事業(yè)單位人事檔案糾紛及檔案管理的新策略分析

楊 麗

事業(yè)單位人事檔案糾紛及檔案管理的新策略分析

楊 麗

個人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及日常的工作表現(xiàn)都會真實(shí)反映在人事檔案中，而人事檔案又是各個企事業(yè)單位在人才選拔過程中的重要依據(jù)。就事業(yè)單位來講，其對于人事檔案管理的重視程度越來越高，各項(xiàng)管理規(guī)章制度也逐漸開始完善，然而由于人事制度在不斷對進(jìn)行改革和深化，因而其中還有一些問題存在著，時常引起人事檔案糾紛，而文章就將針對這一部分內(nèi)容進(jìn)行研究，闡述新的一些管理策略。

事業(yè)單位 人事檔案糾紛 檔案管理新策略

一、關(guān)于人事檔案糾紛分析

主要的人事檔案價值有兩個，一個是原始性，一個是唯一性。然而從現(xiàn)階段的實(shí)際情況出發(fā)，存在一部分的人為了將更大的、更多的經(jīng)濟(jì)利益和社會利益獲取到，不惜利用人事檔案管理中的漏洞，重新建檔，地域這樣一種私自建檔的行為是違背了檔案唯一性、真實(shí)性原則的，極有可能發(fā)生一人多檔的情況，緊接著便會擾亂原有的檔案管理秩序。

（二）關(guān)于死檔、棄檔和遺檔

所謂死檔是指勞動者將自己的戶口和檔案一并放在人才市場上，由于長時間沒有打理，誤了繳費(fèi)的時間而形成的；所謂棄檔是指勞動者自己將檔案拋棄的行為；還有一部分的勞動者在工作變動后沒有及時的到檔案辦理處去完成變更手續(xù)，一旦檔案管理的時間過了便成為了遺檔。

（三）關(guān)于失檔

一般而言，失檔是因?yàn)闄n案管理工作者在正常工作中發(fā)生失誤，出現(xiàn)疏漏造成的，諸如：在檔案轉(zhuǎn)移時并沒有在相關(guān)法律法規(guī)的遵循下，按照正常的轉(zhuǎn)移渠道或方式進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，使得有一部分工作者的檔案被遺失。一旦檔案遺失便意味著個人信息丟失，緊接著當(dāng)事人的求職以及社會事務(wù)都會受到嚴(yán)重影響。

（四）關(guān)于假檔

所謂假檔是指當(dāng)事人為了獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益或社會效益而采用非法手段對個人信息進(jìn)行篡改或捏造的行為，以致最終反映在人事檔案中的信息與實(shí)際情況是不相符的。眾所周知，事業(yè)單位都是在人事檔案的參考下選拔人才的，因?yàn)楸ＷC檔案信息的原始性、真實(shí)性是非常重要的，這是因?yàn)槭д娴臋n案信息不僅會影響到事業(yè)單位的利益，還會影響到當(dāng)事人的利益。

二、檔案管理新策略

（一）推行信息化建設(shè)手段

科技的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的提升，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到我們生活、工作和學(xué)習(xí)中的各個方面，在信息化背景下，若依然使用著傳統(tǒng)的手段進(jìn)行人事檔案的管理顯然不合時宜，此時我們需要與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)行管理方式和管理理念的更新，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，諸如：信息化管理技術(shù)。在事業(yè)單位中有逐步強(qiáng)化信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，才能夠在計算機(jī)技術(shù)的充分利用下，提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量。基于此，我們首先要做的是將人事檔案管理者召集起來，宣傳信息化管理的必要性，并聽取他們的一些建立，從單位的實(shí)際情況出發(fā)，選擇最適宜的管理軟件，以此來逐步提升事業(yè)單位中信息化管理人事檔案的水平；隨后還需要針對具體的人事檔案管理情況，將一個完備的信息化查詢系統(tǒng)構(gòu)建出來，單位中的任何一個人和部門都必須設(shè)置訪問權(quán)限，只有相應(yīng)的管理人員才有權(quán)在網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用下了解和查詢相關(guān)人員的人事檔案記載信息；最后為了確保人事檔案查詢的準(zhǔn)確性和便捷性，應(yīng)當(dāng)在允許的范圍內(nèi)公開個人信息檔案。

所有數(shù)據(jù)采用SPSS19.0軟件進(jìn)行單因素ANOVA分析，每個處理3個重復(fù)，結(jié)果以“平均值±標(biāo)準(zhǔn)誤”來表示。當(dāng)P＜0.05時，認(rèn)為有顯著性差異，并進(jìn)行Tukey's多重比較。

