如何加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

文/黑龍江工程學(xué)院 左麗娜

如何加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

文/黑龍江工程學(xué)院 左麗娜

高?？蓮臋n案管理的記載中尋找出教育中存在的不足，并針對(duì)這一問題及時(shí)改進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，是現(xiàn)今高校對(duì)檔案管理工作人員的要求。本文圍繞如何加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作這一話題進(jìn)行探討。

檔案管理；業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案信息化

學(xué)校檔案是檔案工作人員經(jīng)過認(rèn)真篩選、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理所形成的，其中包含的內(nèi)容對(duì)學(xué)校的管理來說是至關(guān)重要的。在當(dāng)今這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟，我們進(jìn)入了一個(gè)講究效率的社會(huì)，以往的人工管理檔案模式已不再適用。人工管理檔案相較于計(jì)算機(jī)管理檔案就顯得效率低、保密性差，而且檔案的內(nèi)容龐大，再使用人工管理檔案的方式那么在查找、更新和維護(hù)的過程中將給學(xué)校帶來一定的麻煩。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理，將給學(xué)校帶來許多的便利之處，也省去了為管理檔案而消耗的人力。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用

學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，其中包括文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績檔案等幾大門類。學(xué)校檔案既記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，同時(shí)也記載了教職工的相關(guān)資料和學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況以及個(gè)人資料，這里面的內(nèi)容是學(xué)校評(píng)價(jià)各教師教學(xué)結(jié)果的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案是多項(xiàng)數(shù)據(jù)的綜合，關(guān)系著各教職工和學(xué)生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個(gè)學(xué)校的教育狀況，看出此學(xué)校的教育水平。

二、檔案管理的現(xiàn)狀與不足

檔案管理受到的重視不足。檔案在學(xué)校的管理上具有重大意義，可是它并沒有得到相應(yīng)的重視，所以在很多時(shí)候，檔案管理工作經(jīng)常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡單將檔案保管好，能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查和查閱便足夠了，導(dǎo)致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學(xué)的規(guī)劃。

有的學(xué)校對(duì)檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設(shè)備匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，檔案管理部門很難引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、更換設(shè)備，致使檔案庫房的設(shè)備老化、工作陳腐。

管理人員業(yè)務(wù)能力較差。學(xué)校的檔案管理人員雖然由專門的人來負(fù)責(zé)管理檔案，但是對(duì)于檔案管理知識(shí)的深入學(xué)習(xí)還不夠，有些專業(yè)不對(duì)口的相關(guān)人員甚至未參加過相應(yīng)的培訓(xùn)考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)的操作不規(guī)范，使檔案管理的整體水平下降。

檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學(xué)水平和學(xué)校整體的教育狀況。檔案需要規(guī)范管理，才能夠使檔案中的內(nèi)容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過程中，由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)檔案材料收集不完整。在收集入檔的過程中，對(duì)資料整理的態(tài)度散漫，不能夠全面地概括，且會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)的現(xiàn)象，不能及時(shí)有效地反映教職工和學(xué)校歷史的真實(shí)信息和情況。

三、加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方法

（一）注重檔案收集，加強(qiáng)管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對(duì)所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析，保證檔案的質(zhì)量。在此要求下，檔案管理人員需要進(jìn)行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對(duì)處理資料方面存在不懂之處，學(xué)校應(yīng)該開展檔案收集培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的資料分析和整理能力，提高學(xué)校檔案的質(zhì)量。

（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現(xiàn)代化的水平。舊時(shí)代的檔案管理工序復(fù)雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫格式不規(guī)范，內(nèi)容不完整等失誤，給學(xué)校帶來不便之處。傳統(tǒng)的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過程中比較麻煩，需要花費(fèi)大量的時(shí)間完成。而計(jì)算機(jī)時(shí)代則克服了這些問題，利用網(wǎng)絡(luò)的便利之處，將檔案信息化。計(jì)算機(jī)記載檔案不僅能夠高效地處理檔案資料的收集、整理，對(duì)檔案資料的保密程度也高出了許多，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行分類管理，成為當(dāng)下高校管理檔案方式的主流。

檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠流暢操作，將計(jì)算機(jī)時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大，體現(xiàn)檔案信息化的好處。學(xué)校檔案館應(yīng)該展開檔案管理人員檔案信息化培訓(xùn)的課程，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

（三）建立科學(xué)的檔案管理制度。沒有完善的檔案管理制度，檔案管理的工作就很難真正地做好，健全檔案管理模式，使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。學(xué)校借鑒其它高校的檔案管理模式，再根據(jù)自身學(xué)校的實(shí)際情況制定一套適用的檔案管理方法。

四、總結(jié)

檔案管理工作的意義重大，各高校應(yīng)該構(gòu)建健全的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性。不斷吸取先進(jìn)的檔案管理理論和技術(shù)，將其運(yùn)用到學(xué)校的檔案管理當(dāng)中，完善數(shù)字化檔案、完善檔案管理制度，能為學(xué)校的發(fā)展起到促進(jìn)作用。檔案管理工作，是當(dāng)今各高校所應(yīng)重視的問題。

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