新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

文/天津泰達電力公司 劉偉

新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

文/天津泰達電力公司 劉偉

企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)的生產(chǎn)、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理有著極為重要的意義。然而在市場經(jīng)濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發(fā)展的需求，所以企業(yè)必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，讓企業(yè)能夠更好更快地發(fā)展。

新形勢；企業(yè)檔案；檔案管理；內(nèi)容；方法

一、轉(zhuǎn)變理念，加強組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，在新形勢發(fā)展背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)正確意識到檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，所以必須要對該項工作予以充分重視，在企業(yè)重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應(yīng)當(dāng)加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡(luò)以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織企業(yè)工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)典型案例，讓企業(yè)員工都能夠正確認(rèn)識到檔案的應(yīng)用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關(guān)的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳企業(yè)的檔案管理制度，建設(shè)一個良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業(yè)工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

二、完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業(yè)檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)檔案管理情況，對現(xiàn)有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規(guī)范，并對相關(guān)檔案崗位職責(zé)進行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業(yè)績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強監(jiān)管企業(yè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

三、積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

我國大多數(shù)企業(yè)沿用重藏輕用、被動服務(wù)的傳統(tǒng)模式。通常很少會將心思放在企業(yè)檔案信息的開發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要樹立起主動服務(wù)的理念，并積極參與到企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)驗過程中，全面掌握企業(yè)檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務(wù)的內(nèi)容、形式以及范圍進行策劃與設(shè)計，并有計劃地開發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來為用戶提供服務(wù)。第二，在確定信息服務(wù)方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設(shè)一個信息利用平臺，而且還要有效調(diào)整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運用現(xiàn)代化技術(shù)來把專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。第三，提供跨時間、空間的服務(wù)，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

四、增加資金投入，完善檔案設(shè)施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設(shè)施是關(guān)鍵，并且這會在很大程度上影響企業(yè)檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要增加對檔案管理的資金投入，設(shè)置專項費用，以有效完善企業(yè)檔案管理的設(shè)施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結(jié)合《檔案法》規(guī)定，設(shè)置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設(shè)置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業(yè)要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設(shè)備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

五、開發(fā)資源，發(fā)揮檔案價值

在過去的企業(yè)檔案管理中，通常僅僅重視檔案的管理，而忽略了開發(fā)與利用檔案，而實質(zhì)上，檔案管理的最終目的是檔案的科學(xué)開發(fā)與利用，所以，企業(yè)要科學(xué)開發(fā)檔案資源，將其價值發(fā)揮到最大化。第一，企業(yè)要明確檔案管理的服務(wù)方向。檔案管理主要是服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營，所以，在開展檔案工作時務(wù)必要切實圍繞企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)，并與企業(yè)檔案工作目標(biāo)相結(jié)合，將服務(wù)重點凸顯出來，以有效提升服務(wù)質(zhì)量。第二，應(yīng)當(dāng)大力應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)立企業(yè)電子檔案室，構(gòu)建起企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，且進行及時更新。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)開發(fā)專門的檔案資料檢索工具，給用戶對信息查閱與檢索提供便利。第三，還要合理拓寬檔案服務(wù)范圍，實現(xiàn)檔案服務(wù)社會化。將自身企業(yè)以及系統(tǒng)之外的有關(guān)潛在用戶當(dāng)作企業(yè)檔案的潛在服務(wù)對象，在嚴(yán)格遵守國家有關(guān)政策法規(guī)的基礎(chǔ)上可以給潛在服務(wù)對象提供檔案服務(wù)。其中，檔案社會化服務(wù)主要包括兩種：有償服務(wù)與無償服務(wù)。有償服務(wù)包括了企業(yè)業(yè)務(wù)咨詢、對外技術(shù)服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等內(nèi)容；無償服務(wù)主要指的是只產(chǎn)生社會公共效益的檔案資料。在新形勢下開展企業(yè)檔案社會化服務(wù)，不但能夠?qū)n案管理的人文性彰顯出來，而且還可以給企業(yè)樹立起良好的社會形象。

六、總結(jié)

總而言之，在整體企業(yè)運行過程中，檔案管理發(fā)揮了極為重要的作用，在社會發(fā)展新形勢下，企業(yè)還需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理效率，從而將企業(yè)檔案的作用充分發(fā)揮出來。

[1]張海英.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].質(zhì)量春秋,2015(6):31-33.

[2]楊青.如何創(chuàng)新和完善企業(yè)的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(2):118-119.