論高校圖書館電子閱覽室的服務與管理

文/玉溪師范學院圖書館 韓麗

論高校圖書館電子閱覽室的服務與管理

文/玉溪師范學院圖書館 韓麗

本文探討了高校電子閱覽室的管理及服務問題，以期促進高校圖書館數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。電子閱覽室主要有外購數(shù)字化資源檢索、自建數(shù)據(jù)庫檢索、網(wǎng)絡信息檢索、查新及專題文獻檢索、軟件學習、多媒體教學、培訓以及信息傳遞等功能。為了保證電子閱覽室的正常運行以及可持續(xù)發(fā)展，應從以下五個方面對其進行管理：第一，應制定完善的管理制度。第二，電子閱覽室窗口管理。第三，應注重安全管理。第四，應重視環(huán)境管理。第五，管理人員素質(zhì)的要求。

高校圖書館；電子閱覽室；服務；管理

隨著時代、經(jīng)濟的進步，網(wǎng)絡技術(shù)、遠程通信技術(shù)、多媒體技術(shù)以及計算機技術(shù)均得到了前所未有的發(fā)展，在這樣的背景下，以紙質(zhì)印刷模式為主的高校圖書館，因信息傳遞不及時、內(nèi)容不廣泛等原因，已無法充分滿足教師與學生多元化、個性化的信息獲取需求，為了改善這一現(xiàn)狀，圖書館應向數(shù)字化、網(wǎng)絡化及自動化的方向發(fā)展，加大在經(jīng)費上的投入力度，用以建設多功能、大規(guī)模的電子閱覽室。本文結(jié)合我國高校的發(fā)展規(guī)律，初步探討了高校電子閱覽室的管理及服務問題，以期促進高校圖書館數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。

一、電子閱覽室主要服務功能

（一）外購數(shù)字化資源檢索。高校電子閱覽室不同于社會上的網(wǎng)吧，與校內(nèi)其他機房相比，也存在很大的區(qū)別，它的優(yōu)勢與特點在于為高校提供科研、教學所需的數(shù)字化資源，以滿足師生多元化、個性化的信息需求。圖書館利用購買數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)、建設鏡像站點、購買光盤數(shù)據(jù)庫等方式建立豐富、多功能且實用的數(shù)字化資源體系，師生可通過檢索刊名、作者、篇名以及年份等關(guān)鍵詞來搜索想要閱覽的信息內(nèi)容與精確化的數(shù)字信息，讀者無論是在家中，還是在實驗室、辦公室均可實現(xiàn)打印、下載與查閱等功能。事實上，數(shù)字化資源檢索已成為21世紀大數(shù)據(jù)背景下高校師生獲取信息的重要渠道。

（二）自建數(shù)據(jù)庫檢索。隨著計算機技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)的長足發(fā)展，圖書館為了滿足讀者多元化的信息需求，適應現(xiàn)代化的管理方式以及促進自身的可持續(xù)發(fā)展，勢必要建設具有一定特色且功能完備的資源數(shù)據(jù)庫，通?？梢钥繑?shù)據(jù)庫以及館藏書目為突破口，盡可能選擇使用次數(shù)多且讀者需要的資源，為高校師生提供高質(zhì)量、全方位、多功能的服務。

（三）網(wǎng)絡信息檢索?，F(xiàn)階段，社會已逐漸向網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化及信息化的方向發(fā)展，高校讀者大部分為年輕人，更是位于網(wǎng)絡化的頂端，獲取網(wǎng)絡信息的需求相對也更加強烈。在此背景下，上網(wǎng)已經(jīng)并不單純是年輕人追趕潮流與時尚的手段，而是他們生活與學習不可缺少的重要組成部分。很多電子閱覽室在建立的最初階段，均是從校園網(wǎng)接入的教育科研網(wǎng)，這種接入類型大多限于校園內(nèi)部使用，有些網(wǎng)站無法登陸或者是網(wǎng)速較慢。鑒于此，高校在建立電子閱覽室之前，應全面考慮師生的多元化、個性化需求，開通公共網(wǎng)與校園內(nèi)部網(wǎng)兩種不同的渠道，讀者可根據(jù)需要自行選擇。

（四）查新及專題文獻檢索。在當前的時代背景下，網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)已經(jīng)十分常見，使信息的獲取、檢索變得更加快捷、方便，即便毫無基礎(chǔ)，在經(jīng)過簡單的指導或者是培訓之后，均可進行操作。也正因為如此，高校電子閱覽室應將提供高水平、深層次的服務作為服務重點，如：開展查詢與專題文獻檢索咨詢服務，前者可提供與科研相關(guān)的文獻與材料；后者則是為申請專利、鑒定科研成果、科研立項而提供的一種新型、客觀且真實的咨詢服務。在當前的時代背景下，無論是查詢，還是專題文獻檢索，均十分重要，二者可以說是決定科研工作成功與否的主要因素。高校圖書館網(wǎng)絡資源、電子型文獻資源以及印刷型資源均十分豐富，且信息檢索人員素質(zhì)高、專業(yè)能力強，可為科研工作人員提供全面、專業(yè)、高效率的查新與專題文獻檢索服務。

