新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化分析

文/廣西壯族自治區(qū)平南縣人民醫(yī)院 張嘉惠

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化分析

文/廣西壯族自治區(qū)平南縣人民醫(yī)院 張嘉惠

本文從當前檔案管理工作中存在的問題入手，對當前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀加以分析，簡要介紹新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化舉措，旨在提升事業(yè)單位檔案管理水平。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化

一、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案缺損問題。無論是事業(yè)還是企業(yè)單位，都面臨著檔案缺損的問題，尤其是在實際檔案管理工作之中，由于事業(yè)單位領導和檔案管理人員對檔案管理工作不重視，使檔案管理存在一些漏洞，諸如儲存不利、收集不及時及檔案管理不當?shù)惹闆r，進而造成檔案資料缺損，對事業(yè)單位的檔案管理工作造成嚴重影響。

（二）管理制度問題。根據(jù)對檔案管理現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)在眾多事業(yè)單位之中，很少有事業(yè)單位擁有建立健全的檔案管理制度，由于沒有規(guī)范制度的約束，造成檔案管理工作的開展缺乏規(guī)范性，導致實際工作存在諸多漏洞。另一方面，因為檔案管理制度的缺失，致使事業(yè)單位檔案管理崗位設置不合理，甚至一些事業(yè)單位檔案管理人員存在一人多崗的現(xiàn)象，使管理人員的精力被分散，從而難以發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢和功能。

（三）管理人員問題。由于一些事業(yè)單位管理層忽視檔案管理工作，對檔案管理工作的認識不準確，認為檔案管理工作的技術性較低，因此缺乏對從業(yè)人員的管理，這種錯誤的認知導致檔案管理人員工作技能和水平難以提升。另外，在日常管理工作中，沒有制定檔案管理人員培養(yǎng)計劃，使從業(yè)人員無法掌握先進的檔案管理技能，對事業(yè)單位檔案管理造成不利影響。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對策

（一）完善檔案管理工作制度。從宏觀角度來看，國家相關部門應對檔案管理重要性進行普及和宣傳，使得事業(yè)單位能夠重視規(guī)范檔案管理工作，在具體操作過程中，利用電視、網絡、報紙、雜志等媒體來進行宣傳性教育，使得事業(yè)單位能夠了解到檔案管理在市場競爭中的重要性。完善、健全的規(guī)范制度是開展各項工作的首要前提，檔案管理工作也不例外，為了提升檔案管理工作的規(guī)范性，首先應建立健全的檔案管理工作制度，應根據(jù)自身的實際情況，并結合事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標，建立切實有效的規(guī)范化檔案管理制度。值得重視的是檔案信息保密工作，并制定檔案信息權限管理機制，確保檔案信息管理在安全可靠的環(huán)境中得以發(fā)展。在完善檔案管理工作制度的基礎上，應加大制度規(guī)范的執(zhí)行力，使檔案信息管理工作能夠有序開展，從而提升檔案管理工作的規(guī)范化水平。

（二）提升檔案管理人員水平。打造一支高素質、高水平的檔案管理隊伍，是保障檔案管理工作順利發(fā)展的重要因素。首先，嚴格控制事業(yè)單位檔案管理人員的錄用情況，在從業(yè)人員甄選方面，應著重了解應聘人員的實際工作能力，并根據(jù)其過往工作經驗加以分析，挑選具備高超工作能力的人員參加事業(yè)單位檔案管理工作。另外，還應加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓力度，定期開展各項教育培訓，將先進的檔案管理知識傳授給在職人員，從而提升檔案管理人員水平。在具體操作方面，應采用“長期培養(yǎng)+短期培養(yǎng)”模式，長期培養(yǎng)主要是針對檔案管理人員的綜合能力加以培訓，以戰(zhàn)略發(fā)展目標作為導向，使檔案管理人員能夠不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，促進檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展；短期培養(yǎng)是對長期培養(yǎng)模式加以補充，在充分了解檔案管理人員實際情況的基礎之上，根據(jù)人員的實際問題來開展有針對性的培養(yǎng)，通過長、短期相結合的方式來培養(yǎng)員工的專業(yè)技能和檔案管理水平，能夠促使事業(yè)單位檔案管理工作進步和提升。

（三）創(chuàng)新新型檔案管理方法。隨著信息技術與計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術來管理事業(yè)單位檔案，能夠確保檔案管理的實效性，同時提升事業(yè)單位檔案的利用率。因此，事業(yè)單位應重視新型檔案管理方法，應在硬件上保障檔案管理信息化發(fā)展，根據(jù)事業(yè)單位實際情況來配備專業(yè)的硬件設備和軟件系統(tǒng)，進而鼓勵檔案管理人員在現(xiàn)行工作方法的基礎之上進行創(chuàng)新，及時了解世界先進的檔案管理技術和手段，進而采用先進、科學、合理的方式來進行檔案管理，通過計算機來整理事業(yè)單位檔案，并利用計算機系統(tǒng)加以數(shù)據(jù)計算和分析，從而得出相關結果，使事業(yè)單位能夠根據(jù)檔案分析結果來調整生產、經營、管理目標，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

三、結束語

綜上所述，檔案信息是事業(yè)單位發(fā)展的重要參考因素，因此應重視檔案信息管理工作，通過完善檔案管理工作制度、提升從業(yè)人員水平、創(chuàng)新檔案管理方法等方式來確保檔案信息管理規(guī)范化，從而推動事業(yè)單位健康穩(wěn)定地發(fā)展。

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