電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理研究

文/四川涼山水洛河電力開發(fā)有限公司 黃永菊

電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理研究

文/四川涼山水洛河電力開發(fā)有限公司 黃永菊

電力建設(shè)企業(yè)中的工程檔案關(guān)乎企業(yè)的形象和項目的質(zhì)量，是整個活動的綜合反映，同時通過對工程檔案的管理，可以確保項目的安全，并能夠在安全隱患發(fā)生時提供真實、可靠的數(shù)據(jù)作為參考，并能以此來追究各個環(huán)節(jié)中的責任。隨著信息化社會的到來，電力建設(shè)企業(yè)工程的檔案管理也突破了傳統(tǒng)的管理模式，為項目的安全增添了更完善的保障。在此，文章通過分析電力工程項目檔案的特點，闡述電力企業(yè)檔案管理的重要性，提出措施，加強檔案的管理和收集，確保檔案的完整、安全和準確。

檔案管理；特點；重要性；措施

一、引言

重點項目是國家的骨干項目，在所有的公共基礎(chǔ)實施項目中處于核心地位，關(guān)系到我國現(xiàn)在的發(fā)展情況和經(jīng)濟進度，具有耗資大、周期長、工序繁瑣且與外部的協(xié)調(diào)關(guān)系復(fù)雜等特點，對其檔案的管理也就顯得尤為重要。尤其是電力建設(shè)項目，關(guān)系到人們的日常生活和工作，關(guān)系到社會的穩(wěn)定和經(jīng)濟的發(fā)展，而檔案涉及的領(lǐng)域較為廣泛，信息量巨大，又具有較高的使用和研究分析價值，因此加強對電力建設(shè)工程的檔案管理勢在必行。

二、電力工程項目檔案的特點

由于建設(shè)項目具有周期長、耗資大、點線長、設(shè)備技術(shù)含量高以及施工人員的流動性較大等特點，給項目檔案的管理和收集帶來了一些困難，而檔案本身也呈現(xiàn)出了責任重、難度大、要求高等一些新的特點，主要體現(xiàn)在：

（一）從檔案的價值和作用上進行分析。檔案對項目建設(shè)的管理、進程、設(shè)備的質(zhì)量和價格、項目驗收、后期的使用運行和維修改造等方面都具有一定的監(jiān)管作用，連接著過往與未來的發(fā)展走向。

（二）從電力建設(shè)企業(yè)的管理角度來看。項目檔案貫穿整個運作過程，是項目建設(shè)管理中的核心組成部分，是至關(guān)重要的關(guān)鍵所在。在此，項目檔案不僅在收集上有一定的難度，在整理上也困難重重。首先，大型項目一般采用投招標的形式選擇合適的參與者作為項目的合作伙伴，項目實施主體相對來說也較為廣泛和復(fù)雜，人員的流動性大，無法保證檔案資料的完整性和控制性，加之項目的時間規(guī)定較為嚴格，各個環(huán)節(jié)也都有相應(yīng)的目標而檔案工作卻無法及時跟進、相互貫通，致使收集的資料也不全面和系統(tǒng)。其次，建設(shè)項目涉及的領(lǐng)域較多，導(dǎo)致檔案的種類也多、數(shù)據(jù)信息量也大，加之各個參與單位的水平和質(zhì)量不同，所給出的材料也都良莠不齊，致使檔案整理起來相對困難。

三、電力企業(yè)檔案管理的重要性

（一）利于階段工作環(huán)節(jié)的銜接。電力企業(yè)在建設(shè)上和管理上都極為復(fù)雜，所需的技術(shù)含量也高，各環(huán)節(jié)、各部門都需要極高的銜接性，實施檔案管理，可以緊跟項目的始終，確保項目所有資源、信息的管理和儲存，確保項目的整體性和信息的共享性。同時還保持了檔案的真實性，也為后期的查閱和參考提供了方便。另外該項工作還能為項目的建設(shè)提供財政計劃和成本預(yù)算，為質(zhì)量的監(jiān)管、管理方向等提供一定的資料來源，為電力項目的建設(shè)筑起堅硬的圍墻。

（二）利于項目后期的修葺和維護。公共設(shè)施建設(shè)行業(yè)所產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、資料等繁多，而項目的使用壽命也并非長久的，也需要跟隨時代的變化和設(shè)備的性能作出調(diào)整、維護和改造，加之工程建設(shè)涉及的領(lǐng)域廣泛，在出現(xiàn)問題時可以及時地根據(jù)檔案管理提供的具體資料來應(yīng)對，才能夠正確地把握項目的方向，有效解決后期修葺工作中出現(xiàn)的各類問題。

四、電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理措施

（一）強調(diào)重要性，加強重視程度。首先，企業(yè)要加強重視，并給予相應(yīng)的支持。設(shè)置專門的管理機構(gòu)，在進行人員培訓和部門會議時著重強調(diào)該項工作的重要性，使現(xiàn)代化的檔案管理理念深入每個員工的心里，落實到項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中去，另外企業(yè)也要建立嚴格的工作制度，將責任進行具化和落實，同時宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，并從外部進行調(diào)整，學習和借鑒其他國內(nèi)外相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗，內(nèi)外結(jié)合，實現(xiàn)檔案工作與項目的同步性管理，為項目建設(shè)提供完整、準確、系統(tǒng)的資料信息來源。

（二）加強對從業(yè)人員素質(zhì)和技能的培養(yǎng)。檔案工作的內(nèi)容復(fù)雜多樣且含量大，因此對人員的培訓也要從不同角度來進行。采取多種方式，因人而異，學習和理解國家有關(guān)的工程方面的知識以及各項管理技術(shù)。同時要定期進行專業(yè)知識和技能的培訓、考核，確保從業(yè)人員已經(jīng)具備了相應(yīng)的資質(zhì)條件，以便適應(yīng)更新速度較快的科學技術(shù)，提高分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力，員工還要有針對性地及時了解各項目在各個程序和環(huán)節(jié)上的任務(wù)、設(shè)備操作等，確保所掌握的知識和技能具有統(tǒng)一和連貫性，打造一支高素質(zhì)、高水準、全新的現(xiàn)代管理隊伍。另外員工要具備較強的責任心和洞察力，能夠?qū)㈨椖克婕暗闹黧w進行全面的核實和分析，以確保項目的順利實施。

五、結(jié)語

檔案管理對于電力建設(shè)項目具有重要的作用，直接影響到了該項目的質(zhì)量和建設(shè)單位的信譽以及形象。因此在新時期，檔案管理要順應(yīng)時代的要求，轉(zhuǎn)變工作模式，利用先進的科學知識和技能，實現(xiàn)信息化管理，確保檔案資料社會和經(jīng)濟價值的充分發(fā)揮。

[1]朱春梅.如何做好重點建設(shè)項目檔案的管理工作[J].經(jīng)營管理者,2014(32):288.

[2]王琪峰.做好重點建設(shè)項目工程檔案管理工作的體會[J].云南檔案,2007(5):64-65