淺談如何提升烈士陵園檔案管理效率

文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

淺談如何提升烈士陵園檔案管理效率

文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

隨著社會與科學技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活與工作也較之早前有了巨大改變，而檔案管理工作亦深受此影響，隨著社會對檔案管理工作要求的不斷增加，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已然無法滿足當代企業(yè)的發(fā)展需求。

烈士陵園；檔案管理；管理方式

對烈士陵園的檔案管理工作而言，優(yōu)質(zhì)的管理水平不僅能有效促進檔案管理工作效率的提升，同時能最大限度地滿足社會發(fā)展的需求。對此，烈士陵園的檔案管理工作，應(yīng)務(wù)必完善工作的方式方法，以確保檔案管理工作的有序開展。

一、當前烈士陵園檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升。隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對檔案管理人員提出了更高的要求。然而，目前國內(nèi)大多數(shù)烈士陵園的檔案管理人員，其文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不能滿足時代發(fā)展的要求。甚至有部分檔案管理人員，在信息化與科學化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。此外，由于國內(nèi)針對文書檔案信息進行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導致了我國的檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升。最后，部分檔案管理工作人員，因本身缺乏良好的檔案管理工作知識，加之對檔案管理工作的不熟悉，從而導致其工作效率也始終難以得到有效提升。

（二）檔案管理工作方式比較傳統(tǒng)。檔案管理工作效率的高低，除了取決于工作人員的素質(zhì)外，其工作的方式方法亦對此有著重大影響。如上文中我們提到，隨著社會的不斷發(fā)展，如今的企業(yè)已普遍實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，以降低工作人員的工作失誤并提升其工作效率，部分檔案管理人員，尤其是部分年齡偏大的員工，至今仍不懂得如何運用電腦。而部分陵園則還未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，如此必將阻礙檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理工作量逐漸增加。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的加大使得檔案管理的難度也隨之大幅增長。然而檔案管理工作人員的數(shù)量卻仍然維持原狀，這便使得員工個人不僅工作量大幅增加，其相應(yīng)的工作質(zhì)量要求也隨之提高，以至于過高的工作壓力容易使人產(chǎn)生倦怠感，進而導致工作失誤或工作效率降低等現(xiàn)象發(fā)生。

二、提升烈士陵園檔案管理效率的途徑

（一）強化科學發(fā)展觀念。檔案對任何單位而言都無疑是重要的信息資源，且該信息資源的準確與完整將直接影響到單位所制定的各項重大決策。因此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)務(wù)必對自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并要認識到檔案這種信息憑證的重要性，進而在實際的管理過程中，工作人員應(yīng)務(wù)必摒棄傳統(tǒng)落后的管理觀念，并將目光集中到當前管理工作中所存在的問題，以創(chuàng)新的服務(wù)意識來為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，檔案管理的根本目的便是為了服務(wù)社會，因而檔案管理工作也需不斷深入社會來了解各種需求信息，進而確保檔案信息的全面性和針對性。

（二）加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。當前，導致陵園的檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了管理者的不重視之外，更多的是烈士陵園目前所使用的檔案管理系統(tǒng)已逐漸無法滿足現(xiàn)代社會對檔案管理工作的需求。目前，國內(nèi)陵園所使用的檔案管理系統(tǒng)僅僅實現(xiàn)了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現(xiàn)。眾所周知，檔案管理工作其本身便有著較強的邏輯性，若能將信息技術(shù)運用至檔案管理過程，則能在極大程度上提升檔案管理工作的效率。至于信息技術(shù)與檔案管理工作中的具體運用則主要涵蓋以下幾個方面：首先是軟件的開發(fā)，雖然當前已有許多信息技術(shù)被應(yīng)用到了檔案的管理過程中，但由于缺乏有針對性的專業(yè)管理軟件，以至于許多功能都還無法實現(xiàn)，如檔案的編排、存儲以及歸檔等。其次則是應(yīng)建立一個支持信息共享的平臺，以增強檔案信息在陵園內(nèi)部的共享，并方便系統(tǒng)各組成部分隨時對檔案進行查閱，進而提升檔案的管理效率。最后則是加強對電子檔案的運用，一方面可極大地節(jié)省空間，另一方面則更方便保管，可謂一舉多得。

（三）完善相應(yīng)的制度體系。就當前的烈士陵園檔案管理工作而言，缺乏相應(yīng)的檔案管理制度是影響檔案管理水平的重要因素之一。加之相關(guān)管理者對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認知，進而導致檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好烈士陵園檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國基本國情進行合理創(chuàng)新。進而以完善的制度體系，確保檔案管理工作的有序開展。

（四）重視人員管理。現(xiàn)代社會的市場競爭終究是人才方面的競爭。因而無論國家事業(yè)單位或是私人企業(yè)，其競爭的核心均是人才，檔案管理工作亦是如此。對此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)在不斷完善檔案管理制度的同時加強對人才隊伍的建設(shè)，從而提高烈士陵園的檔案管理水平。與此同時，在用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)人才。此外，針對現(xiàn)有的檔案管理人員，陵園應(yīng)對其展開進一步的培訓，以提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進而提升其檔案管理水平。最后則是要及時解聘不合格的檔案管理人員，從而確保檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會對檔案管理工作的要求。

三、總結(jié)

總之，檔案管理工作效率的提升是一項長期且復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。對此，相關(guān)工作人員在實際的工作中，唯有不斷積累管理經(jīng)驗，并積極嘗試各種措施，如此方可促進檔案管理效率的提升。

[1]劉暢.烈士陵園檔案管理人才隊伍的建設(shè)[J].檔案天地,2017(5):41-42.

[2]劉茜,呂月華,晉冀魯.檔案管理信息化工作誤區(qū)討論[J].管理學家,2012(16):56-57.