傳染病醫(yī)院辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)與培養(yǎng)途徑

文/廣西艾滋病臨床治療中心（南寧） 南寧市第四人民醫(yī)院辦公室周祖瓊 韋進(jìn)新 楊修凱 黃雅婷 唐欷柯（通訊作者）

傳染病醫(yī)院辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)與培養(yǎng)途徑

文/廣西艾滋病臨床治療中心（南寧） 南寧市第四人民醫(yī)院辦公室周祖瓊 韋進(jìn)新 楊修凱 黃雅婷 唐欷柯（通訊作者）

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院的“樞紐”部門，在整個醫(yī)院運(yùn)營當(dāng)中有著舉足輕重的作用，醫(yī)院辦公室人員素質(zhì)則是整個“樞紐”運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。本文結(jié)合醫(yī)院辦公室的工作特點(diǎn)，提出醫(yī)院辦公室人員應(yīng)具備的政治思想、公文處理能力、心理、身體四大素質(zhì)，并針對不同素質(zhì)提出了不同的培養(yǎng)途徑。

政治思想；公文寫作；奉獻(xiàn)；健康

當(dāng)前，新醫(yī)改在不斷深化，對醫(yī)院的行政管理能力也提出了更高的要求，醫(yī)院辦公室作為整個醫(yī)院管理系統(tǒng)的重要樞紐，承擔(dān)著醫(yī)院信息的上傳與下達(dá)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策等功能，體現(xiàn)著醫(yī)院的整體管理水平與形象，醫(yī)院辦公室人員在這個崗位上扮演著重要的角色，其素質(zhì)直接影響著整個樞紐運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量與效率。因此，辦公室人員應(yīng)具備哪些素質(zhì)以及如何提高，成為問題的關(guān)鍵。

一、醫(yī)院辦公室工作的特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室的基本職能就是把醫(yī)院內(nèi)部的各個部門串系起來，形成一個“運(yùn)行整體”，從而保證醫(yī)院目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院辦公室的工作包括信息傳遞、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)行政決策、全院科室協(xié)調(diào)管理、突發(fā)事件處理、醫(yī)院形象的“窗口”等。其中，文件的上傳、下達(dá)是辦公室工作的主要職責(zé)之一。作為連接醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與各科室之間的信息傳輸?shù)摹爸袠小辈块T，醫(yī)院內(nèi)部每天會有大量的辦公文件需要從不同的科室上傳至醫(yī)院辦公室來進(jìn)行匯總，然后傳遞給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，再通過辦公室將領(lǐng)導(dǎo)的反饋信息傳達(dá)至各科室；在院外，上級部門的公文需要通過辦公室進(jìn)行接收，向上級部門匯報工作時，也需要通過辦公室來進(jìn)行統(tǒng)一上報。在信息的傳遞過程中，一旦醫(yī)院辦公室的信息轉(zhuǎn)達(dá)出現(xiàn)錯誤，將會造成嚴(yán)重的后果。

二、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）政治思想素質(zhì)。政治思想素質(zhì)是辦公室人員的最基本、最首要的素質(zhì)。醫(yī)院辦公室平時所接觸到的文件，有許多屬于醫(yī)院內(nèi)部涉密文件，不能對外公開，這就要求辦公室人員有較強(qiáng)的保密意識和政治素質(zhì)。實(shí)際工作中，由于辦公室人員對文件的保密意識不夠，把需要保密的文件放在辦公室顯而易見的位置，由于辦公室每天人員流量大，導(dǎo)致文件信息泄露，造成嚴(yán)重后果。

