高校檔案開放目錄體系建設(shè)研究

朱涵

摘 要： 本文從開放檔案的意義和基本要求及研究檔案開放目錄體系建設(shè)的目的、國外與國內(nèi)高校檔案開放目錄建設(shè)管理現(xiàn)狀、高校檔案開放目錄體系建設(shè)中存在的問題、高校檔案開放目錄體系建設(shè)的建議等方面論述高校檔案開放目錄體系建設(shè)所產(chǎn)生的積極效益及檔案利用率的提高有效帶動和促進(jìn)高校檔案事業(yè)建設(shè)工作的開展。

關(guān)鍵詞： 高校檔案館 開放檔案 目錄體系

“開放檔案”是指將保密期滿和其他可以公開的檔案，解除“封閉”，向社會開放，只要履行一般手續(xù)即可通過一定的方式進(jìn)行利用[1]。在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的大背景下，高校檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，應(yīng)被廣泛系統(tǒng)地利用。為了便于檢索、查詢和研究，高校加強(qiáng)檔案開放目錄體系建設(shè)勢在必行。

一、開放檔案的意義、基本要求及研究檔案開放目錄體系建設(shè)的目的

（一）開放檔案的意義。

檔案發(fā)展規(guī)律必然走向開放。開放檔案簡化了利用手續(xù)，開闊了利用范圍，實(shí)現(xiàn)了檔案的社會服務(wù)功能和社會價(jià)值。利用檔案的用戶人次增多，滿足客戶利用需求；產(chǎn)生社會效益創(chuàng)造更多的文化物質(zhì)財(cái)富；有效地帶動檔案管理工作的建設(shè)與開展；以更科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)要求檔案整理、分類與檢索的質(zhì)量。

（二）開放檔案的基本要求。

檔案的開放應(yīng)以如下要求為前提：（1）開放的檔案必須按照規(guī)范經(jīng)過系統(tǒng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占?；?）字跡模糊的檔案經(jīng)過修復(fù)，案卷破損的檔案經(jīng)過保護(hù)；（3）編有案卷或文件級開放目錄，供利用者自行檢索；（4）設(shè)有必要的利用服務(wù)設(shè)施，如開放檔案閱覽室、閱覽和復(fù)印設(shè)備。

（三）研究檔案開放目錄體系建設(shè)的目的。

沒有供利用者檢索案卷的開放目錄，開放檔案可以說無從談起。研究檔案開放目錄體系建設(shè)的主要目的，是提高檔案目錄檢索的時效性，改善用戶服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)體驗(yàn)。這要求我們對現(xiàn)行高校檔案開放目錄體系的形成和職能發(fā)揮做深入的剖析。實(shí)現(xiàn)檔案橫向、縱向信息資源共享，建立規(guī)范的符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案開放目錄體系。

二、國外與國內(nèi)高校檔案開放目錄建設(shè)管理現(xiàn)狀

（一）國外檔案開放目錄建設(shè)管理現(xiàn)狀。

首先，種類多樣。日本有文件型、地圖型、畫卷型、照片型、圖畫型、和海報(bào)型等開放目錄種類類型；澳大利亞有字順目錄、主題和人物目錄；英國有杰出人物目錄、地點(diǎn)目錄和主題目錄；美國有AAD全宗目錄、主題目錄、字順目錄和時間目錄。其次，檢索工具多樣。就美國來說，檔案館的信息資源非常豐富、種類繁多，檢索工就有OPA，ARC，AAD，ALIC。再次，主體多樣。這些國家除了檔案館外，圖書館也從事檔案開放目錄建設(shè)。如美國國會圖書館、美國數(shù)字圖書館聯(lián)盟、日本內(nèi)閣圖書館、加拿大圖書館等。最后，開放目錄層級較多。如美國AAD一級全宗目錄下設(shè)有二級和三級目錄[2]。

（二）我國高校檔案開放目錄建設(shè)管理現(xiàn)狀。

1.根據(jù)《四川省高等學(xué)校檔案工作發(fā)展報(bào)告（2015）》對全國高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)開放檔案640625卷案卷的調(diào)研，開放檔案目錄案卷級45.6299萬條，文件級107.6212萬條。2014年各高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)利用檔案總?cè)舜芜_(dá)54489人，共利用檔案91431卷，28980件。在利用人數(shù)和卷件數(shù)上，“985”“211”和部署高校利用情況最好，普通高校次之，高職高專類學(xué)校最少，另外僅有9所高校檔案機(jī)構(gòu)開展查詢以外的其他服務(wù)項(xiàng)目，僅占高?？倲?shù)的17%[3]。與我國其他類型的檔案館相比，高等院校檔案館建立了開放目錄和相應(yīng)的網(wǎng)站，信息化工作是先進(jìn)的。但目前高校檔案開放的形式還比較單一，開放性目錄體系的建設(shè)尚不完善。

2.高校檔案館開放目錄用戶調(diào)查情況分析?！秶覚n案開放目錄體系建設(shè)研究》課題組的匯總了651份高校檔案館開放目錄用戶問卷。用戶主體學(xué)生占77.9%，教師占9.8%，專業(yè)技術(shù)人員占4.5%，企事業(yè)單位管理人員占3.2%，自由職業(yè)者占1.1%[2]。

