小議基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施

文/山西省孝義市大孝堡鄉(xiāng)衛(wèi)生院 任秀峰

小議基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施

文/山西省孝義市大孝堡鄉(xiāng)衛(wèi)生院 任秀峰

基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)指社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心和站點(diǎn)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院和村衛(wèi)生室，主要向居民提供基本公共衛(wèi)生服務(wù)和基本醫(yī)療服務(wù)。然而，基層衛(wèi)生院因受條件的限制，無(wú)法形成完整的管理體系，對(duì)檔案管理也缺乏一定的認(rèn)識(shí)。本文針對(duì)基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題做出以下分析，有利于基層衛(wèi)生院檔案管理制度的建立和措施的改進(jìn)，促進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的發(fā)展。

基層衛(wèi)生院；檔案管理；醫(yī)療發(fā)展

在基層衛(wèi)生院中，檔案記錄了醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)從事醫(yī)療、衛(wèi)生保健、健康教育、藥品和衛(wèi)生管理的信息記錄，它以不同形式特征體現(xiàn)，具有政策性、保密性以及專業(yè)性。同時(shí)部分基層衛(wèi)生院醫(yī)療條件和水平依舊處于落后階段，檔案管理可以將病人就診時(shí)間、目的、病情、診斷方法和治療效果進(jìn)行詳細(xì)記錄，有利于今后類似病情的判斷和確診，促進(jìn)當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機(jī)構(gòu)病人診斷效果。因此，完善基層衛(wèi)生院的檔案管理工作，可推動(dòng)基層醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，方便群眾。

一、基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。我國(guó)在醫(yī)療管理制度方面，沒有形成完整的管理制度和責(zé)任劃分，導(dǎo)致在基層衛(wèi)生院中也沒有形成整體、統(tǒng)一的管理制度，造成部分地區(qū)形成各自的檔案管理模式。有的基層衛(wèi)生院甚至沒有檔案管理制度，對(duì)醫(yī)療部門的信息統(tǒng)計(jì)工作造成了難度，阻礙基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。

（二）缺乏檔案管理技術(shù)。基層衛(wèi)生院的規(guī)模都比較小，在醫(yī)療設(shè)施和醫(yī)療制度上無(wú)法形成完整的管理體系，因此，無(wú)法形成相應(yīng)的檔案管理，缺乏檔案管理的設(shè)備和技術(shù)支持。部分衛(wèi)生院即使具備一定的檔案管理設(shè)施，但與醫(yī)院相比，設(shè)施更新速度較慢，設(shè)施投入較少，就會(huì)影響檔案管理發(fā)展。同時(shí)，基層衛(wèi)生院也沒有固定的檔案室，許多機(jī)構(gòu)的檔案隨意放置，受環(huán)境和天氣影響，檔案就會(huì)出現(xiàn)防霉、蟲蛀等現(xiàn)象，不僅影響了檔案管理，也會(huì)導(dǎo)致許多相關(guān)信息丟失。

（三）對(duì)檔案重視程度不夠。隨著國(guó)家政策的不斷出臺(tái)，涉及醫(yī)療機(jī)構(gòu)的政策很多，但是許多基層衛(wèi)生院在關(guān)于政策檔案管理時(shí)，如不涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)利益和機(jī)密的文件，就會(huì)隨意擱置，不夠重視，沒有意識(shí)到在今后工作中的重要性。部分單位對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不同和重視程度不同，影響了現(xiàn)代檔案的管理。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。在基層衛(wèi)生院從事檔案管理的人員，多數(shù)是非專業(yè)人員，對(duì)醫(yī)療檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)和管理水平。有的管理人員甚至都沒有檔案管理的概念，不了解檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過程中的重要性。此外，在檔案管理中，不僅需要相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也需要掌握檔案材料收集、整理、歸檔以及裝訂流程。然而，對(duì)于這部分工作管理，基層衛(wèi)生院的工作人員意識(shí)比較薄弱，更難以適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的需求。

二、基層衛(wèi)生院檔案管理的改進(jìn)措施

（一）健全檔案管理制度。關(guān)于檔案管理，在我國(guó)有《檔案法》等有關(guān)的法律法規(guī)，基層衛(wèi)生院可結(jié)合各自衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況做出相關(guān)的檔案管理基本流程。針對(duì)不同地域的衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的工作分工和部門分類，形成不同的檔案載體，將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)有效結(jié)合，做到同步發(fā)展。檔案管理會(huì)涉及到許多國(guó)家政策和機(jī)密要件，因此，在制定檔案管理制度的時(shí)候，一定要具有條理性和嚴(yán)肅性，嚴(yán)格要求檔案的管理和保管工作。

（二）引進(jìn)信息化管理技術(shù)?，F(xiàn)今是高科技信息化時(shí)代，在檔案管理工作中也需要信息化設(shè)備的支持，例如，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)支持、掃描儀等，都是進(jìn)行檔案管理的技術(shù)設(shè)備。在檔案管理中可將以上設(shè)備引進(jìn)檔案管理中，可形成電子版的檔案存根，如部分檔案文件因客觀因素遭到損害，可通過網(wǎng)絡(luò)備份進(jìn)行查詢，既做到了文件全面管理，同時(shí)也保證了檔案文件的完整性，方便今后工作的查閱。除此之外，信息技術(shù)的引進(jìn)，不僅加強(qiáng)了檔案管理，也提高了檔案管理水平，健全了管理體系。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。基層衛(wèi)生院是醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的一部分，在整理檔案過程中會(huì)涉及許多醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)療政策，進(jìn)行檔案管理的工作人員要具備一定的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，便于今后工作的開展。在我國(guó)基層衛(wèi)生院中因人力資源的緊張，許多機(jī)構(gòu)不會(huì)專門配置檔案管理人員，甚至許多管理人員同時(shí)肩負(fù)多項(xiàng)工作任務(wù)。因此，在設(shè)置檔案人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，掌握檔案管理流程和管理制度。當(dāng)?shù)氐幕鶎有l(wèi)生院可以定期聯(lián)合政府部門進(jìn)行定期的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，并邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)講解和管理模式的演示，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。雖然基層衛(wèi)生院規(guī)模和條件有限，但機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)工作，保證檔案管理科學(xué)化管理。部門領(lǐng)導(dǎo)也要將檔案管理列入醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展和管理的一部分，在職工中大力宣傳檔案管理的意義和作用。在機(jī)構(gòu)中選擇責(zé)任心和義務(wù)能力較強(qiáng)的負(fù)責(zé)人員，形成領(lǐng)導(dǎo)組織體系，加強(qiáng)自身專業(yè)水平，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。

三、總結(jié)

基層衛(wèi)生院檔案記載著一個(gè)單位的發(fā)展歷程，因此，檔案管理極其重要。由于我國(guó)基層衛(wèi)生院對(duì)檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案管理制度不夠完善，缺乏專業(yè)的人才管理，在發(fā)展中依舊存在諸多的問題。但隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)不斷改革和發(fā)展，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)也成為我國(guó)醫(yī)療改革中不可或缺的一部分，檔案管理也會(huì)得到重視，在今后發(fā)展中會(huì)不斷完善，對(duì)基層衛(wèi)生院的醫(yī)療服務(wù)工作起到推動(dòng)作用。

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