針對(duì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題及其解決策略進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]電算化 會(huì)計(jì)檔案管理 問(wèn)題 策略

一、會(huì)計(jì)檔案管理定義

會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）檔案載體不規(guī)范。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定。但是，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)要么只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔而不在其他電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份；要么打印機(jī)還是使用老師針式打印機(jī)，未使用激光打印機(jī)，導(dǎo)致打印的紙質(zhì)檔案材料不能達(dá)到國(guó)家規(guī)定的保存時(shí)限；要么進(jìn)行了電子備份，但是使用的電子存儲(chǔ)設(shè)備質(zhì)量不過(guò)關(guān)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中途損毀，無(wú)法達(dá)到規(guī)定的保存時(shí)限等問(wèn)題。這方面主要是由于有些企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)條件較差，不能再硬件上滿足電算化工作要求；以及一些工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作水平參差不齊，沒(méi)有養(yǎng)成一天一備份并定期檢查存檔情況的職業(yè)習(xí)慣，同時(shí)他們一般只對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的使用比較熟悉，但對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)比較陌生。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案具有易修改風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和安全性是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的基礎(chǔ)要求，是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子檔案雖然具有存儲(chǔ)快、存量大、易查詢等諸多優(yōu)點(diǎn)，但是其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)在磁盤、光盤、優(yōu)盤、硬盤等電子存儲(chǔ)設(shè)備上，就在技術(shù)上具備了對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行非法修改而不留痕跡且不易發(fā)現(xiàn)的可能性。一旦，未經(jīng)授權(quán)的人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制、修改、偽造、刪除等非法操作，就會(huì)使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性、安全性得不到保證。因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過(guò)期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容。

（三）計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等專業(yè)人員相對(duì)不足。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題。但是，現(xiàn)在的問(wèn)題是大部分企事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員一般會(huì)操作電算化系統(tǒng)，但是對(duì)涉及到的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)了解比較少，一旦出現(xiàn)問(wèn)題不能得到快速解決。同時(shí)，由于專業(yè)知識(shí)不足，可能會(huì)因?yàn)槌霈F(xiàn)一些操作失誤，導(dǎo)致花費(fèi)大量時(shí)間精力的工作成果付諸東流，更有甚者會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，造成嚴(yán)重?fù)p失。

三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題的解決策略

（一）加強(qiáng)資金投入。電算化要想很好地發(fā)揮作用，必須有足夠的硬件支持。一方面，要針對(duì)本企業(yè)單位特點(diǎn)及實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化軟件，最好能夠選擇自帶會(huì)計(jì)檔案管理功能的專業(yè)軟件，加強(qiáng)系統(tǒng)自身的安全防護(hù)功能，同時(shí)定期進(jìn)行維護(hù)，避免長(zhǎng)期未進(jìn)行維護(hù)出現(xiàn)工作漏洞。采用先進(jìn)的加密技術(shù)，安裝“防火墻”，嚴(yán)防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數(shù)據(jù)。另一方面，要配備能夠有效滿足軟件運(yùn)行的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)配套清晰度高、保存時(shí)間長(zhǎng)的激光打印機(jī)。

（二）健全完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理制度規(guī)范。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容，會(huì)計(jì)電算化檔案的管理現(xiàn)在已經(jīng)成為重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。要清醒認(rèn)識(shí)到，制度化對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，要對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份會(huì)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)建立相應(yīng)的管理制度。

（三）有效提高財(cái)務(wù)人員工作素養(yǎng)。人依然是會(huì)計(jì)檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，不抓住這個(gè)中心，不斷提升工作素養(yǎng)，就很難使電算化下會(huì)計(jì)檔案管理工作的到質(zhì)的飛躍。一方面，要定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能。另一方面，要搞好人員調(diào)配。盡量挑選那些學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)、成長(zhǎng)性好人員到會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍中來(lái)。

（四）切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)。從工作人員到領(lǐng)導(dǎo)人員都應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)電算化下科學(xué)規(guī)范進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。要加大會(huì)計(jì)法規(guī)實(shí)施力度，強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人的第一負(fù)責(zé)人意識(shí)，增強(qiáng)法紀(jì)觀念，做到有法必依，從而使會(huì)計(jì)違規(guī)違法行為無(wú)立足之地。endprint