（二）構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊

眾所周知，人事檔案工作本身具有明顯的保密性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性以及政策性等特征，因而具備一支專業(yè)的、高效的人事檔案管理團(tuán)隊是非常有必要的，而這需要從提升人事單位內(nèi)部人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)開始。首先在人事檔案管理工作者選拔環(huán)節(jié)，對于應(yīng)聘人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)技能以及管理知識儲備等提出要求，還需要對他們是否具備較高的管理意識、管理責(zé)任心、作風(fēng)以及政治可靠性等進(jìn)行考察；隨后選拔人才介紹后，合格的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)，此時需要定期對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)和思想意識的培訓(xùn)工作，要求他們必須掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，此外還需要足夠重視管理工作者日常的工作和生活狀態(tài)，給與足夠的關(guān)心和幫助，以確保他們能夠?qū)⒏嗟姆e極性和創(chuàng)造性投入到管理工作中；最后最為人事檔案管理者，自身也必須具備主動學(xué)習(xí)的意識，不斷去認(rèn)識和掌握先進(jìn)的一些管理知識和管理理念，以使自身的管理技術(shù)水平得到提升，因?yàn)橹挥辛己玫墓芾砑夹g(shù)，才能夠有效的進(jìn)行人事檔案的管理工作，才能夠有效避免人事檔案糾紛的出現(xiàn)。

（三）合理利用各種管理資源

在事業(yè)單位中所實(shí)施的人事檔案管理工作，其實(shí)質(zhì)上屬于一種封閉式的長期性的管理內(nèi)容，其所反映的是我們國家黨組織以及各級政府職能部門工作的具體情況以及所開展一些重要活動等，由于其中所記載的一些活動是需要保密的，因而人事檔案資料應(yīng)當(dāng)交由黨組織統(tǒng)一進(jìn)行管理，，以防有消息走漏或擴(kuò)散的問題出現(xiàn)。加之現(xiàn)階段人事管理制度在事業(yè)單位中不斷進(jìn)行著深化和改革，相應(yīng)的增加了各種檔案信息資料記載的內(nèi)容，以致在不斷提升檔案服務(wù)要求以及作用要求的同時，還對傳統(tǒng)形式上的封閉式檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，具體而言就是其必須在新形勢下進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)時代與社會的發(fā)展。因而在具體的人事檔案管理中，合理地對各種管理資源進(jìn)行利用是非常有必要的，首先需要保障的是人事制度和人事檔案管理接軌的有效性，因?yàn)橹挥懈玫南蛉耸鹿芾砉ぷ魈峁┓?wù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資源的最大化利用。

對于當(dāng)前國內(nèi)整體的人事檔案管理有所了解的人都知道，如今的人事檔案管理的各種功能正在慢慢被弱化，這便要求我們在管理中需要不斷對對檔案管理的作用進(jìn)行強(qiáng)化，諸如：對于一些涉及到國家或單位組織機(jī)密性文件的檔案應(yīng)當(dāng)采取封閉式管理手段，以防泄露信息；若是對于一些與機(jī)密無關(guān)的個人檔案，則在保密的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)適當(dāng)放寬信息公開的條件，有助于開放式管理信息檔案，有助于當(dāng)事人更清楚自己的檔案信息記載內(nèi)容，在一定程度上還能夠起到對不良行為的約束作用。

（四）逐漸完善人事檔案內(nèi)容

隨著事業(yè)單位的不斷改革和深化，基本落實(shí)了全員聘用制度，而這這樣一種符合現(xiàn)代社會發(fā)展的改革背景之下，我們需要不斷的對人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，如：事業(yè)單位對于員工的崗位合同、聘用合同、員工考核以及工作協(xié)議等內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)如實(shí)的反映到人事檔案中，并且在改革深化中需要不斷對這些材料進(jìn)行補(bǔ)充與歸檔，盡快實(shí)施動態(tài)人事檔案管理制度。除此以外，那些能夠?qū)T工的個人素質(zhì)進(jìn)行反映的信息，諸如：專業(yè)技術(shù)資格、文化程度、進(jìn)修情況以及繼續(xù)教育狀況等都必須如實(shí)的記錄到人事檔案中。

（五）建立和完善現(xiàn)代化的規(guī)章管理制度

對于事業(yè)單位而言要想保證人事檔案管理工作的有效性、完整性，避免有人事檔案糾紛出現(xiàn)，就應(yīng)當(dāng)將各項(xiàng)規(guī)章管理制度建立出來并逐步完善。我們認(rèn)為各項(xiàng)規(guī)章管理制度的建立都應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，科學(xué)編制出管理制度來，并且管理工作者也必須嚴(yán)格遵循相關(guān)管理制度進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收、查閱以及保管等工作，只有滿足管理科學(xué)性、規(guī)范性的要求，才能夠從根本上防止出現(xiàn)人事檔案糾紛。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作是在不斷發(fā)展和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)中慢慢開始完善的，由于在管理中存在著一些問題，使得在具體的人事檔案管理中時常有人事檔案糾紛出現(xiàn)，面對這樣的情況，我們需要分析糾紛產(chǎn)生的原因，并結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，采用新的一些管理策略，以確保管理工作朝著更加規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展。

[1]李麗艷．事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及策略[J]．赤子(上中旬),2015(11)：194．

[2]張哲冰．事業(yè)單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究[J]．中國管理信息化,2015(18)：196～197．

（作者單位：青島市市北區(qū)人力資源和社會保障服務(wù)中心）

楊麗（1967-），女，漢族，安徽壽縣人，本科，青島市市北區(qū)人力資源和社會保障服務(wù)中心。