（二）綜合能力素質(zhì)。1.公文寫作能力。公文寫作是辦公室工作的重要部分，是每天都要經(jīng)歷的事務(wù)。辦公室工作覆蓋面寬，業(yè)務(wù)項(xiàng)目多，工作要求高，諸如通訊報道、領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、年度總結(jié)和計(jì)劃等，不但要求工作人員有扎實(shí)的文字基本功，更需要他們對時事新聞以及醫(yī)院各科室的動態(tài)有足夠的掌握。因此，辦公室人員不僅需要具備較寬的知識面和專業(yè)技能基礎(chǔ)，比如文秘工作，需要相當(dāng)?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记?，還需要對當(dāng)前的時事政治、法律法規(guī)、行政管理等方面的知識都有一定的掌握。2.協(xié)調(diào)管理能力。所謂協(xié)調(diào)管理能力，是指決策過程中的協(xié)調(diào)指揮才能。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的行政決策是醫(yī)院辦公室區(qū)別于其他醫(yī)院行政管理科室的重點(diǎn)特征之一。除日常的信息轉(zhuǎn)達(dá)外，醫(yī)院辦公室還參與各種制度的制訂和頒布，許多重要文件的初稿都由辦公室工作人員來撰寫完成，因此，辦公室人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的行政決策中，起著重要作用。此外，醫(yī)院辦公室還承擔(dān)著協(xié)調(diào)不同科室之間工作的職能，各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)管理、統(tǒng)籌安排，猶如一臺大型機(jī)器的“中轉(zhuǎn)軸”，其他部位的工作都需要通過“中轉(zhuǎn)軸”來中轉(zhuǎn)或下達(dá)指令。3.應(yīng)急管理能力。應(yīng)急管理是院辦工作的重要組成部分，而應(yīng)急能力則是每一個院辦工作人員應(yīng)該具有的素質(zhì)。由于傳染病醫(yī)院的特殊性，具有疾病發(fā)生的突發(fā)性與不可預(yù)知性等特點(diǎn)，醫(yī)院辦公室也必須具備處理突發(fā)性事件的能力。如在節(jié)假日或下班時間上級領(lǐng)導(dǎo)臨時下發(fā)緊急文件通知，醫(yī)院內(nèi)部臨時發(fā)生醫(yī)院糾紛、患者投訴、信訪等，需要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便更快地解決問題。作為一名醫(yī)院辦公室工作人員，必須具備突發(fā)事件的處理能力，隨時保持工作狀態(tài)，提高警惕，以應(yīng)對突發(fā)事件的發(fā)生。

（三）心理素質(zhì)。心理素質(zhì)是以生理素質(zhì)為基礎(chǔ)，在實(shí)踐活動中通過主體與客體的相互作用， 而逐步發(fā)展和形成的心理潛能、能量、特點(diǎn)、品質(zhì)與行為的綜合。繁雜、瑣碎、高強(qiáng)度的辦公室工作，雖苦卻不易出成績，尤其是在以業(yè)務(wù)為主的單位，辦公室人員的苦楚常常被忽視。在這樣的環(huán)境下，部分人員因?yàn)閾?dān)心做不好或者做錯而受到領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備，容易引起消極的工作態(tài)度和抑郁的情緒。因此，辦公室人員的必須具備過硬的心理素質(zhì)，認(rèn)真對待每一件事情，做錯事情也不能氣餒，認(rèn)真檢查原因，及時改正，挽回?fù)p失。此外，部分辦公室人員是由一線臨床科室的護(hù)士專業(yè)退下來而到辦公室來工作，年齡大、紀(jì)律散漫等問題突顯，在工作當(dāng)中不緊不慢，拖拖拉拉，不講速度，人員精神面貌萎靡不振，沒有進(jìn)取之心，不積極主動地承辦工作，遇事拖沓，辦事推諉，這樣的工作態(tài)度也直接影響著整個辦公室工作的正常展開。

（四）身體素質(zhì)。醫(yī)院辦公室工作除了日常的工作之外，經(jīng)常要處理一些臨時性、突發(fā)性、偶然性的事情，加班加點(diǎn)更是常事，伏案、加班、熬夜是辦公室人員的工作常態(tài)。辦公室工作是一種腦體復(fù)合型勞動。長期的超負(fù)荷工作使身體狀況從健康轉(zhuǎn)為亞健康，最終變?yōu)榧膊　Ｔ陂L期從事辦公室工作的人員中，90%的人時常感覺身體不適，有的甚至年紀(jì)輕輕已渾身是病，因此，健康的體魄是完成工作的首要前提。

