淺議信息時(shí)代企業(yè)檔案崗位職業(yè)發(fā)展建設(shè)

徐麗敏

摘 要：檔案管理崗位不是可有可無(wú)的，而是跟企業(yè)發(fā)展緊密相連且關(guān)鍵時(shí)刻能使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展拔高的一項(xiàng)事業(yè)。在關(guān)鍵時(shí)刻，科學(xué)有效的檔案管理工作必定能使企業(yè)更上一層樓，本文就此進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：信息 企業(yè) 檔案 發(fā)展

中圖分類號(hào)：F224.33 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）10（a）-0019-02

作為一名檔案學(xué)專業(yè)本科畢業(yè)，并且畢業(yè)以后從事企業(yè)檔案管理工作已逾10年的檔案工作者，對(duì)于檔案管理崗位的職業(yè)發(fā)展，感觸頗深?？v觀目前國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案崗位的建設(shè)和檔案人才的配備情況，發(fā)現(xiàn)目前很多企業(yè)的檔案崗位設(shè)置情況有以下幾種。

1 檔案管理意識(shí)薄弱

很多公司覺得檔案管理工作很簡(jiǎn)單，行政專員兼職即可。這樣一來(lái)，檔案自然而然被放在了次要的位置上。檔案文件不僅內(nèi)容各異、數(shù)量龐大、載體也有不同的類型，這些特點(diǎn)要求檔案工作者除了有一定的檔案整理專業(yè)知識(shí)之外，還得專注、專攻。而行政專員一般雜事較多，都是先把其他的行政事務(wù)完成，再擠點(diǎn)時(shí)間把接收的文件稍微整理下就算了。日積月累，文件越來(lái)越多，這些沒有系統(tǒng)整理過的文件日后要查找起來(lái)愈加麻煩了，而檔案在這類企業(yè)中也只有在攤上事的時(shí)候需要檔案做憑證的時(shí)候才有一點(diǎn)作用。在這類企業(yè)中，由于沒有系統(tǒng)整理過企業(yè)檔案，所需的檔案無(wú)從查起，必要時(shí)必須耗費(fèi)大量的人力物力去搜刮一份資料，還不一定能找得著。

2 對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)流于表面

2.1 認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的收集整理和借閱

有部份公司有一定的檔案管理意識(shí)，如有的上市公司，在進(jìn)行盡職調(diào)查的時(shí)候發(fā)現(xiàn)需要調(diào)閱大量的檔案文件，于是專門聘請(qǐng)了檔案管理員，對(duì)其要求只是企業(yè)檔案資料收集整理和提供利用而已，沒有對(duì)此崗位進(jìn)行適度延伸，如適當(dāng)對(duì)其進(jìn)行不同檔案專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)培訓(xùn)，使其在企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵時(shí)刻能事前介入，準(zhǔn)確提供企業(yè)發(fā)展所需的信息。長(zhǎng)期重復(fù)簡(jiǎn)單的企業(yè)檔案收集整理和借閱利用，這樣檔案管理員會(huì)逐漸變得麻木，其職業(yè)生涯也得不到發(fā)展，時(shí)間長(zhǎng)了，或會(huì)心灰意冷不積極工作，或造成人才流失。檔案管理工作又回到原點(diǎn)，惡性循環(huán)。

2.2 對(duì)檔案管理崗位定位不清晰

有的公司雖然設(shè)立檔案管理崗位，可是對(duì)這個(gè)崗位定位不清晰。對(duì)于檔案管理員個(gè)人來(lái)說(shuō)，不明確自己的具體崗位職責(zé)，無(wú)法針對(duì)性提供服務(wù)。對(duì)于公司層面上說(shuō)，當(dāng)其他崗位或部門比較忙的時(shí)候，檔案員就被安排協(xié)助做其他工作。結(jié)果，檔案工作又被丟到一邊，越來(lái)越得不到重視。

2.3 檔案管理崗位設(shè)置普及面窄

許多房地產(chǎn)公司，對(duì)檔案管理這一塊過于重視工程檔案這一塊，從而忽略了其他類型的檔案。他們總是糾結(jié)于某個(gè)工程節(jié)點(diǎn)會(huì)產(chǎn)生哪些檔案文件，確保收集完整，以便應(yīng)付地方城建檔案局的竣工驗(yàn)收工作。造成檔案的信息化建設(shè)和全局性的整理顯得很被動(dòng)，檔案管理員的重要性也沒有得到全面的發(fā)揮。

3 檔案定位明確，高投入、重產(chǎn)出

目前也有一些有遠(yuǎn)見的企業(yè)，既重視其基本的收集整理和借閱工作，也對(duì)檔案在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的作用高度肯定。這些企業(yè)會(huì)明確檔案管理工作在企業(yè)管理中的基礎(chǔ)地位及發(fā)展方向，不僅配備先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和其他工具，對(duì)檔案管理人才也適時(shí)培養(yǎng)。檔案管理工作建立一套科學(xué)的體系，從收集、整理、保存、提供利用到對(duì)檔案文件的知識(shí)提煉、企業(yè)文化的積淀等都進(jìn)行精細(xì)化管理。既令檔案對(duì)企業(yè)的價(jià)值得到升華，又提升了檔案在企業(yè)中的地位，同時(shí)使檔案工作者的多種能力得到提升，二者相互促進(jìn)，相得益彰。

