信息化背景下企業(yè)檔案利用服務的研究與探索

文/西南電力設計院有限公司檔案管理中心 盧宇飛

信息化背景下企業(yè)檔案利用服務的研究與探索

文/西南電力設計院有限公司檔案管理中心 盧宇飛

企業(yè)信息化建設進程的推進對企業(yè)檔案工作提出了更高的要求，信息技術的進步對于企業(yè)檔案工作來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)。面對新的形勢，只有轉變管理理念，提高人員素質、開發(fā)檔案資源，加強檔案編研、創(chuàng)新服務方式，變被動為主動，才能讓企業(yè)檔案工作跟上時代步伐，充分為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務。

企業(yè)檔案；信息化；檔案管理；檔案利用

一、引言

“企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動的綜合反映和歷史記錄，是維護企業(yè)合法權益的重要依據(jù)和憑證”。伴隨著信息技術進步以及企業(yè)信息化建設進程的推進，以被動提供檔案利用服務為主要方式的傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作已經(jīng)難以滿足企業(yè)檔案用戶的利用需求。面對新形勢，企業(yè)檔案工作者應當更新管理理念，創(chuàng)新服務手段，挖掘檔案資源，研究與探索信息化背景下企業(yè)檔案利用服務的新模式。

二、企業(yè)檔案利用服務的特征

（一）綜合系統(tǒng)性。不同于傳統(tǒng)的一對一查找的利用方式，企業(yè)用戶在工作中產(chǎn)生的檔案利用需求往往具有分散性，經(jīng)常是針對工作中某一環(huán)節(jié)需求，綜合系統(tǒng)地查閱與這一主題相關的檔案，不僅涉及面更廣，查詢信息量更大，對于檔案管理及提供利用的工作水平也存在更高的要求。

（二）內(nèi)容多樣性。由于企業(yè)檔案在實際工作中并不局限于保存價值和憑證性價值，而更偏重于現(xiàn)實利用價值和情報性價值，其來源于企業(yè)實際工作中的各個環(huán)節(jié)，包括財務檔案、人事檔案、工程檔案、榮譽檔案等多種檔案門類，覆蓋全面，內(nèi)容豐富。

（三）高效及時性。隨著企業(yè)管理水平的發(fā)展提升，在經(jīng)營過程中對檔案利用服務的高效及時性也有著極高的要求，其不僅要求檔案的收集整理環(huán)節(jié)完整、及時、準確，而且也要求檔案檢索利用工具操作便捷，瀏覽利用等過程高效及時。

三、信息化背景下企業(yè)檔案利用服務的走向

（一）利用服務由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代。企業(yè)檔案信息化工作的推進，在豐富檔案信息資源的同時，也使得文書檔案一體化管理模式更為成熟，相對于傳統(tǒng)的手工操作而言，信息化背景下的企業(yè)檔案的信息服務功能更加凸顯，利用者可以通過線上瀏覽或者完成借閱申請流程的服務方式完成利用工作，這不僅改變了傳統(tǒng)的人工服務方式，實現(xiàn)了檔案信息資源的利用與共享，也可以提高檔案工作的效率，充分利用現(xiàn)代信息技術滿足利用者的需求。

（二）利用需求由共性走向個性。企業(yè)檔案的利用受眾主要是企業(yè)內(nèi)的相關人員，其管理主要以面向企業(yè)內(nèi)部用戶的需求為導向，以服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動為主要目標。因此，企業(yè)檔案利用需求要盡可能與企業(yè)生產(chǎn)實際相符合，才能滿足源于企業(yè)內(nèi)部用戶的個性化需求。對于企業(yè)檔案工作者來說，在信息化背景下，完整、準確、及時地提供信息服務是最基本的要求，在此基礎上還需根據(jù)不同階段產(chǎn)生的利用需求，深入挖掘檔案資源，盡可能地滿足多元化的利用需求。

四、企業(yè)檔案利用服務的研究探索

（一）轉變管理理念，提高人員素質。信息技術的進步為檔案利用服務水平的提高奠定了堅實的基礎，在此背景下，檔案管理人員不再是庫房管理人員，而是具備了信息技術及綜合管理水準的高素質復合型人才；檔案管理的目標也不再是“重保管，輕利用”而是管用并重。作為新時代的檔案工作者，必須用現(xiàn)代化科學技術武裝自己，以信息技術為引領，更新知識結構，增強服務意識，提高管理水平。

（二）開發(fā)檔案資源，加強檔案編研。企業(yè)檔案編研及挖掘工作是開發(fā)利用企業(yè)檔案資源的重要手段，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案資源激增，這就使得企業(yè)檔案工作者根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)實際和利用者需求進行檔案資源挖掘工作變得尤為重要。只有對企業(yè)檔案資源進行及時收集、系統(tǒng)整編、綜合編研才能真正加工出滿足企業(yè)現(xiàn)實利用需求的檔案編研成果。而且只有充分利用富有特色的檔案編研成果才能讓企業(yè)檔案工作擺脫傳統(tǒng)的簡單加工、單一利用的服務方式，充分為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務。

（三）創(chuàng)新服務方式，變被動為主動。在傳統(tǒng)的檔案利用服務工作中，檔案管理部門往往“重保管，輕利用”，缺乏主動服務的意識，大多是被動提供服務，而借助現(xiàn)代信息技術，為高效便捷地利用檔案提供了有利條件，企業(yè)檔案可以更充分地發(fā)揮自身的價值。在這一背景下，企業(yè)檔案工作者要盡可能地創(chuàng)新多樣化服務方式，開展多元的檔案利用服務模式，圍繞企業(yè)的各項工作變被動為主動，盡可能為利用者提供最好的檔案利用服務，達到理想的檔案利用效果。

五、結語

“企業(yè)檔案來源于企業(yè)，又服務于企業(yè)，檔案利用工作的根本目的就是為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益”。信息技術的進步對于企業(yè)檔案工作來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者必須在切實做好檔案基礎業(yè)務的同時，更新管理理念，創(chuàng)新利用模式，借助現(xiàn)代信息技術加大對檔案信息資源的開發(fā)利用，提高檔案工作在企業(yè)中的地位，更好地服務于企業(yè)各項工作。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設及開發(fā)利用”（批準號：2016-X-04）系列研究成果之一】

[1]邵金利.淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務[J].機電兵船檔案,2014(2):3-6.