企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策分析

劉 彤

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策分析

劉 彤

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的反映。企業(yè)要重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，通過專業(yè)化的人才加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理工作，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案價(jià)值，

為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供更真實(shí)、全面的依據(jù)。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案 企業(yè) 管理問題 對(duì)策

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案即機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織在其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中所形成的各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等核算專業(yè)資料，是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄與反映的重要資料和證據(jù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案記錄并反映了單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，成為各單位、國家檔案的一個(gè)重要部分。分析會(huì)計(jì)檔案，能夠了解各單位在每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的業(yè)務(wù)來往，了解其在財(cái)經(jīng)紀(jì)律上的遵守情況，為國家和各單位的經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)分析提供詳實(shí)的資料，使單位經(jīng)營決策、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策有切實(shí)的依據(jù)。做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)計(jì)檔案資料是包括會(huì)計(jì)賬單、會(huì)計(jì)憑證等紙質(zhì)專業(yè)資料以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)備份等電子資料在內(nèi)的資料。但企業(yè)在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，往往更重視紙質(zhì)資料，而忽視了電子資料的收集與整理，或者對(duì)一些經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)故意或無意忽視，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)缺乏完整性，檔案資料數(shù)據(jù)無法與實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相符合。

（二）紙質(zhì)檔案資料與磁介質(zhì)檔案資料管理不同步

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案主要包括紙質(zhì)以及磁介質(zhì)兩種儲(chǔ)存方式，兩者信息之間的不同步問題較為嚴(yán)重，是管理的問題之一，會(huì)使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息紊亂，企業(yè)對(duì)于磁介質(zhì)會(huì)計(jì)信息的管理較為忽視，更新不及時(shí)以及存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等問題造成了信息丟失。由于會(huì)計(jì)電算化軟件更新較快，部分企業(yè)不能妥善保存會(huì)計(jì)軟件版式和軟件系統(tǒng)，造成后期磁介質(zhì)檔案調(diào)閱問題。

（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案利用不充分

檔案的管理是為了檔案利用的便利性，但多數(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案缺乏充分地利用，企業(yè)在開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)很少對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析。一些企業(yè)收集會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不能將財(cái)務(wù)報(bào)表、企業(yè)合同、上級(jí)財(cái)務(wù)文件以及財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等資料進(jìn)行全面、準(zhǔn)確地歸檔，檔案資料缺乏完整性，對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營狀況的反映不完全，企業(yè)無法有效運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案對(duì)其經(jīng)營狀況進(jìn)行準(zhǔn)確地分析。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策

（一）完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度

通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的健全與完善，解決財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案完整性問題是根本策略，從思想上保持足夠的重視度，從制度上制定規(guī)范化措施，并在執(zhí)行過程中嚴(yán)格落實(shí)，才能使檔案管理更為嚴(yán)謹(jǐn)，確保企業(yè)賬目清晰，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)完整。第一，在公司實(shí)際章程以及相關(guān)法律的基礎(chǔ)上，制定完整的檔案管理制度，為檔案保存、歸檔、整理、查閱、銷毀、移交等程度提供規(guī)范化的制度依據(jù)，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案完整性與規(guī)范化，尤其要重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的鑒定、維護(hù)以及銷毀管理，對(duì)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類整理，及時(shí)維修損壞檔案，定期銷毀不需要的檔案。第二，加快財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，將更多具有計(jì)算機(jī)技術(shù)以及會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才放到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理崗位上，在制度化的基礎(chǔ)上，發(fā)揮專業(yè)技能，妥善管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專業(yè)化的整理與管理。第三，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的指引性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行巡視檢查，監(jiān)督管理工作的開展情況，協(xié)助管理人員解決一些特殊問題，消除管理人員的工作難點(diǎn)。

（二）檔案文件與電算化軟件系統(tǒng)的管理同步化

會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)檔案管理有了很大的便利性，在管理工作中，要重視軟件系統(tǒng)與檔案文件的同步升級(jí)，在電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)與管理上采取更為有效的措施。第一，要將存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化，除磁介質(zhì)外，也要做好異地備份等工作，并做好相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。第二，完善電子檔案保存措施，做好防磁、防潮、防火以及防塵工作，定期檢查并復(fù)制磁介質(zhì)檔案，保持電子檔案和財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。第三，電子檔案管理規(guī)范化，建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案和保管制度的多樣化，用光盤刻錄電子檔案，確保數(shù)據(jù)實(shí)體和檔案安全。年終對(duì)全部形式的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理歸類，做好日期、目錄以及經(jīng)管人的登記工作，并由管理人員及財(cái)務(wù)工作分管領(lǐng)導(dǎo)簽名，使責(zé)任明確到個(gè)人。

（三）充分發(fā)揮財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的作用

在完成企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算后，通過現(xiàn)代化技術(shù)將會(huì)計(jì)檔案作為網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)企業(yè)職工開放，為員工提供會(huì)計(jì)檔案目錄以及數(shù)據(jù)的查詢服務(wù)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的開發(fā)力度，及時(shí)更新會(huì)計(jì)檔案，提高信息時(shí)效。將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理理念向服務(wù)理念轉(zhuǎn)化，重視自我宣傳，豐富服務(wù)內(nèi)容，提升服務(wù)水平，改善檔案利用條件，加大對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與利用的軟硬件投入力度，對(duì)檔案用戶進(jìn)行跟蹤調(diào)研，及時(shí)收集各種反饋信息，根據(jù)企業(yè)需求完善檔案管理工作，為企業(yè)各階層員工提供更好的檔案服務(wù)。

三、結(jié)語

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的全面反映，企業(yè)要重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，運(yùn)用專業(yè)人才，完善管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，全面收集企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的作用，為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)提供全面的資料依據(jù)。

[1]張紅兵．試論會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]．商,2016(1)：146～147．

[2]謝珩．企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策[J]．現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2015,36(23)：183～184．

長江大學(xué)管理學(xué)院）