淺談高校教務檔案管理常見問題與對策

陳小華

淺談高校教務檔案管理常見問題與對策

陳小華

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經(jīng)歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務檔案指的是高職院校教務處針對學校過往的教學活動、組織經(jīng)歷等形成的各項、各類教務材料。高校教務檔案管理是高校教務處工作的重點任務，是教務處完成工作任務、滿足高校教學管理要求等的重要手段。本文在分析高校教務檔案管理工作常見問題的基礎上，探討解決措施和對策。

高校 教務檔案管理 常見問題 對策

一、高校教務檔案管理基本概念和管理范疇

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經(jīng)歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務檔案是檔案的一種，具體是指高職院校教務處在對學校過往的教學活動、組織經(jīng)歷等形成的各項、各類教務材料。具體包括下述范疇：

教務部門建設與職能檔案。主要包括的是國家頒布的與高職學校教學活動相關的法律法規(guī)、規(guī)章制度、辦法和實施細則等，本校與教學管理活動相關的規(guī)章制度，教務處部門建設規(guī)劃、實施方案和細則，以及教務處的具體管理職能等；

教務部門工作人員人事檔案。主要包括的是教務部門工作人員的基本人事材料，包括學歷學位證明，培訓經(jīng)歷和進修經(jīng)歷證明材料、績效考核結果、獎懲記錄等；

日常教學管理檔案。主要包括高職學校日常的教學工作計劃、時間進度安排表、校歷、期中及期末考試安排表、國家各類統(tǒng)一資格考試時間安排表、實習計劃表、教師教學質量反饋表等；

學籍檔案。主要包括高職學校學生的注冊登記表、成績表、獎懲情況表、選課記錄表、學生證書學歷證書及補辦記錄表等；

教材管理檔案。主要包括學校教材的訂購計劃和方案、教材采購統(tǒng)計表、教材預定登記表、教材發(fā)放和領用情況記錄表等；

教學設備管理檔案。主要包括教學設備采購記錄表、教學設備領用登記表、教學設備使用情況記錄表、教學設備維修記錄表、教學設備管理方案等。

二、高校教務檔案管理的常見問題

（一）檔案管理人員意識不強

目前我國大多數(shù)高校都建立了專門的檔案管并配備專門的檔案管理人員，但很少對教務檔案設立專門的檔案管理人員，一般都由教務處的工作人員兼任。兼職的教務檔案管理人員沒有接受專門的檔案管理知識學習和系統(tǒng)的培訓，管理意識不強、管理能力有限。

（二）教務檔案材料不齊全

由上文對教務檔案材料范疇的分析可知，教務檔案管理的來源一是教務處本身產(chǎn)生或制定的，另一部分則是由日常教學活動產(chǎn)生的、由學校其他部門上交的。一方面其他部門的上交未必及時和全面，另一方面教務檔案管理人員責任心不夠或不愿催促其他部門上交，造成了大量檔案材料不能及時歸檔，或歸檔的方式不夠科學、規(guī)范，從而造成高校教務檔案的不完整。

（三）教務檔案利用率較低

目前，很多高校逐步重視教務檔案，開發(fā)了專門的軟件進行教務檔案的日常收集和整理，具備了先進的檔案立卷、查詢以及統(tǒng)計等工作。但教務檔案的利用率仍然較差，對軟件的利用水平較低，查詢和檢索的效率較差。收集和整理教務檔案的目的是有效利用，只有提高教務檔案利用率，才能真正發(fā)揮教務檔案的作用，為各類教務活動提供參考。

三、高校教務檔案管理的對策

（一）提高教務檔案管理人員綜合素質

高校教務處要選擇有責任心、認真負責的人來從事教務檔案管理工作，要加強對管理人員的檔案知識培訓，提高檔案管理人員的管理意識和管理水平，檔案管理人員水平的提高，是科學、有序、高效進行教務檔案管理的前提。

（二）完善教務檔案管理制度

工作的順利開展需要制度先行。要針對教務檔案管理建立科學、完善的管理制度，建立健全教務檔案的日常監(jiān)督檢查、抽查和考核制度，強化檔案管理人員的責任意識，提高其工作的積極性、主動性，必要時可采用激勵機制，例如對成績突出的個人給予獎勵或職務晉升等。

（三）發(fā)揮教務檔案作用，提高教學管理水平

要加大對教務檔案的宣傳力度，使教師和學生認識到教務檔案的重要性，主動完整保留并提交教學過程中的各類檔案資料。利用現(xiàn)代化的信息技術手段，建立高效的教務檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)教務檔案的共享能夠不斷提升教學管理水平和科研水平。

（四）推進教務檔案管理的現(xiàn)代化

隨著計算機信息技術和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質為主的檔案管理模式已不再適用，只有提高教務檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能滿足教師和學生對于教務檔案快速、準確、便捷的查詢需求。利用網(wǎng)絡技術建立教務檔案的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)教務信息共享，方便師生的日常使用。

四、結語

總之，高校教務檔案管理是高校教務處的重點任務，是教務處完成工作任務、滿足高校教學管理要求等的重要手段，也是不斷提升教學質量和科研質量的重要基礎。本文在分析高校教務檔案管理工作常見問題的基礎上，從提高人員綜合素質、完善管理制度、充分發(fā)揮作用，以及提高現(xiàn)代化水平幾個方面探討解決措施和對策，目的是給高校教務檔案管理工作提供參考，不斷提升高職院校教務處的教務檔案管理水平。

[1]王雅靜.高校教務檔案管理問題與對策研究[J].湖南城市學院學報(自然科學版),2016(06):127~128.

[2]張志強.高校檔案管理中常見問題及對策[J].管理觀察,2015(12):115~116.

（作者單位：濰坊護理職業(yè)學院）