（五）軟件學習。眾所周知，電子閱覽室擁有大量且多種類的教學軟件。為了今后更好地發(fā)展，很多大學生都會努力學習英語與計算機這兩門科目，為考取等級資格證書做足準備。電子閱覽室為了滿足學生的相關(guān)需求，可安裝計子算機筆試、上機軟件以及與英語考級相關(guān)的學習軟件與模擬訓練軟件。不僅如此，電子閱覽室中的計算機還要安裝軟驅(qū)動與光驅(qū)，以充分滿足高校師生的學習與教研需求。

（六）多媒體教學、培訓。電子閱覽室是以現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的，所以，大部分讀者在未經(jīng)培訓的情況下均無法熟練操作。高?？山Y(jié)合讀者的身份與個人情況制定內(nèi)容不同的培訓方案。例如：介紹計算機上使用不同應用類軟件的方法、因特網(wǎng)搜索策略；計算機基礎(chǔ)知識以及檢索的技巧等。培訓方式既可以是個別輔導、講座，又可以是集體上課，讀者可自行選擇。此外，為了提高檢索人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，圖書館還可為職工制定相應的培訓計劃，令其熟練掌握獲取電子信息以及操作計算機的技巧與方法，為讀者提供更加高質(zhì)、高效、全面且專業(yè)的服務。

（七）信息傳遞。不光是在我國，因特網(wǎng)在國外也已大范圍普及，為人們的信息檢索與傳輸提供了一定的便捷，如電子郵件，與傳真、普通郵件相比，電子郵件具有更加便捷、經(jīng)濟的特點，已成為世界上應用率最高的電子通信工具之一。QQ與E-Mail可以說是吸引讀者的主因，QQ除了具備文件傳送功能之外，還能進行即時對話，因而深受讀者的青睞。

二、電子閱覽室的管理

若要保證電子閱覽室的正常運行以及可持續(xù)發(fā)展，那么勢必要制定與其發(fā)展特點相符的管理方法及相關(guān)制度，筆者建議可從下述幾個方面著手，具體包括：

（一）應制定完善的管理制度。如應急安全員、網(wǎng)絡設備與計算機的維護保養(yǎng)制度；讀者入室制度以及員工入職制度與責任認定制度等。完善的規(guī)章制度是電子閱覽室順利運轉(zhuǎn)、正常開放以及可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，高校管理層應給予其高度重視。

（二）電子閱覽室窗口管理。現(xiàn)階段，高等教育院校中很多電子閱覽室并非是無償?shù)?，在面向讀者開放時，會根據(jù)其入室需求適當收取費用。為了對電子閱覽室更好地管理，可購買一個兼并計費、計時、儲蓄等多重功能的讀者管理系統(tǒng)，如此便能簡化以往讀者入室的繁瑣程序，只需刷卡便可，極為方便、快捷。一般規(guī)模較大的閱覽室，可按照情況及讀者需求劃分為多媒體教室、網(wǎng)絡檢索區(qū)域、館藏書目檢索區(qū)、數(shù)字化資源檢索區(qū)以及主控機房等功能區(qū)域。其中，主控機房是整個圖書館電子閱覽室接入因特網(wǎng)、圖書館的樞紐，同時也是館內(nèi)網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)中心與管理核心。為了提供給不同類型資源穩(wěn)定、規(guī)范化的運行平臺，很多閱覽室均會配備自動滅火器、SPS電源、網(wǎng)絡交換機、網(wǎng)絡服務器與磁盤陣列、多媒體攝影設備等，充分滿足讀者的多樣化需求。網(wǎng)路檢索區(qū)、館藏書目檢索區(qū)與數(shù)字化資源檢索區(qū)是讀者查閱精確數(shù)字化信息的重要區(qū)域。隨著時代的發(fā)展，各類目也有所變化，計算機的功能也應與時俱進，電子閱覽室應不斷吸收新型文化，實現(xiàn)一區(qū)多用，一機多能，以充分能滿足讀者的多元化、個性化需求。

