對(duì)加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的思考

文/上海市閔行區(qū)江川社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 徐青青

對(duì)加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的思考

文/上海市閔行區(qū)江川社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 徐青青

基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心肩負(fù)著為社區(qū)居民提供醫(yī)療衛(wèi)生和預(yù)防保健服務(wù)的使命，在各項(xiàng)社區(qū)衛(wèi)生工作的進(jìn)程中，如何做好醫(yī)療業(yè)務(wù)資料的收集、整理、歸檔工作，以確保中心醫(yī)療、預(yù)防、科研等工作的有序開展，檔案管理工作的好壞，將直接影響著檔案作用的發(fā)揮，是我們檔案工作人員必須思考的主題。鑒于此，本文主要對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的重要性進(jìn)行淺要的分析，并針對(duì)當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作存在的不足進(jìn)行了簡要的闡述，在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的措施。

檔案管理；社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心；規(guī)范化；措施

我國基本衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)的各項(xiàng)工作有序開展及任務(wù)落實(shí)，是社會(huì)與民生和諧發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。而社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作是整個(gè)衛(wèi)生事業(yè)不可或缺的重要一環(huán)，檔案管理工作的好壞不僅影響到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心相關(guān)工作的開展情況，同時(shí)也在一定程度上關(guān)系到我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，必須要引起高度重視?？v觀我國基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作，因各種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作開展進(jìn)程中存在著一些問題。而這些問題在一定程度上制約了我國社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，我國正處于新醫(yī)改全面推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，如何加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作就成為當(dāng)前檔案工作急需解決的重要課題。

一、檔案管理存在的問題

（一）管理制度存在缺失。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理制度通過多年的建立、健全，已經(jīng)形成了一套管理制度，然而近年來社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度顯然已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作需求。比如，傳統(tǒng)檔案管理制度中并沒有針對(duì)檔案標(biāo)號(hào)、卷宗標(biāo)題等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，同時(shí)針對(duì)檔案的信息化管理也沒有一套完整的管理制度，導(dǎo)致部分檔案缺乏統(tǒng)一的卷內(nèi)目錄，并且在歸檔方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理資料共建共享的目標(biāo)。

（二）基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作人員檔案意識(shí)缺乏。

因受傳統(tǒng)觀念的影響，廣大領(lǐng)導(dǎo)層、工作人員對(duì)于檔案工作的認(rèn)知不足，片面認(rèn)為檔案管理僅僅是收集、整理、裝訂以及歸檔，導(dǎo)致其在日常工作進(jìn)程中的配合不足，部分工作人員認(rèn)為自身只需要做好本職工作即可，一些人認(rèn)為工作中產(chǎn)生的資料還是放在自己手中使用起來方便，不愿交檔案管理部門歸檔，造成一些重要資料收集不全，嚴(yán)重的還會(huì)給中心的業(yè)務(wù)工作帶來損失。日常工作記錄不規(guī)范，相關(guān)內(nèi)容記錄不完整，在配合檔案部門工作的過程中往往采取敷衍了事的態(tài)度，導(dǎo)致檔案記錄不夠準(zhǔn)確、完善，嚴(yán)重制約了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中檔案管理工作的開展。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在滯后性。由于部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的決策層對(duì)檔案管理的認(rèn)知存在偏差，導(dǎo)致相關(guān)的資金投入不足，除了檔案管理必不可少的基礎(chǔ)以外，其余投資基本上微乎其微。部分基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心因?yàn)檗k公環(huán)境的制約，檔案室的空間過于狹窄，完全不能滿足檔案管理的相關(guān)需求，并且在信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重的滯后性，僅僅是進(jìn)行簡單的電子檔案歸檔處理，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理共建共享、統(tǒng)一管理方面更是進(jìn)度緩慢。

（四）缺乏安全保護(hù)意識(shí)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案保護(hù)與傳統(tǒng)檔案存在巨大的差異性，計(jì)算機(jī)故障、中毒、黑客攻擊等都可能引發(fā)檔案資料被盜、丟失?，F(xiàn)階段，部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心仍然存在辦公用計(jì)算機(jī)同時(shí)作為檔案服務(wù)器并用的情況，再加上相關(guān)人員安全保護(hù)意識(shí)淡薄，過于注重信息錄入，忽略加密、備份工作，導(dǎo)致社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案面臨巨大的安全隱患。

（五）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊。正如上文所述，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心因?yàn)閷?duì)檔案管理的認(rèn)知偏差，不重視對(duì)檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，檔案管理人員基本都是以兼職的模式開展工作，大部分檔案管理人員本身身兼數(shù)職。與此同時(shí)，因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，部分檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)能力與基礎(chǔ)知識(shí)，各個(gè)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊。由于檔案管理人員基本采用兼職模式，只要出現(xiàn)原有崗位調(diào)動(dòng)情況，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍產(chǎn)生波動(dòng)，人員存在較大的流動(dòng)性，再加上檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)方面參差不齊，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的開展較為混亂。