三、醫(yī)院辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)的途徑

（一）堅(jiān)定思想、定期培訓(xùn)。加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，堅(jiān)定正確的政治方向，樹立正確的人生觀和價值觀，才能促進(jìn)政治思想素質(zhì)的提高。在日常工作中，定期組織辦公室人員一起共同學(xué)習(xí)黨的最新政治理念，提高思想政治覺悟，經(jīng)常開展批評與自我批評，讓每個辦公室人員都有堅(jiān)強(qiáng)的黨性原則和法制觀念，保持清醒的頭腦，奉公守法，品行端正，抵得住各種誘惑，杜絕一切謀私利的行為，真正做到服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

（二）飽讀詩書，熟能生巧。辦公室新進(jìn)人員可從檔案整理工作做起，在整理檔案過程中可對常見公文、單位工作重點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，隨后便嘗試套用范文或借鑒模仿前輩的優(yōu)秀文章而漸漸入門。此外堅(jiān)持每日閱讀黨報黨刊、關(guān)注時事政治，這是一個漫長的積累過程，也是“爛筆頭”變“筆桿子”的必經(jīng)之路，“逆水行舟，不進(jìn)則退”。除了做好日常的工作之外，深入學(xué)習(xí)管理專業(yè)知識，鼓勵自己向有學(xué)術(shù)能力的衛(wèi)生管理人才邁進(jìn)。同時，積極參加各類職稱及非本專業(yè)類的考試，通過以考促學(xué)的方式拓寬知識面，抱著歸零的心態(tài)體驗(yàn)知識的獲得感，將所學(xué)管理知識運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中。

（三）端正態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)。熱愛自己的職業(yè)與崗位，辦公室新手才能點(diǎn)燃工作激情，盡早適應(yīng)工作環(huán)境。在“因熱愛而堅(jiān)持，因堅(jiān)持而成長，因成長而倍加熱愛”的良性循環(huán)中盡心盡力工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)與同事的認(rèn)可。忠誠于自己的職業(yè)與崗位，力求做好職責(zé)范圍內(nèi)的每件事情，“一個人若沒有熱情，他將一事無成，而熱情的基點(diǎn)正是責(zé)任心”。有能力的人缺乏責(zé)任心做事只能稱之為“做完了一件事”，而不能稱之為“做好了一件事”?！案十?dāng)綠葉，默默奉獻(xiàn)”作為精神食糧，以富足的心態(tài)實(shí)現(xiàn)自我價值。

（四）堅(jiān)持鍛煉，注重健康。身體是革命的本錢，沒有健康的體魄，又何談全身心投入工作。作為辦公室人員，要保持身體健康的意識，平衡工作、休息與運(yùn)動三者之間的關(guān)系。堅(jiān)持每周適量運(yùn)動、戒煙限酒，如在辦公室人員之間制訂運(yùn)動激勵機(jī)制，相互促進(jìn)；合理膳食、均衡營養(yǎng)，保證辦公室人員的基本營養(yǎng)供給，讓身體保持健康與活力，能夠在確保高效完成日常工作的同時迎接更高強(qiáng)度的任務(wù)挑戰(zhàn)。習(xí)近平總書記在《辦公廳工作要做到“五個堅(jiān)持”》一文中，對秘書人員提出“堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格、堅(jiān)持高度自覺的大局意識、堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神、堅(jiān)持廉潔自律的道德操守”總體要求。作為一名醫(yī)院辦公室人員，在平時的工作中，不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)、吸收各方面的知識，多讀書、多觀察、多實(shí)踐、多總結(jié)、多分析；不斷了解和掌握醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)改革的發(fā)展方向和趨勢；不斷提高自己分析問題，在實(shí)踐中提高自己，終將達(dá)到“五個堅(jiān)持”的境界，成為一名優(yōu)秀的辦公室工作人員。

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南寧市科學(xué)研究與技術(shù)開發(fā)計(jì)劃項(xiàng)目：廣西AIDS臨床醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)中心及相關(guān)建設(shè)的研究（201109047C）】