人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理研究

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理研究

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案是人事管理工作中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。近些年，由于科技的發(fā)展，企事業(yè)單位的發(fā)展都異常迅速，所以人事檔案管理中有些制度已經(jīng)明顯落后于發(fā)展，我們要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整改革。本文對(duì)人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行了研究。

人事檔案；安全；管理

一、前言

人事檔案就是個(gè)人經(jīng)歷和特長(zhǎng)的表現(xiàn)，是個(gè)人的履歷等資料。是企事業(yè)單位考察人才時(shí)的文件資料。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，企事業(yè)單位各項(xiàng)制度都在不斷地完善，人事制度也要在發(fā)展改革中合理地調(diào)整以更好地適應(yīng)企事業(yè)單位及市場(chǎng)的發(fā)展。傳統(tǒng)的人事檔案有很多不足之處，比如管理制度、方式等等。所以，要對(duì)人事檔案管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究，努力去完善這些不足。

二、 人事檔案管理流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)

時(shí)代在發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在進(jìn)步。市場(chǎng)形勢(shì)也發(fā)生了很大的改變，人事制度也要進(jìn)行相應(yīng)的改革調(diào)整，以更好地適應(yīng)我們現(xiàn)在的市場(chǎng)環(huán)境。在現(xiàn)行環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式有的已經(jīng)落后，使得人事檔案管理出現(xiàn)了很多問(wèn)題，需要我們及時(shí)解決。

（一）人事檔案的材料內(nèi)容質(zhì)量不高。現(xiàn)在人事檔案的質(zhì)量，有量無(wú)質(zhì)，其可用價(jià)值極低，人事檔案的材料內(nèi)容重視形式，輕實(shí)質(zhì)內(nèi)容；內(nèi)容上流水般記錄個(gè)人經(jīng)歷的多，能表現(xiàn)個(gè)人專業(yè)水準(zhǔn)、業(yè)務(wù)能力的少；有些檔案上居然只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)……其內(nèi)容質(zhì)量極差，有用的信息太少，通過(guò)這些檔案無(wú)法對(duì)一個(gè)人的情況進(jìn)行公正、全面的了解。還有我們的管理審查工作不到位，負(fù)責(zé)檔案管理的人缺乏責(zé)任心，也使得人事檔案的內(nèi)容不真實(shí)的情況越來(lái)越嚴(yán)重，讓人事工作、人事檔案管理環(huán)節(jié)的作用大打折扣。

（二）人事檔案的管理工作不規(guī)范導(dǎo)致檔案損壞。人事檔案整理歸檔之后，會(huì)對(duì)其進(jìn)行很多次重復(fù)的查看。因?yàn)槿耸聶n案的數(shù)量大，在查找時(shí)，所耗時(shí)間特別長(zhǎng)，有時(shí)候是幾小時(shí)，有時(shí)候是一天甚至更長(zhǎng)時(shí)間，既花費(fèi)大量時(shí)間，又浪費(fèi)了很多精力。人事檔案資料管理中，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行備份，如果出現(xiàn)一些意外，那原始檔案就會(huì)丟失、損壞，但是要想恢復(fù)就很困難。就算沒(méi)有意外事件，紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存，其紙質(zhì)和字跡也會(huì)發(fā)生變化，也會(huì)使原始檔案內(nèi)容損壞。人事檔案會(huì)被反復(fù)查看，對(duì)原件會(huì)造成一些受損，增加了管理的難度，有些檔案時(shí)間較長(zhǎng)，而且材質(zhì)很差，已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行查詢及翻閱了，如果直接查詢翻閱，會(huì)讓檔案遭到毀滅性的破壞。

（三）檔案的整理工作不到位。整理人事檔案是一項(xiàng)需要較強(qiáng)技術(shù)性的工作，把個(gè)人信息歸檔成冊(cè)看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上也需要細(xì)致的工作態(tài)度。而很多檔案管理者更重視政治任務(wù)，而對(duì)自己的業(yè)務(wù)不是特別重視。有些單位在檔案整理工作上做得不到位，材料散亂，缺乏有效細(xì)致的整理，有的單位人事確實(shí)已經(jīng)歸檔成冊(cè)，可分類處理工作根本沒(méi)做，降低了檔案的利用率。

三、加強(qiáng)人事檔案信息化安全的策略

（一）加大投資，完善軟硬件設(shè)施。單位要把信息化安全充分地重視起來(lái)，劃撥專項(xiàng)的資金，而且對(duì)專項(xiàng)資金進(jìn)行科學(xué)管理，?？顚Ｓ?。人事檔案管理的硬件設(shè)備要很大的資金支持，包括前期的購(gòu)買和后期的更新維護(hù)，如果資金支持不到位，設(shè)備就跟不上，隨之而來(lái)的安全問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)。現(xiàn)在，很多單位的人事檔案管理信息化系統(tǒng)中的信息網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備還不是很成熟，有些單位的人事管理設(shè)備已經(jīng)非常落后、老化，人事檔案管理信息的安全受到這些因素的影響，會(huì)有問(wèn)題出現(xiàn)，所以，單位要加強(qiáng)人事檔案管理信息的硬件設(shè)施，對(duì)其提供資金支持。

（二）讓人事檔案信息化管理系統(tǒng)更加完善。要保障人事檔案系統(tǒng)的安全，就要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的管理，讓管理制度化、程序化。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，需要對(duì)安全加強(qiáng)防范，建立防止黑客侵入的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，制定合理的管理制度，這樣保障了單位內(nèi)部查閱信息時(shí)的安全性。在人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，需要制定個(gè)人計(jì)算機(jī)并規(guī)范其操作。人事檔案管理時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行分類，在人事檔案管理系統(tǒng)中把檔案按照安全性與保密性來(lái)分類，對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的管理。

（三）人事檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)?！盎畹嚼?，學(xué)到老?！边@句話應(yīng)該是人事檔案管理人員對(duì)專業(yè)學(xué)習(xí)的態(tài)度，讓自己不斷地提升，增長(zhǎng)知識(shí)面，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，讓自己有更強(qiáng)的綜合素質(zhì)。我們的單位要為人事檔案管理人員創(chuàng)造更好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。第一，對(duì)人事檔案管理人員的政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)要同樣重視，需要人事檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，在工作中不斷創(chuàng)新優(yōu)化自己的工作。第二，對(duì)人事檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)也不能放松。人事檔案管理人員可以接觸到許多的檔案，就要求其有良好的職業(yè)道德，對(duì)保密工作認(rèn)真對(duì)待執(zhí)行，單位對(duì)其職業(yè)道德培訓(xùn)也要重視，以增加從業(yè)人員的責(zé)任感。第三，單位要為人事檔案管理人員提供一些其他的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，以增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，比如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的培訓(xùn)等，讓檔案管理人員不但有過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)，同時(shí)對(duì)周邊的知識(shí)也有一定的掌握，這樣可以更好地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

企事業(yè)單位的發(fā)展，離不開人才的建設(shè)。所以人才檔案的管理工作就很重要，首先就應(yīng)該保障其安全性。我們要跟隨時(shí)代的腳步，調(diào)整改進(jìn)一些現(xiàn)在人才檔案管理工作中存在的問(wèn)題。讓人才檔案的管理工作能更加科學(xué)合理，助力企事業(yè)單位的發(fā)展騰飛。

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