基于辦公自動(dòng)化分析醫(yī)院檔案管理工作的改革途徑

文/唐山市婦幼保健院 郭蕊

基于辦公自動(dòng)化分析醫(yī)院檔案管理工作的改革途徑

文/唐山市婦幼保健院 郭蕊

本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)出在醫(yī)院檔案管理工作中存在著管理理念落后、管理方法傳統(tǒng)，管理制度不健全、缺乏管理人員，工作效率低等問(wèn)題，進(jìn)而提出了醫(yī)院檔案管理工作的改革途徑，從培養(yǎng)管理人員、建立辦公自動(dòng)化、提升工作效率等方面開(kāi)展論述，旨在提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的改革進(jìn)程。

辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理工作；改革途徑

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理理念落后，管理方法傳統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中的重要組成部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，利用信息技術(shù)形成的辦公自動(dòng)化技術(shù)，也逐漸應(yīng)用到醫(yī)院日常管理工作之中，促進(jìn)醫(yī)院對(duì)自身管理工作進(jìn)行了改革，但醫(yī)院在對(duì)管理工作進(jìn)行改革的過(guò)程中，并不是一帆風(fēng)順的。醫(yī)院首先對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了相應(yīng)的改革，在改革中發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理中存在著一些問(wèn)題，影響醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展：其一，管理理念的落后，影響檔案管理工作的進(jìn)行。管理人員管理理念的落后，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員并不認(rèn)同辦公自動(dòng)化對(duì)自身工作的幫助，仍舊用以前的檔案管理方法進(jìn)行工作，導(dǎo)致檔案管理效果差。其二，一部分醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，仍采取傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這讓檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，仍采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，這樣不利于檔案的保存，并且不易對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行查找，影響醫(yī)院日常工作的開(kāi)展。

（二）管理制度不健全，缺乏管理人員。醫(yī)院檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，其管理制度的不健全影響醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。管理制度的不健全體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，醫(yī)院對(duì)檔案管理方面。醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，并沒(méi)有對(duì)科室內(nèi)的檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類，檔案在進(jìn)行查閱時(shí)，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。其二，醫(yī)院檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，由于沒(méi)有明確的制度指導(dǎo)，致使部分員工的工作內(nèi)容重疊，降低了工作效率。隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化管理的發(fā)展，一部分員工并不能掌握辦公自動(dòng)化的使用方法，醫(yī)院也并不重視對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致答案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。

（三）自動(dòng)化缺少，管理效率較低。在醫(yī)院管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，利用信息化技術(shù)構(gòu)建醫(yī)院管理系統(tǒng)，但其并沒(méi)有為醫(yī)院檔案管理工作構(gòu)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案查找、檢查等工作時(shí)，無(wú)法及時(shí)向檔案管理部門傳遞信息，影響醫(yī)院管理工作的開(kāi)展。同時(shí)醫(yī)院檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，由于并沒(méi)有利用自動(dòng)化系統(tǒng)幫助自身進(jìn)行管理，使得檔案管理工作的效率并不高。

二、醫(yī)院檔案管理工作的改革途徑

（一）創(chuàng)新管理理念，改變管理模式。醫(yī)院檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中首先應(yīng)轉(zhuǎn)變自身的管理理念。在對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，創(chuàng)新自身的管理理念。在檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理模式，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的使用，并在這一過(guò)程中，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建云端數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行保存，簡(jiǎn)化了工作流程，促進(jìn)效率的提升。在改變管理模式時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況與醫(yī)療情況，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提升其工作效率。

（二）健全管理制度，培養(yǎng)管理人員。醫(yī)院檔案管理在形成辦公自動(dòng)化管理模式后，應(yīng)健全管理制度，對(duì)檔案管理流程與檔案管理方式進(jìn)行規(guī)范，工作人員按照流程工作，提升自身的工作效率。并且其管理制度在制定時(shí)，應(yīng)合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作人員的工作范圍與工作職責(zé)，減少工作人員的工作重疊部分。增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任心，醫(yī)院制定工作責(zé)任制，改正員工的工作心態(tài)。并且組織辦公自動(dòng)化培訓(xùn)，提升員工的操作水平，讓工作人員可以熟練掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)而提升自身工作效率。檔案管理工作人員在工作過(guò)程中，也應(yīng)充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，利用互聯(lián)網(wǎng)等信息渠道，豐富自身知識(shí)，提高自身的信息技術(shù)操作水平，從而促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）建立辦公自動(dòng)化，提升工作效率。在建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)充分利用信息技術(shù)，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔等處理。建立相應(yīng)的查閱系統(tǒng)，利用查閱系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行查閱，提升了檔案管理工作的工作效率。同時(shí)在建立醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與醫(yī)院管理系統(tǒng)相互連接，降低醫(yī)院檔案信息的延時(shí)性，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展。檔案管理自動(dòng)化的形成，可以對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升管理工作質(zhì)量。

三、總結(jié)

總之，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要一項(xiàng)。把辦公自動(dòng)化應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理理念，通過(guò)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，為員工制定切實(shí)可行的管理制度。同時(shí)醫(yī)院加強(qiáng)展開(kāi)對(duì)員工的培訓(xùn)工作，讓員工熟練應(yīng)用自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理，提升了員工的工作質(zhì)量，解放了傳統(tǒng)的人力管理，降低了員工的重復(fù)工作，提升了工作效率，進(jìn)而促進(jìn)了醫(yī)院的發(fā)展。

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