（三）應注重安全管理。首先，應進行計算機系統(tǒng)安全管理。保證計算機系統(tǒng)及各項設備的安全性與穩(wěn)定性可以說是電子閱覽室管理工作的重中之重。雖然很多電子閱覽室為了順利開放與正常運轉(zhuǎn)，均制定了健全的讀者管理制度，也注重安全系統(tǒng)的教育及宣傳工作。但因設備的利用率較高，且大學生的計算機水平良莠不齊，年輕人好奇心重，時有發(fā)生非法操作行為，所以，網(wǎng)絡癱瘓、系統(tǒng)崩潰等事件屢見不鮮。鑒于此，電子閱覽室勢必要根據(jù)計算機的實際情況，制定有效的防護及控制方案。有些閱覽室會設定限制區(qū)域，認為只要將危險隔絕在外，便能收獲安全。但限制的越多，讀者獲取的信息也就越少，無法滿足其根本需求；有些閱覽室會購買一些管理軟件，從內(nèi)部對計算機系統(tǒng)進行調(diào)控；還有一些電子閱覽室通過安裝硬盤保護法的方式來保護系統(tǒng)，無論讀者是否有違規(guī)操作，在重新啟動計算機之后，會自動恢復CMOS數(shù)據(jù)與硬盤，保護相關(guān)信息不被刪除或修改。目前，電子閱覽室為了延長計算機的使用壽命，均會安裝一些容量較大的硬盤，為了便于管理，可將其劃分為三個邏輯盤，即C、D、E盤，將C盤、D盤、重要資料、應用軟件及存儲系統(tǒng)軟件層層保護起來，僅將E盤空間提供給讀者使用；為了清除系統(tǒng)緩存及無用的數(shù)據(jù)，電子閱覽室管理職員可定期清空E盤，緩釋空間。其次，注意病毒的防范與清除。因為電子閱覽室不限制讀者使用自帶的光盤與軟盤，而室內(nèi)計算機用的是同一個網(wǎng)絡戶名，所以要做好病毒入侵的防范與管理工作。若閱覽室內(nèi)所有計算機均安裝了硬盤還原卡，那么在重啟計算機時，便能有效保護核心系統(tǒng)不受病毒的侵害。但筆者建議，還要安裝瑞星、KV3000、金山毒霸等正版的殺毒軟件，定期查毒、殺毒，將已入侵系統(tǒng)的病毒及時清除。同時，系統(tǒng)還應設置病毒防火墻，在讀者使用外來光驅(qū)或登錄危險網(wǎng)站時，便可實時檢測病毒，如發(fā)現(xiàn)異常立即發(fā)出警報，并自動清除已入侵系統(tǒng)的病毒，使網(wǎng)絡環(huán)境綠色、安全。此外，電子閱覽室管理人員還應普及新的病毒知識，做好殺毒軟件的升級與安裝工作，從根本上確保計算機安全、穩(wěn)定運行。最后，要注重其他安全措施。為了從根本上確保電子閱覽室計算機系統(tǒng)運行的安全性與穩(wěn)定性，筆者建議可做好以下工作，具體包括：1.防盜措施。安設可以覆蓋室內(nèi)各個區(qū)域的電子監(jiān)測儀，將不同區(qū)域可能會發(fā)生的情況傳導至顯示終端上，以供電子閱覽室的管理人員進行判別。2.防火措施。高校建立電子閱覽室斥資良多，還引進了很多價值不菲的設備，為了保證設備的安全，在主機房等安放重要設備的區(qū)域安裝自動滅火裝置，以免發(fā)生意外損失嚴重。3.防斷電措施。為了避免突然斷電損壞服務器、磁盤陣列等關(guān)鍵設備，電子閱覽室應配備大功率的UPS不間斷電源，部分照明設備、主機也應與UPS不間斷電源相連，以免在夜間斷電時丟失數(shù)據(jù)、引發(fā)混亂。

（四）應重視環(huán)境管理。計算機是信息化時代的產(chǎn)物，它是精密的設備，如果系統(tǒng)進入灰塵，那么勢必會縮短設備的使用壽命。濕度、溫度與所處的環(huán)境對計算機的使用壽命及運行狀況均有著不同程度的影響。因此，無論是工作人員，還是讀者，在進入電子閱覽室之前，均應穿戴鞋套，以免將灰塵帶到室內(nèi)。另外，室內(nèi)還要長期配備空調(diào)、吸塵器等設備，定期消毒、清理環(huán)境，保證電子閱覽室的整潔。

（五）管理人員素質(zhì)的要求。電子閱覽室是當前學術(shù)界重點討論的課題，它有別于計算機管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)印刷圖書館管理，管理人員既要熟悉圖書館業(yè)務，又要具備較高的外語水平、豐富的網(wǎng)絡知識與熟練的計算機技術(shù)。為了能滿足讀者多樣化、個性化需求，了解其檢索課題的實質(zhì)，還要具備一定的專業(yè)知識與學科背景。電子閱覽室的職工，有熟練掌握檢索技巧的，那么應負責專題文獻的檢索咨詢、查新與檢索指導等工作；擅長計算機技術(shù)的，則應做好系統(tǒng)安裝、程序設計、網(wǎng)絡故障排除、定期查毒消毒以及軟硬件的維護等工作。雖然工作內(nèi)容不同，但是負責不同區(qū)域的職員也應彼此學習提高，逐漸成長為綜合性的人才，為自身及電子閱覽室的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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