人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的必要性探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 黃衛(wèi)東

人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的必要性探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 黃衛(wèi)東

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，多媒體以及信息技術(shù)也越來越普及，先進(jìn)管理理念和技術(shù)的應(yīng)用范圍也愈加廣泛。在現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用背景下，利用先進(jìn)的電子技術(shù)手段推動(dòng)人力資源檔案信息化建設(shè)，提升人力資源檔案管理的效率，已成為各類社會(huì)組織優(yōu)化用人機(jī)制、完成工作任務(wù)的必然選擇。這是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息資源共享的重要手段和方式，對提高企事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文重點(diǎn)對人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的必要性進(jìn)行探究。

信息化；人力資源；檔案管理

一、人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的重要性

（一）人力資源檔案信息化建設(shè)是人力資源管理工作開展的基礎(chǔ)。人事檔案管理與人力資源管理密切相關(guān)，人才作為企業(yè)之間競爭的核心，工作履歷、職務(wù)晉升及獎(jiǎng)懲等重要信息都要記錄在檔案內(nèi)，并通過檔案作為未來晉升、職務(wù)任免等的參考。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作只是對檔案做了基本的保管工作，查詢非常不便，因此完善企業(yè)人力資源檔案管理工作是提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵手段。改變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人力資源檔案進(jìn)行分類、分析，這是現(xiàn)代企事業(yè)單位對人力資源高效管理的基本手段，也是人力資源檔案工作能夠展開的基礎(chǔ)。

（二）人力資源檔案運(yùn)用信息化有利于提升檔案服務(wù)水平。人力資源檔案管理本身就是為了給企事業(yè)單位提供管理上的便利，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，制定措施，提升企事業(yè)單位管理水平。人力資源檔案運(yùn)用信息化較傳統(tǒng)檔案管理手段和方法而言更有利于提升檔案服務(wù)水平，已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然要求。首先，人力資源檔案管理的信息化可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)在電腦中進(jìn)行儲(chǔ)存，在查詢時(shí)只需要輸入相關(guān)信息就可以實(shí)現(xiàn)智能查詢，節(jié)省了時(shí)間和人力。其次，在數(shù)據(jù)庫中的信息是經(jīng)過反復(fù)認(rèn)真核對的，并且有一定的要求，增加了檔案管理的規(guī)范性。最后，人力資源檔案信息化建設(shè)讓檔案不再是一打廢紙，真正可以為企事業(yè)單位提供關(guān)鍵信息。

（三）人力資源檔案信息化是新時(shí)期人才戰(zhàn)略的需要。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，市場競爭日益激烈，人力資源檔案的管理工作如果還是依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式很難實(shí)現(xiàn)對人力資源的最優(yōu)配置。信息化技術(shù)在人力資源檔案管理中的應(yīng)用可以極大便利檔案的存儲(chǔ)和調(diào)用，還能利用網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)專業(yè)理論對不同類型、不同專業(yè)、不同特長的人進(jìn)行科學(xué)的分析歸類，形成反映人才培養(yǎng)背景、資質(zhì)經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力的綜合平臺(tái)，從而更好地為選拔、培養(yǎng)、任用專業(yè)人才，對于實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)化、人才管理協(xié)調(diào)化目標(biāo)、人才使用便捷化具有重要的作用。

二、實(shí)施人力資源檔案管理信息化的有效措施

（一）強(qiáng)化人力資源檔案管理的信息化意識(shí)。目前，我國還有大量的企事業(yè)單位并不關(guān)注人力資源檔案的管理，這就需要我們進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。一方面，人力資源檔案管理的一線工作者要重視人力資源檔案管理工作，自覺的把人力資源檔案管理工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，強(qiáng)化科技化意識(shí)、深化人力資源檔案管理由手工操作向數(shù)字化過程轉(zhuǎn)變的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)面向這項(xiàng)具有改革意義的工作。另一方面，檔案信息意識(shí)的形成需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，包括加大資金的投入，及時(shí)提供意見和建議等，促進(jìn)工作人員對于人力資源檔案管理信息化的重視。

（二）完善人力資源檔案信息化平臺(tái)。信息化在人力資源檔案管理中的運(yùn)用，主要是利用信息化手段對檔案進(jìn)行處理、分析、存檔等，方便在未來調(diào)取使用，能夠有效提高人力資源檔案的利用率，提升管理效率。完善人力資源檔案信息化平臺(tái)，首要的就是要對人力資源檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，確保相關(guān)信息的準(zhǔn)確度和完整性。首先，企事業(yè)單位可以根據(jù)單位不同的管理狀況、人力狀況等選擇合適的管理軟件。其次，投入資金為人力資源檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)的現(xiàn)代化儀器。最后，還要利用防火墻控制、信息加密等多種技術(shù)手段對抗網(wǎng)絡(luò)病毒和信息丟失的威脅。

（三）提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。人力資源檔案信息化離不開高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天。企事業(yè)單位培養(yǎng)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍要根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的需要，懂得相關(guān)的電腦操作知識(shí)、專業(yè)的檔案管理軟件、扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)等，這對于企事業(yè)人力資源檔案管理信息化具有十分重要的意義。首先，可以努力吸引優(yōu)秀的復(fù)合人才加入人力資源檔案管理的工作，更新工作隊(duì)伍，補(bǔ)充人才。其次，重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，開展規(guī)章制度及操作的相關(guān)培訓(xùn)。最后，建立良好的獎(jiǎng)勵(lì)體制，提高工作人員的工作積極性和熱情。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用的范圍已經(jīng)越來越廣泛了，人力資源管理信息化是時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步的必然要求，面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的現(xiàn)實(shí)。不可否認(rèn)的是，人力資源檔案管理信息化已經(jīng)成為推進(jìn)人力資源贏得競爭優(yōu)勢的重要手段，需要我們科學(xué)地規(guī)劃、努力實(shí)踐，為社會(huì)提供更加便捷高效的檔案服務(wù)。

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