高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用

文/廣東醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處 韓成春 蔡惠玲

高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用

文/廣東醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處 韓成春 蔡惠玲

電子檔案，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，主要是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，它通常是以案卷為單位。而其中的內(nèi)容不僅包括學(xué)校的相關(guān)文件材料，還有師生的個人信息、教學(xué)情況、學(xué)習(xí)情況等。由此可見，在做好相關(guān)高校檔案管理工作的時候也要注意對電子檔案的應(yīng)用和保護。眾所周知，高校檔案室作為保管重要檔案信息的職能部門，在整體學(xué)校工作當中有著舉足輕重的作用，為了避免重要文件的丟失，信息化時代將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中實屬必要。本文主要就高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用進行淺析。

高校；檔案管理；電子檔案；應(yīng)用；淺析

將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，相應(yīng)的也使得高校相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容也發(fā)生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對其缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的電子檔案應(yīng)用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應(yīng)用價值則難以得到體現(xiàn)，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

三、結(jié)語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關(guān)資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負更大的使命和責(zé)任?？傊?，借用電子檔案的應(yīng)用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

[1]楊小華,唐日梅.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報2006(01).

[2]孟世恩.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學(xué)通訊,2005(09).