建筑工程檔案管理的問題與解決辦法探析

文/淄博建魯工程建設(shè)項目管理公司 李玉菡

建筑工程檔案管理的問題與解決辦法探析

文/淄博建魯工程建設(shè)項目管理公司 李玉菡

檔案管理的最高目標是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要組成部分，工程檔案是工程建設(shè)的真實記錄，對工程質(zhì)量監(jiān)控、工程基礎(chǔ)設(shè)施維修、查明事故原因、追究事故責任以及日常管理都發(fā)揮著不可替代的作用?；诖?，本文就建筑工程檔案管理的問題與解決辦法進行了探討。

建筑行業(yè)；檔案管理；方法

一、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）重建設(shè)，輕管理。工程建設(shè)中，對于檔案管理方面的意識淡薄，存在重工程建設(shè)，重經(jīng)濟效益，檔案管理投入不足，尤其是檔案的信息化和電子化管理尚未普及，普遍存在檔案管理滯后于工程項目建設(shè)。工程檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性、長期性工作，在整個建設(shè)中屬于非營利性的，不會直接產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益，因此，工程建設(shè)部門和相關(guān)管理部門更多的把人力、物力投入項目建設(shè)的進度上，忽視了對工程檔案的管理，尤其是一些重要的歸檔資料未能及時收集歸檔，很多建筑工程項目的檔案歸檔率不足80%，等項目完工后才匆忙收集，容易造成施工圖紙、建設(shè)單位資質(zhì)等重要檔案的遺失。工程檔案基礎(chǔ)工作如檔案的收集、整理、立卷、著錄、檢索等未按相應(yīng)標準規(guī)范操作。

（二）檔案管理不規(guī)范。許多單位工程檔案的立卷、編目、檢索等未按國家標準規(guī)范操作。內(nèi)業(yè)資料文字篇幅多，而影像圖片少，尤其是一些隱蔽工程沒有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內(nèi)業(yè)資料不能真正反映建設(shè)項目的實際情況。部分項目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符，竣工圖中相關(guān)項目及技術(shù)負責人簽名常常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，無設(shè)計與竣工數(shù)量對照表，由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失真。某些工程項目不重視平時的資料積累，資料內(nèi)容制作缺乏真實性，施工中有些材料已經(jīng)使用，而材料質(zhì)量證明后來才到，造成質(zhì)保資料與施工進度不同步，極易出現(xiàn)工程質(zhì)量漏洞。

（三）管理人才缺乏。社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應(yīng)有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識。革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強對建筑檔案管理的重視，重新構(gòu)建檔案管理意識。其次，各部門應(yīng)當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下才行。

（二）加強人力物力和財力投入。加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項資金，避免管理經(jīng)費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

（三）加強檔案管理的規(guī)范性、嚴謹性。在項目的幾個階段中，要加強檔案管理的規(guī)范性及嚴謹性，施工技術(shù)文件資料是形成于施工過程中的，因此需要施工單位明確責任，在施工過程的各個階段同步進行編制、收集、整理與保管。內(nèi)容上要具備完整性、準確性、系統(tǒng)性；外觀上要字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，竣工圖及聲像材料要標注清楚，圖章、簽字要齊全，標準統(tǒng)一。

工程檔案的內(nèi)容主要包括在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括決策立項文件、征地拆遷文件、勘測設(shè)計文件、承包合同、工程開工文件、監(jiān)理管理資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、試驗記錄、質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收資料及竣工圖等。在已經(jīng)具有上述完備的紙質(zhì)檔案的同時，還應(yīng)有電子、圖片、影像等資料，隱蔽工程必須以圖片影像等作為佐證。明確規(guī)定編制工程檔案的份數(shù)，保證施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔，有據(jù)可依，職責明確。嚴格原始文件管理，確保法律責任明確無誤。為確保形成文件資料的真實性、準確性，就必須做到：要求必須由責任人簽字的一律由責任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責任人必須出具委托授權(quán)書，由受托人代簽，授權(quán)委托書應(yīng)連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責任，提高了檔案管理的嚴肅性。如果因失誤造成的文字表達或數(shù)據(jù)錯誤，要求責任人必須對其進行修改，并在修改處加蓋修改人印章，確保檔案資料的真實性，使歸檔文件具有保存價值。

三、結(jié)束語

建筑工程檔案與工程質(zhì)量之間的關(guān)系緊密，一方面，工程檔案是工程質(zhì)量的重要依據(jù)和現(xiàn)實反映，另一方面，工程質(zhì)量又是工程檔案的重要內(nèi)容，二者相輔相成，互為補充和依存。要求把工程檔案作為工程質(zhì)量管理放在同等重要的位置抓好落實，提高建筑工程檔案工作水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

[1]陸華.建筑施工企業(yè)檔案信息化管理中的問題及解決思路[J].中國管理信息化,2014(11):51-52.