在筆者看來(lái)，對(duì)于檔案崗位的設(shè)置，應(yīng)朝以下方向發(fā)展。

3.1 規(guī)范檔案管理體制，強(qiáng)化檔案集約化管理

規(guī)范檔案管理體制，明確隸屬關(guān)系和管理責(zé)任，加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理及監(jiān)督指導(dǎo)功能，使檔案崗位的工作訴求得到及時(shí)回應(yīng)和指導(dǎo)。在人力資源工作層面上認(rèn)真做好檔案崗位的職位設(shè)置，明確崗位職責(zé)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。檔案崗位要求人員有組織、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)意識(shí)，有耐力持久性，有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)。應(yīng)根據(jù)檔案工作對(duì)象社會(huì)性的職業(yè)特點(diǎn)、檔案的重要程度、要求及享有的權(quán)利等指標(biāo)，制定出明確的職位標(biāo)準(zhǔn)和任職資格條件，使有意者心理上認(rèn)同此管理目標(biāo)。

3.2 使檔案崗位成為人們的一種職業(yè)選擇

企業(yè)檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，保管利用好檔案，既是維護(hù)組織記憶，又為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供資源保障。因此，要把檔案工作當(dāng)成企業(yè)必不可少的一項(xiàng)事業(yè)做起來(lái)。檔案崗位也不應(yīng)該執(zhí)著于埋頭集中整理檔案，要站在企業(yè)管理和為企業(yè)體現(xiàn)價(jià)值的角度來(lái)重新定位檔案管理的工作方向。檔案學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，讓更多的人了解檔案、認(rèn)同檔案、形成重檔用檔的氛圍，讓檔案崗位成為人們的一種職業(yè)選擇。

3.3 合理制定檔案崗位的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

從社會(huì)大環(huán)境看，當(dāng)前，全球邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的重要性成為應(yīng)用服務(wù)創(chuàng)新的重要源泉。以官網(wǎng)、OA系統(tǒng)、ERP為代表的現(xiàn)代企業(yè)新型信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，提供海量數(shù)據(jù)，成為檔案開發(fā)與利用的資源。檔案工作者應(yīng)抓住機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)背景下開發(fā)利用信息資源，改進(jìn)與完善檔案信息化工作。隨著企業(yè)管理的不斷加強(qiáng)，檔案工作越來(lái)越成為企業(yè)基礎(chǔ)管理、專業(yè)管理、資產(chǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的重要組成部分，對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范管理的要求必然越來(lái)越高。檔案產(chǎn)生的主體、服務(wù)的對(duì)象、工作的環(huán)境將會(huì)不斷變化，檔案管理的理念、模式、手段必然也與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)生深刻變化。這就要求檔案崗位的設(shè)置要有前瞻性，向服務(wù)性崗位、知識(shí)性崗位、信息化崗位等方向發(fā)展，需要合理制定檔案崗位的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，積極投入信息化浪潮，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案崗位良性發(fā)展，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

3.4 檔案管理崗位流程精細(xì)化

檔案崗位精細(xì)化管理是指對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理融入檔案工作的工作方法。檔案管理業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)，從先期的文件材料—?dú)w檔、移交至檔案室—通過鑒定、電子檔案載體有效性測(cè)試和復(fù)制、整理、系統(tǒng)分類、著錄、編目、數(shù)字化、信息化、裝訂、上架、提供利用等，這一流程至少需要10個(gè)以上的工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又包含3～5個(gè)工作步驟。形成檔案以后，還要進(jìn)行檔案安全管理、提供查詢利用和檔案編研等后續(xù)工作。

3.5 提高檔案崗位的在企業(yè)中核心競(jìng)爭(zhēng)力

長(zhǎng)期以來(lái)，大家都認(rèn)為檔案工作是收口的工作。實(shí)際上無(wú)論在歷史上還是在現(xiàn)實(shí)中，人們處理日常工作或者相似的任務(wù)時(shí)，如能查閱檔案知?dú)v史，以史為鑒，便可事半功倍。所以檔案工作既是上一件事情的結(jié)尾，又是下一件同類事情的開頭。檔案工作人員要有先行思維，先行介入，先行服務(wù)，當(dāng)先行者，提前服務(wù)，引領(lǐng)有關(guān)工作。根據(jù)時(shí)下熱點(diǎn)向企業(yè)公眾號(hào)推送相關(guān)檔案信息，提高檔案利用意識(shí)。一個(gè)企業(yè)各個(gè)部門不斷融合發(fā)展，必然有職能交叉，而檔案崗位恰恰是職能交叉的補(bǔ)充。檔案工作者長(zhǎng)期收集歸檔企業(yè)檔案，是企業(yè)發(fā)展見證人，熟知企業(yè)各項(xiàng)工作的關(guān)鍵人物及其支持者，所以，當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)問題，需要協(xié)助決策時(shí)，檔案工作者能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供關(guān)鍵信息，起到重要作用。

3.6 加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)形勢(shì)下的檔案安全工作

在信息越來(lái)越公開透明的趨勢(shì)下，檔案作為企業(yè)的重要無(wú)形資產(chǎn)，必須要得到安全的保護(hù)。檔案工作人員必須提高信息安全意識(shí)和技能，在新形勢(shì)下加強(qiáng)防范，防止竊檔、竊密，維護(hù)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

總之，檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案崗位合理科學(xué)的設(shè)置對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響。只有重視檔案崗位的建設(shè)、創(chuàng)造好的發(fā)展環(huán)節(jié)、提供好的平臺(tái)、樹立好的形象、規(guī)劃好的前景，才能更好地推動(dòng)檔案事業(yè)健康、科學(xué)、有效發(fā)展。

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