信息時代檔案管理工作創(chuàng)新分析

文/佛山市禪城區(qū)公有資產(chǎn)管理辦公室 梁婉靖

信息時代檔案管理工作創(chuàng)新分析

文/佛山市禪城區(qū)公有資產(chǎn)管理辦公室 梁婉靖

檔案管理工作是信息資源管理的重要組成部分，做好其工作對我國全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興具有重大戰(zhàn)略意義。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們已經(jīng)步入了信息時代，我們隨時隨地都可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲得海量信息。在這樣一個背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展要求，研究分析如何在信息時代進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)成了當(dāng)務(wù)之急。

信息時代；檔案管理工作；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，我們可以很方便地通過手機(jī)、電腦等互聯(lián)網(wǎng)工具在線獲得海量信息，這對信息化檔案管理工作的發(fā)展提供了必要的條件，因此開展信息技術(shù)和檔案管理工作相的融合研究已經(jīng)成為檔案管理工作者的當(dāng)務(wù)之急。如果我國想實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，這是必經(jīng)之路。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作，對提高檔案管理工作效率，有極大的促進(jìn)作用，并能極大減少檔案管理投入的人力、物力、財(cái)力，可謂一舉多得。研究信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新，是時代賦予我們的艱巨任務(wù)，我們一定要做好。

一、信息時代背景下檔案管理工作的簡單介紹

信息化檔案管理工作，是指將檔案管理技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等有機(jī)結(jié)合在一起，通過計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行搜集、整理、修改、儲存工作，利用信息技術(shù)來提高檔案管理工作的效率。信息時代的到來，為檔案管理工作帶來了一場數(shù)字化的革命。信息時代檔案管理工作要注意下面幾項(xiàng)內(nèi)容：1.建立信息化的檔案管理平臺，使各類企業(yè)、部門、單位都可以方便地通過互聯(lián)網(wǎng)來對檔案進(jìn)行管理。2.因?yàn)樾畔r代的到來，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變化，因此政府部門一定要建立相應(yīng)的法律法規(guī)，不給不法分子可乘之機(jī)。3.如果要實(shí)現(xiàn)高效的現(xiàn)代檔案管理，那么一定要集中建設(shè)各類檔案管理中心，它可以進(jìn)一步降低檔案管理成本，讓檔案管理更規(guī)范化。4.還要注重對檔案管理軟件的開發(fā)，讓檔案管理更便捷、更可靠、更高效。

二、信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新分析

信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的變革，因此我們首先要改變檔案管理理念。我們要擺脫以往注重保管的管理方式，同時要積極利用不斷發(fā)展的信息技術(shù)，還應(yīng)該積極開發(fā)檔案的價值，讓其產(chǎn)生更大的作用。我們還要積極開發(fā)更好的管理技術(shù)，把檔案管理工作進(jìn)一步做細(xì)、做精、做強(qiáng)，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

我們要有效利用高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，發(fā)展高效的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺。傳統(tǒng)的檔案管理通常由專門的部門和專門的人員從事，工作效率不高，經(jīng)常發(fā)生檔案遺失事件，而且檔案儲存還占有大量的空間。如果我們可以開發(fā)出高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，那么對其查詢和下載是一件非常容易的事情。由于它采用了大規(guī)模的集中管理模式，因此對其管理將變得十分高效，只需少數(shù)人員就可以管理海量檔案信息，這大大降低了檔案管理的成本。我們還可以采用高效的計(jì)算機(jī)智能檔案管理模式，這無疑將更進(jìn)一步提高檔案管理效率、進(jìn)一步降低檔案管理出錯率、大大降低工作人員的工作強(qiáng)度。

我們還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，將容易遺失、損壞、占用空間大的檔案變成電子數(shù)字檔案，這不僅大大方便了對檔案的儲存，更方便了對檔案的管理和利用。我們還應(yīng)以此為基礎(chǔ)，建立新型的信息管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)其與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，不斷開發(fā)和利用檔案的價值，讓檔案在未來世界發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用。

要建立標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的檔案管理體系。檔案應(yīng)該統(tǒng)一由信息化檔案中心進(jìn)行管理，它們負(fù)責(zé)每一份檔案的錄入、管理、轉(zhuǎn)接工作，整個過程應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、智能化，這樣不僅使得檔案管理更加高效，也使得檔案管理更加有序，使每一份檔案都能得到跟蹤，防止檔案遺失事件的發(fā)生。

任何一項(xiàng)事物的誕生都有其雙面性，信息技術(shù)給檔案管理工作帶來了高效、方便、快捷，但是網(wǎng)絡(luò)安全卻是我們不能忽視的。信息時代檔案管理應(yīng)用了很多虛擬檔案，這給不法網(wǎng)絡(luò)黑客帶來了可乘之機(jī)。由于有些檔案涉及國家和個人的機(jī)密，一旦被竊取就會給有關(guān)人員、部門帶來很大的損失。因此我們一定要做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全工作，積極開發(fā)防網(wǎng)絡(luò)盜竊技術(shù)，最大程度保證檔案相關(guān)者的利益。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時代的到來，加強(qiáng)檔案的信息化管理，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，目前這方面的工作還存在很大的不足，還有大量檔案采用傳統(tǒng)的管理模式，管理效率十分低下。因此我們一定要加大檔案管理工作創(chuàng)新研究力度，讓檔案管理工作更加高效，讓檔案發(fā)揮出更大的價值。同時我們還應(yīng)該大力推廣檔案管理工作信息化，讓其功用真正惠及每一個普通百姓。

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