加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理策略分析

文/山西省忻州市五寨縣委組織部黨代表聯(lián)絡(luò)站 范艷玲

加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理策略分析

文/山西省忻州市五寨縣委組織部黨代表聯(lián)絡(luò)站 范艷玲

干部人事檔案是對(duì)干部人事的個(gè)人信息、業(yè)績(jī)表現(xiàn)以及學(xué)歷信息，還有工作能力等諸多方面的記錄，更是企事業(yè)單位對(duì)干部進(jìn)行提拔時(shí)的重要參考，能夠有效提高干部信息的利用率和完整性，從而提高干部人事檔案信息系化管理水平，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。所以，本文主要分析當(dāng)前干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，分析干部人事檔案信息化管理的重要性，并且針對(duì)檔案信息化管理存在的問題提出針對(duì)性解決對(duì)策。

人事檔案；管理；信息化

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢。對(duì)干部人事的紙質(zhì)檔案實(shí)施信息化處理，需要將檔案上的所有內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，方便管理人員及相關(guān)工作人員通過管理系統(tǒng)檢索干部人事信息，可以更加便捷地把所需要查詢的內(nèi)容信息快速地找出來，無須從上千份人事檔案當(dāng)中耗費(fèi)大量的時(shí)間將所需要的檔案調(diào)取出來，不但將大量的檔案查詢時(shí)間節(jié)省下來，還在很大程度上提高了檔案的查詢便利性。針對(duì)干部人事檔案，可以采取信息化管理，以提高檔案管理水平的同時(shí)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化和檔案管理智能化，全面提升了廣大工作人員的工作效率，同時(shí)也節(jié)省了很多人力、物力。

（二）規(guī)范了檔案管理。第一，檔案管理工作人員一定要依照檔案信息化管理要求，對(duì)干部人事檔案信息內(nèi)容按照檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范以及要求進(jìn)行填寫。第二，要不斷規(guī)范檔案信息填寫的字體、內(nèi)容及格式等，以提高干部人事檔案管理信息化水平及智能化水平，不但解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的字跡模糊問題，還有效彌補(bǔ)了格式不統(tǒng)一和內(nèi)容不全面等不足。第三，檔案管理人員必須結(jié)合技術(shù)的相關(guān)要求，不定時(shí)對(duì)干部人事檔案信息作出數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)遷移，進(jìn)一步提升干部人事的檔案信息使用效率。

（三）檔案保存更安全。傳統(tǒng)的紙張檔案因?yàn)槭芨鞣N外部環(huán)境的影響，如下雨導(dǎo)致紙張潮濕，致使字跡模糊、紙張損壞等問題發(fā)生，所以必須保存在特殊濕度的環(huán)境中使檔案不會(huì)受到損壞，這意味著檔案管理人員要隨時(shí)注意防潮、檔案書寫筆墨材料和紙張質(zhì)量，以避免潮濕環(huán)境、低質(zhì)量筆墨材料及紙張?jiān)黾訖n案損壞發(fā)生率。實(shí)施信息化管理，不但能夠?qū)n案信息采取數(shù)字化處理，還可以對(duì)其進(jìn)行加密，即可以通過密碼設(shè)置來提高檔案獲取的難度，從而提高檔案的安全性，同時(shí)還可以通過信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案進(jìn)行定期性升級(jí)，然后保存到云端，保障了檔案信息的安全。

二、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的措施

（一）建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。第一，積極利用現(xiàn)代化高科技技術(shù)對(duì)檔案的錄入形式、內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，以保證檔案的完整性、統(tǒng)一性及標(biāo)準(zhǔn)性，例如對(duì)信息化檔案制定嚴(yán)格的使用權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定哪些人員有權(quán)閱讀和調(diào)用干部人事檔案信息。第二，完善干部人事檔案信息內(nèi)容真實(shí)性審核標(biāo)準(zhǔn)體系，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，對(duì)可能已經(jīng)更改的檔案信息進(jìn)行校對(duì)。因此，創(chuàng)建完善的信息化檔案管理體系，制定嚴(yán)格的電子檔案真實(shí)性審核制度，保證檔案的真實(shí)性至關(guān)重要。

（二）健全檔案信息的安全保障體系。第一，檔案管理人員一定要按照國(guó)家相關(guān)法律制度，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行信息化管理及安全保護(hù)，遵照國(guó)家規(guī)定對(duì)干部人事檔案實(shí)施多層防護(hù)，確保檔案信息不泄露。其二，采取先進(jìn)的現(xiàn)代高科技技術(shù)，提高干部人事檔案管理信息化及智能化，因?yàn)樾畔⒒芾砑爸悄芑芾砟軌驅(qū)n案進(jìn)行加密處理，例如可以利用人像識(shí)別、數(shù)字字母、眼球識(shí)別、指紋識(shí)別等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密，同時(shí)還可以通過病毒防護(hù)、安全審計(jì)和防火墻等技術(shù)來提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，有效保障干部人事檔案信息的有效性以及安全性。其三，安排制定人員對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)做好日常管理，加強(qiáng)日常維護(hù)以及數(shù)據(jù)信息遷移保護(hù)工作，確保信息不遺漏。其四，健全檔案信息安全保障制度，尤其是要對(duì)干部人事檔案泄露等類型的事件進(jìn)行嚴(yán)密處理，嚴(yán)格追查連帶責(zé)任人的責(zé)任，創(chuàng)建完善的預(yù)警機(jī)制，有效彌補(bǔ)因檔案泄密導(dǎo)致的損失，將檔案信息泄露的損失降到最低。

（三）建立比較完善的檔案信息監(jiān)管機(jī)制。第一，為了進(jìn)一步保障我國(guó)干部人事檔案信息的完整性、安全性以及有效性等等，需要通過創(chuàng)建健全的檔案信息監(jiān)管機(jī)制的辦法加強(qiáng)檔案管理的有效性。第二，相關(guān)單位根據(jù)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，利用信息技術(shù)和結(jié)合檔案信息管理實(shí)際需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理性調(diào)用、閱讀、記錄和檢測(cè)，并且還需要定期對(duì)檔案信息管理的情況作出例行檢查，對(duì)于一切違反有關(guān)制度的行為都應(yīng)該從重處理，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，保障干部人事檔案信息管理的安全性以及有效性。

三、總結(jié)

總而言之，干部人事檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了諸多便利之處，提高了檔案管理人員的工作效率，同時(shí)在一定層面上保障了人事檔案信息的安全性。但不可否認(rèn)的是干部人事檔案在實(shí)現(xiàn)信息化管理時(shí)仍然出現(xiàn)了一些問題，如檔案信息泄露、信息病毒等問題，所以需要采取及時(shí)有效的措施和建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度來保障干部信息化檔案的安全性。

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