（1）學(xué)生利用高校檔案館開放目錄的目的主要是信息驗(yàn)證，包括身份驗(yàn)證、考試成績驗(yàn)證、學(xué)籍驗(yàn)證等。

資料來源：《國家檔案開放目錄體系建設(shè)研究》課題組

（2）教師利用高校檔案館的主要目的是為減緩教學(xué)與科研壓力的學(xué)術(shù)研究，學(xué)術(shù)研究大部分與工作需要相關(guān)。

資料來源：《國家檔案開放目錄體系建設(shè)研究》課題組。

高校檔案開放目錄用戶主要群體是師生，其中學(xué)生利用率高、教師利用率較低，有向社會開放的跡象；用戶入館的主要目的是信息驗(yàn)證、增長知識、教學(xué)科研需要、學(xué)術(shù)研究；用戶較注重素質(zhì)與學(xué)識方面的內(nèi)容，較少傾向休閑娛樂。建立學(xué)生檔案信息庫開放性目錄體系，對學(xué)生的各類信息進(jìn)行整合、分類、排序，做到清晰明了，查找利用便捷。高校教師教學(xué)、科研壓力大，現(xiàn)有的高校檔案館目錄信息管理平臺僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有序化，不具有知識生成的功能[4]，可起用專業(yè)人員對檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，形成知識加工品。

三、高校檔案開放目錄體系建設(shè)中存在的問題

（一）高校檔案管理工作量大。

由于社會、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展迅速，高校師生人數(shù)的劇增，高等教育模式不斷改革等因素，每年高校檔案的變動維護(hù)、歸檔更新等工作量巨大。就電子科技大學(xué)檔案館館藏檔案舉例，檔案分為14個門類，共50000多卷，其中黨政5168卷，教學(xué)6080卷，科研2840卷，基建2476卷，出版809卷，儀器設(shè)備995卷，財(cái)會23607卷，人事7700卷[3]。檔案的日常保存、整理、變更、維護(hù)等工作需要花費(fèi)大量的人力物力和時間。

（二）高校檔案開放目錄功能單一利用率低。

調(diào)研結(jié)果顯示，我國高校的開放目錄體系建設(shè)尚在起步階段。進(jìn)行檔案開放目錄體系建設(shè)的高校較少。某些高校檔案開放目錄功能過于單一，雖有全宗的內(nèi)容類別，但開放目錄不具備信息化的檢索功能，目錄檢索工具只有關(guān)鍵詞索引和列舉式目錄，沒有全文連接和主題詞標(biāo)引。同時存在目錄中信息內(nèi)容單一、標(biāo)題與全文錄入不全、信息鏈接有遺漏、主題分類不統(tǒng)一、標(biāo)題和全文內(nèi)容不符、標(biāo)題與文件號不對應(yīng)、更新緩慢等問題，造成目錄檢索漏檢使得檔案開放目錄的利用效率低。endprint

（三）開放目錄分類分層研究欠缺。

因?yàn)椤陡叩葘W(xué)校檔案實(shí)體分類法》的導(dǎo)向作用，一級類目劃分比較規(guī)范與詳細(xì)，但在分類分層的深度和精度上需要完善。深度方面，多數(shù)高校開放目錄分類只到一級、二級，檔案目錄及匯編文獻(xiàn)第二次、第三次的信息查詢很少，目錄信息分類程度浮于表面，對歸類、統(tǒng)計(jì)、檢索效率的影響較大。精度方面，上下位類目并列，導(dǎo)致信息入類選擇困難，無法保證查準(zhǔn)率。

（四）檔案管理方式傳統(tǒng)，橫向資源共享程度低。

我國現(xiàn)階段的高校檔案的編目、整理、裝訂、歸類、封裝、存放、查閱等一系列管理方式還是多以紙質(zhì)的形式手工處理，耗時費(fèi)力煩瑣低效。雖然多數(shù)高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化全覆蓋，但在檔案管理開放目錄的建設(shè)過程中，對信息技術(shù)功能的利用僅限于檢索及備份，優(yōu)勢作用不明顯。具有完整性和一致性含義的目錄體系還不健全，通用化程度不高，一般都沒有及時性，存在大量平行重復(fù)的因素，重復(fù)設(shè)計(jì)造成人、財(cái)、物的浪費(fèi)[5]。

四、高校檔案開放目錄體系建設(shè)的建議

（一）加快高校檔案開放目錄體系建設(shè)，遵守統(tǒng)一的目錄建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

高校應(yīng)嚴(yán)格遵守國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》目錄建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案集中管理、門類全覆蓋。推行“立卷制度”，明確檔案的檔號、代碼與標(biāo)識，所有檔案目錄分類標(biāo)引，目錄標(biāo)題錄入完整，主題詞提煉明確，檔案號錄入正確，確保分類目錄和數(shù)據(jù)庫的完整性，防止未標(biāo)引的檔案漏檢。專職檔案管理人員深入部門，加強(qiáng)立卷指導(dǎo)，解決問題，糾正檔案材料著錄不規(guī)范。

（二）加強(qiáng)檔案開放目錄管理的信息化與時效性。

高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)全應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字信息化，以提高檔案的歸檔率、合格率、完整率為核心，建設(shè)歸檔及時地覆蓋高等學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)活動的現(xiàn)代化高等學(xué)校的檔案資源體系[3]。利用系統(tǒng)平臺方便快捷的瀏覽和查詢功能，提高檔案開放目錄利用的時效性。

（三）檔案開放目錄管理模式唯一穩(wěn)定而又靈活變通，兼顧多樣性。

首先，檔案開放目錄的建設(shè)與管理應(yīng)符合穩(wěn)定性的要求。其次，在穩(wěn)定的前提下，檔案目錄的分類可以具有一定的變通靈活性。檔案目錄可以按照主題、體裁、題材、服務(wù)對象進(jìn)行多維度的分類和描述；主題分類方式也可以在一、二級類目確定的前提下，聯(lián)系實(shí)際情況，對三級以下的類目進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置和調(diào)整。最后，多樣性。改變檔案管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)模式，變“以管為主”為“以用為主”，要求檔案系統(tǒng)平臺的功能多樣，檔案資源的多樣，豐富師生群體的檔案類別。

參考文獻(xiàn)：

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