醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 李莉

醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 李莉

醫(yī)院檔案是醫(yī)院廣大職工在從事各項(xiàng)醫(yī)療管理活動(dòng)中凝聚而成的具有一定保存價(jià)值或參考價(jià)值的檔案資料，是從事醫(yī)療管理活動(dòng)或醫(yī)療科研工作中必須利用的資料。本文就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就如何做好醫(yī)院檔案管理工作談些看法。

醫(yī)院檔案；管理現(xiàn)狀；分析；對(duì)策

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策。檔案是醫(yī)院廣大工作者在從事醫(yī)療管理活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的資料，它能反映醫(yī)院在各個(gè)歷史時(shí)期的醫(yī)療工作情況，在醫(yī)院工作中起著承前啟后的作用，分析利用醫(yī)院檔案能有效的幫助提高醫(yī)療管理和醫(yī)療科研水平。如何做好醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)療管理以及科研等方面起著十分重要的作用。

（二）醫(yī)院檔案是醫(yī)院的歷史永久記錄，是醫(yī)療管理不可缺少的載體之一。包括文件資料管理、醫(yī)療文化建設(shè)、職工履歷管理、科教研究、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)等方面產(chǎn)生的文字材料、聲像、電子資料，記載著全院職工的德、能、勤、績(jī)等，匯集著最原始最可靠的大量信息。真實(shí)客觀地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程的重要信息資源，管理好醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院具有重要的推進(jìn)作用。

（三）醫(yī)院檔案是醫(yī)院各方面匯集具有知識(shí)成果和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行綜合分析可以全面掌握醫(yī)院各個(gè)方面工作和變革情況，為新時(shí)期醫(yī)院建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，推動(dòng)醫(yī)院自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理意識(shí)淡薄利用率不高。長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院建設(shè)中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開(kāi)展難度大。一般基礎(chǔ)醫(yī)院沒(méi)有設(shè)定專職檔案管理人員，檔案管理人員多數(shù)是辦公室人員兼管，另外，有些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者沒(méi)經(jīng)過(guò)檔案培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

（三）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。醫(yī)院檔案應(yīng)客觀完整記錄醫(yī)院各方面的工作，為醫(yī)院發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前很多醫(yī)院普通存在的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件，檔案容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的隨意歸檔、錯(cuò)歸錯(cuò)放、資料不全的現(xiàn)象也使得醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)一步加大難度。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視完善檔案管理工作體系。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，成立以分管院長(zhǎng)為組長(zhǎng)、科室負(fù)責(zé)人參與檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案管理工作規(guī)定》《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)。檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務(wù)精通，加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。

（三）增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。通過(guò)向全院職工宣傳檔案管理工作的重要性，定期舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽來(lái)提高全院職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都要重視并支持醫(yī)院檔案管理工作。各科室設(shè)兼職檔案人員，積極參與配合醫(yī)院檔案管理工作，積極開(kāi)展醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔工作，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。

（四）硬件支柱是保證檔案管理工作質(zhì)量、查找使用更方便的最佳手段，是管理提高檔案水平的有力保障。要專門(mén)設(shè)立綜合檔案室，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（五）豐富檔案管理工作內(nèi)容，是檔案管理工作的一項(xiàng)積累性工作。首先需要檔案管理工作者在日常工作中要注重醫(yī)院各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導(dǎo)全院職工支持醫(yī)院管理的檔案收集工作，積極提供有保存價(jià)值的檔案資料，要努力拓寬檔案收集范圍、挖掘檔案資源，比如：收集分散在各科有保存價(jià)值的資料，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

（六）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化、信息化已是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給院領(lǐng)導(dǎo)及全院利用者，為查閱提供便利，提高利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好檔案工作。

（七）醫(yī)院檔案是展示全院自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體。與時(shí)俱進(jìn)，努力與醫(yī)療服務(wù)建設(shè)相結(jié)合，因此醫(yī)院檔案工作要站在廣闊的醫(yī)療文化服務(wù)背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的醫(yī)療文化氛圍，努力與醫(yī)療服務(wù)及各類活動(dòng)相結(jié)合，使檔案管理成為醫(yī)院建設(shè)的重要基地，最大范圍反映醫(yī)院管理風(fēng)貌和歷史面貌。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作及管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)更健康發(fā)展。