淺析信息時代的電子檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局八七一臺 高金寶

淺析信息時代的電子檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局八七一臺 高金寶

本文結(jié)合信息時代下電子檔案的發(fā)展情況，從多個角度探討了信息時代電子檔案的安全隱患問題，并據(jù)此提出具有針對性的信息時代電子檔案的管理策略，希望對于今后的電子檔案安全管理發(fā)展具有一定幫助。

信息時代；電子檔案；安全管理；管理策略

對于電子檔案來說，就是利用計算機信息系統(tǒng)，來處理和保存相關(guān)社會實踐過程中具有一定保存價值的材料。相比于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有其自身的獨特特點，這無疑也會帶給檔案管理工作不小的挑戰(zhàn)。當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展非常之快，呈現(xiàn)出大量信息共享的特點，在檔案信息公開的背景下，電子檔案安全管理問題成為各方關(guān)注的焦點問題，應(yīng)該引起足夠的重視。

一、信息時代電子檔案的安全隱患

（一）電子檔案的信息安全隱患。由于電子檔案不受時間、空間的限制，并不具備傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的物理特性，很難擺脫計算機的依附性。所以說，脫離計算機系統(tǒng)的電子檔案則不現(xiàn)實，主要表現(xiàn)在物理性實體狀態(tài)的缺失方面，所以，電子檔案則具有更為嚴峻的信息安全管理方面的問題。比如，互聯(lián)網(wǎng)中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風(fēng)險。同時，電子檔案還存在容易被篡改的問題，使得信息完整性、真實性受到挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)所具備的共享特點也不利于實現(xiàn)電子檔案的保密性要求，當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機。

（二）電子檔案的載體安全隱患。分析信息時代電子檔案管理，其正朝著實體控制向智能控制的發(fā)展趨勢，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計算機數(shù)字技術(shù)則是電子檔案出現(xiàn)的基礎(chǔ)，只有保證依存環(huán)境下的智能載體安全，才可能實現(xiàn)電子檔案的可利用性。同時，部分電子檔案管理的環(huán)節(jié)還存在一定的安全隱患問題，比如，相關(guān)的辦公環(huán)境、計算機機房、檔案信息庫房等場所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進行配置，缺乏相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，具有不完善的防火防水設(shè)備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護設(shè)備、抗電磁干擾保護設(shè)備等，這些都會造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質(zhì)性能，不能為其提供良好的保存環(huán)境，產(chǎn)生氧化反應(yīng)則會影響其使用壽命。

（三）電子檔案的制度安全隱患。電子檔案的社會化服務(wù)具有比較廣泛的內(nèi)容，具體包括，檔案外借制度，檔案信息瀏覽制度以及檔案復(fù)制制度等方面。當(dāng)前，針對電子檔案管理的對外服務(wù)方面還存在很多不完善的內(nèi)容，服務(wù)制度還有待于進一步完善，比如，電子檔案的使用權(quán)限、電子檔案借閱權(quán)限，相應(yīng)的內(nèi)容加密處理、嚴禁拷貝措施等方面，存在較為模糊的管理分類問題。同時，內(nèi)部管理人員的檔案應(yīng)用權(quán)限也存在一定的問題，沒有全面的控制和監(jiān)督體系結(jié)構(gòu)，主要表現(xiàn)為：一是，內(nèi)部人員非法外傳電子文檔的問責(zé)落實不到位。二是，在進行調(diào)用電子檔案的過程中，無法有效實施有效的監(jiān)督管理。

二、信息時代電子檔案的管理策略

（一）進一步提升電子檔案存儲保管工作，確保電子檔案載體的安全性，應(yīng)將核心工作落實在電子檔案的存儲保護中。

一方面，應(yīng)該重視電子檔案的外部存儲環(huán)境的保護問題，并根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，做好相關(guān)的有害物質(zhì)檢測分析工作，調(diào)試適宜的溫度濕度，重視磁場電場的干擾問題，防止電子檔案由于機械沖擊力而受到損壞的可能，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)條件來規(guī)范儲存條件。另一方面，從存儲光盤材質(zhì)本身考慮，管理人員應(yīng)該具有高度的責(zé)任感，為避免意外擦傷情況出現(xiàn)，或者造成不必要的觸摸與擠壓痕跡，應(yīng)及時檢測和拷貝電子檔案信息，以期實現(xiàn)其長期可讀性要求。

（二）進一步加強管理人員專業(yè)信息素養(yǎng)的提升。為了保障電子檔案信息安全，管理人員應(yīng)該具有足夠的信息化專業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)該有處理必要的信息技術(shù)的能力，結(jié)合實際的管理要求，應(yīng)該重視以下幾各方面：一是信息數(shù)據(jù)備份，這是電子檔案安全管理的重要環(huán)節(jié)，對于防止信息失真、丟失則是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。二是信息加密，結(jié)合非授權(quán)用戶的竊聽和破壞行為情況，在非公開檔案的傳輸過程中，應(yīng)該應(yīng)用必要的加密處理。三是訪問權(quán)限控制問題，獲得有效的控制訪問權(quán)限也是網(wǎng)絡(luò)安全的重要策略方針，保證實現(xiàn)具有權(quán)限的用戶的合法操作。四是重視病毒防護，管理人員應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)病毒的發(fā)展情況，積極采用有效的殺毒防毒措施，保證檔案信息庫不受病毒侵害。

（三）結(jié)合實際逐步完善電子檔案使用監(jiān)督體制。在檔案信息化管理的背景下，由于其管理職能向社會服務(wù)職能過渡中存在安全隱患問題，應(yīng)進一步完善電子檔案的監(jiān)督體制。首先，對于電子檔案的密級劃分標(biāo)準(zhǔn)進一步完善，結(jié)合不同密級要求采用相應(yīng)數(shù)據(jù)庫進行存儲，保證其滿足規(guī)范化、秩序化的要求。其次，結(jié)合電子檔案的內(nèi)部管理人員、外部應(yīng)用人員的不同使用情況，設(shè)置不同的安全密級保護，這樣能獨立監(jiān)控他們操作的合法性。再次，結(jié)合檔案的保密登記情況，對于系統(tǒng)開放情況以及用戶范圍進行明確，杜絕出現(xiàn)跨級服務(wù)情況。最后，實施電子檔案管理則是為了進一步提升電子檔案的應(yīng)用率，提升電子檔案信息交流的便捷性、高效性。

三、結(jié)語

結(jié)合快速發(fā)展的信息技術(shù)背景，電子檔案管理工作中，應(yīng)符合電子檔案自身的特點，一方面，應(yīng)充分利用好計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，重視系統(tǒng)的硬件化建設(shè)，還應(yīng)該從實際出發(fā)，做好系統(tǒng)的軟件建設(shè)，進一步完善電子文件及電子資料管理制度，提升管理人員的綜合素養(yǎng)，進一步做好各個環(huán)節(jié)的管理和溝通工作。

[1]崔俊杰,吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案,2011(5).

[2]喬振濤.從風(fēng)險管理視角加強電子檔案安全管理[J].檔案管理,2011(5).