二、加強(qiáng)檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度。檔案管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心高效、有序、穩(wěn)定運(yùn)行的保障之一，管理制度則是任何單位有序運(yùn)轉(zhuǎn)的先決條件。要想充分發(fā)揮檔案管理的作用，必然需要建立健全相應(yīng)的管理制度，這就需要社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心做好以下幾個(gè)方面的工作，保障檔案管理工作的有序開展：首先，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒兄弟單位在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善檔案管理制度。其次，為進(jìn)一步保障檔案管理制度的有效落實(shí)，建立對(duì)等的獎(jiǎng)罰制度，將檔案管理相關(guān)的工作納入考核指標(biāo)當(dāng)中，針對(duì)工作能力與業(yè)績突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責(zé)任的同時(shí)，更好的發(fā)揮激勵(lì)作用。最后，為進(jìn)一步保障檔案管理工作的質(zhì)量，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對(duì)檔案進(jìn)行全面的審查核對(duì)，進(jìn)一步保障檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。

（二）加大檔案管理宣傳力度。檔案作為全面記錄與承載社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要記錄，是我國社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中必不可少的重要資源。針對(duì)當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心對(duì)檔案管理認(rèn)知存在偏差的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)全面加大檔案管理的宣傳力度，使得社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心工作人員能夠全面了解檔案管理對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)發(fā)展的重要性。要將檔案管理同社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)納入到同步規(guī)劃，在內(nèi)部積極建立良好的檔案管理氛圍，進(jìn)行《檔案法》宣傳，使得領(lǐng)導(dǎo)層、工作人員以及檔案管理人員均能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)行更好的協(xié)調(diào)、配合，保障檔案管理工作更好地開展。

（三）加強(qiáng)檔案工作的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及設(shè)備更新。加大硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保障檔案管理工作有序開展的先決條件。對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心來說，首先需要積極建設(shè)滿足防蟲、防塵、防高溫、防潮、防火以及防盜等內(nèi)容的檔案管理庫房，安排專人進(jìn)行管理。與此同時(shí)，設(shè)置專門的檔案管理辦公室、閱覽室，使得檔案室、閱覽室、辦公室有效地分開，進(jìn)一步提升管理的效率。檔案室針對(duì)檔案日常借閱需要進(jìn)行系統(tǒng)的記錄，并且需要制定一套嚴(yán)格、規(guī)范的規(guī)章制度。除此之外，還應(yīng)當(dāng)全面配置計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等各種設(shè)施。

（四）加速檔案管理信息化建設(shè)步伐。選擇衛(wèi)生系統(tǒng)專用檔案管理軟件，開展檔案立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等相關(guān)工作，通過加大信息化建設(shè)力度，使得檔案管理工作能夠密切跟隨我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展步伐，全面提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（五）強(qiáng)化檔案管理安全建設(shè)工作。要想保障檔案資料的安全，首先需要建立健全軟硬件功能設(shè)計(jì)，綜合利用電腦病毒防治技術(shù)、加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)等各種技術(shù)來保障系統(tǒng)本身的完整性與安全性。其次，全面提升相關(guān)人員的安全意識(shí)，針對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)實(shí)施規(guī)范性操作，定期進(jìn)行維護(hù)，并且需要構(gòu)建相應(yīng)的身份認(rèn)證體系，分別設(shè)置對(duì)應(yīng)的用戶權(quán)限。最后，隔離社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，設(shè)置兩層保護(hù)，第一層主要是通過路由器，利用路由器有效過濾屏蔽的服務(wù)與IP地址等。第二層主要是建立認(rèn)證機(jī)制，針對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。通過上述幾方面的措施，才能有效保障檔案資料的安全性。

（六）加大檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育工作，通過以下幾個(gè)方面的措施，全面提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)：首先，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)部應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，在檔案管理部門開展多層次、多門類、多體系的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)教育，綜合參考社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、檔案管理部門以及檔案管理隊(duì)伍的相關(guān)需求，同時(shí)借鑒檔案管理工作未來發(fā)展趨勢，不斷更新、完善檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)水平。其次，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心還需要在內(nèi)部組織檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)交流、專題會(huì)議，使得各個(gè)部門均能夠參與到培訓(xùn)教育，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，能夠在日后的工作中進(jìn)行更好的協(xié)調(diào)合作。最后，邀請檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)專家，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)部進(jìn)行檔案管理知識(shí)講座，進(jìn)行社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)、檔案管理發(fā)展態(tài)勢、先進(jìn)技術(shù)以及管理理念等講解，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)層管理水平與檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力。

三、結(jié)語

綜上所述，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜、漫長的工程，其需要社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心與相關(guān)部門的高度重視，針對(duì)當(dāng)前存在的不足進(jìn)行系統(tǒng)的分析，根據(jù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展戰(zhàn)略、檔案管理發(fā)展形勢，制定針對(duì)性的檔案管理措施，全面提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的質(zhì)量與效率，從而有效促進(jìn)本地區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)健康、有序地發(fā)展。

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