事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究

文/山東省威海市道路運輸管理處 高娟

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究

文/山東省威海市道路運輸管理處 高娟

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對該階段的工作狀態(tài)進行及時反映和真實記錄，使單位在未來工作中繼承優(yōu)秀的經(jīng)驗結果，實現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。在信息時代背景下，許多電子技術和信息技術為事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)提供了全新的發(fā)展方向，有利于實現(xiàn)檔案管理工作的信息化創(chuàng)新發(fā)展，達到電子化檔案管理的目標。當前如何有效優(yōu)化檔案管理工作，已經(jīng)成為事業(yè)單位亟待解決的問題。本文就對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑進行分析和探究。

事業(yè)單位；檔案管理工作；優(yōu)化路徑

檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著關鍵性的作用，也是科學規(guī)范決策、任用選拔人才、落實上級政策的主要依據(jù)。隨著社會的進步與經(jīng)濟的發(fā)展，尤其是服務型政府的提出，檔案管理工作的作用愈加凸顯，直接關系到事業(yè)單位的長足發(fā)展?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存在諸多問題，如粗放式的管理方式和落后的設施設備等，嚴重制約著檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作至關重要。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

檔案管理工作的內(nèi)容包括相關資料和經(jīng)營活動情況的存檔和記錄，使企業(yè)能對相關資料進行快速查閱。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，逐漸成為事業(yè)單位經(jīng)營的重點關注方向。然而我國許多事業(yè)單位在實際發(fā)展中無法充分意識到檔案管理工作的意義，對其工作加以忽視，致使其相對滯后，所以要積極優(yōu)化和發(fā)展檔案管理工作的信息化進程。通常事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性可從如下幾點進行分析：

（一）合理配置檔案資源。事業(yè)單位在實際發(fā)展過程中，可以利用網(wǎng)絡環(huán)境和網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，加快檔案資源的數(shù)字化及網(wǎng)絡化，合理配置與科學管理信息資源，最大化利用資源。電子信息檔案的構建在檔案管理及使用中具有積極意義，可以快速提取和查詢信息，或者是遠距離操作，實現(xiàn)資源的共享。

（二）滿足時代的發(fā)展需要。在信息化社會背景下，傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)與路徑有所變化，人工的管理方式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展需求，所以事業(yè)單位的檔案管理也要實現(xiàn)信息化發(fā)展，更好地滿足時代發(fā)展要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）注重檔案管理工作。為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。領導者應該意識到檔案管理工作不是可有可無的，實施科學的決策，正確選拔人才，積極開展各項工作，繼而保證檔案管理工作的有序?qū)嵤Ｋ允聵I(yè)單位的管理者應該注重檔案管理工作，將其放在重要日程上，大力支持檔案管理工作，主動關心和關注檔案管理人員，增強人員的主動性和積極性，為檔案管理工作創(chuàng)設良好的環(huán)境。除此之外，事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的特點，構建面向檔案管理人員的考核機制，使其認識到檔案管理的作用，并以國家檔案管理各項標準體系為依據(jù)，在實踐中進行落實，實現(xiàn)檔案的標準化、規(guī)范化管理。

（二）強化檔案管理信息化建設。事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，必須要加快推進館藏檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡化進程，充分利用網(wǎng)絡和計算機等資源，將傳統(tǒng)的檔案資源轉為電子化的檔案資源，促進檔案管理的信息化發(fā)展。當然事業(yè)單位也可以借助科學先進的管理軟件，合理規(guī)劃電子文件，一體化管理檔案資源的瀏覽、提取、存儲、搜集等環(huán)節(jié)。此外，檔案管理信息化的關鍵性內(nèi)容就是利用計算機等網(wǎng)絡介質(zhì)及設備，向整個社會共享事業(yè)單位的檔案資源，或者是借助互聯(lián)網(wǎng)技術遠程控制檔案資源，全面共享檔案資源，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（三）完善檔案管理制度。要想完善事業(yè)單位的檔案管理制度，必須要做到以下幾點：1.嚴格按照檔案管理制度的要求執(zhí)行，將制約領導和員工的雙向約束性加以發(fā)揮，這是因為單位領導的行為與事業(yè)單位檔案管理制度的順利實施具有直接的關聯(lián)，且員工是檔案管理制度的主要實施者。2.事業(yè)單位應該始終堅持檔案管理制度實施的科學性及嚴肅性，以可操作性強、使用方便等為目標，將檔案管理制度的規(guī)范性、指導性加以體現(xiàn)。3.事業(yè)單位構建規(guī)章制度時，應該將本單位的特點加以彰顯，與檔案管理工作的實際相符，體現(xiàn)出科學性、合理性。

（四）加強人員的專業(yè)培訓。檔案管理人員開展工作時，必須要從事業(yè)單位的發(fā)展背景出發(fā)，同步應用現(xiàn)代優(yōu)化檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式，增強人員的業(yè)務素質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)；同時事業(yè)單位要構建切實可行的反饋機制，積極采納和聽取工作人員的意見，充分調(diào)動人員的工作創(chuàng)造性和積極性，促進檔案管理工作質(zhì)量及標準的提升。如檔案管理工作中采用輪崗管理的方式，讓檔案管理人員全面了解各崗位的職責及內(nèi)容，對自身管理職責加以明確，采用科學的管理方案，提高檔案管理工作的有效性、科學性。

三、結束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于一項系統(tǒng)而復雜的工程，涉及較強的專業(yè)性及較多的內(nèi)容，在實際工作中存在諸多問題，嚴重制約著事業(yè)單位的發(fā)展。所以事業(yè)單位應該立足實際，重視檔案管理工作，強化檔案管理信息化建設，積極完善檔案管理制度，加強人員的專業(yè)培訓。這樣才能合理使用和保管事業(yè)單位的檔案資料，優(yōu)化檔案管理工作，保證檔案管理的標準化與科學性，實現(xiàn)事業(yè)單位各項工作的有序進行，推動事業(yè)單位的發(fā)展。

[1]劉穎穎.對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務,2016(21):90.

[2]孫強.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探索[J].現(xiàn)代國企研究,2016(22):98.

[3]王麗蘋.針對我國事業(yè)單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].科技資訊,2014,12(35):210.