“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作的問題和對(duì)策研究

文/浙江省湖州市疾病預(yù)防控制中心 潘青

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作的問題和對(duì)策研究

文/浙江省湖州市疾病預(yù)防控制中心 潘青

檔案管理屬于傳統(tǒng)的管理領(lǐng)域，檔案管理范圍十分廣泛，可以包括財(cái)務(wù)檔案、人力資源信息、項(xiàng)目資料等，這些資料和檔案都或多或少關(guān)系到集體及個(gè)人的利益。不過傳統(tǒng)的檔案管理是有局限性的，那就是管理檔案的效率很低，而且信息也容易丟失。我國現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)很成熟了，應(yīng)用在信息管理上游刃有余，并取得了令人滿意的效果。本文進(jìn)一步分析“互聯(lián)網(wǎng)+”的現(xiàn)狀，并對(duì)檔案管理進(jìn)行研究，提出對(duì)應(yīng)的改進(jìn)方案。

互聯(lián)網(wǎng)；檔案工作；對(duì)策

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

近年來，我國將“互聯(lián)網(wǎng)+”這一具有時(shí)代意義的理念列入國家發(fā)展戰(zhàn)略中，并且越來越重視。各個(gè)行業(yè)都掀起了“互聯(lián)網(wǎng)+”傳統(tǒng)行業(yè)的熱潮，在這樣的背景下，檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

（一）管理模式變革。傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)重點(diǎn)依靠管理人員的經(jīng)驗(yàn)，沒有重視科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理。由于互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)是很新的技術(shù)，其所建立的管理系統(tǒng)也有別于過去的材料管理模式，傳統(tǒng)的模式?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化流程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去建檔也是需要標(biāo)準(zhǔn)化的模式，同時(shí)對(duì)管理人員也有專業(yè)要求，管理人員需要具備互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，也要懂信息的背景知識(shí)，這樣的話可以馬上適應(yīng)檔案的管理工作。

（二）管理難度增加。新興的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理沖擊很大，互聯(lián)網(wǎng)信息的優(yōu)勢(shì)是可以標(biāo)準(zhǔn)化管理信息，檔案自身也是信息的一種，只是檔案的動(dòng)態(tài)差異性會(huì)更強(qiáng)一些。另外檔案的數(shù)據(jù)也會(huì)增加，同時(shí)會(huì)加大管理的難度，互聯(lián)網(wǎng)是新技術(shù)，對(duì)信息的建檔管理會(huì)有幫助，仍會(huì)遵循記錄編號(hào)、分類整理、審查修改等過程，雖然新的手段方便檔案管理，但是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也會(huì)存在安全隱患，保密性無法保證，無形中增加了信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)，此外，如果沒備份檔案信息的話，會(huì)出現(xiàn)遺失檔案無法補(bǔ)救的可能性。

（三）管理意識(shí)落后。建立信息技術(shù)的檔案，需要同時(shí)配套管理系統(tǒng)，對(duì)管理操作人員也有很高的專業(yè)要求，一方面一些檔案管理工作人員會(huì)存有傳統(tǒng)的意識(shí)，不熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)流程，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的理解也存在片面性，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的管理，檔案也需要責(zé)任感。另一方面，整體的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)水平也是有限的，我國現(xiàn)在很多的檔案管理者業(yè)務(wù)水平都不高，操作管理檔案能力不強(qiáng)，而且也沒有培訓(xùn)機(jī)構(gòu)去針對(duì)培訓(xùn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對(duì)檔案工作的要求

（一）存儲(chǔ)介質(zhì)過去是紙，現(xiàn)在是電子多媒體和網(wǎng)絡(luò)等多元化的方式，互補(bǔ)融合去發(fā)展。數(shù)字化是檔案管理的必然，利用現(xiàn)代化工具可以使工作事半功倍。檔案變成數(shù)字化就可以形成電子媒介，相比傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)更加豐富。把文字圖像和聲音畫面聯(lián)系到一起，從而能夠生動(dòng)地去還原資料。數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)還可以依托于強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。來自不同地方的信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就能夠聯(lián)系到一起，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，把數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一管理保存。同時(shí)它也能給有需求的人提供方便，能夠查到相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，快捷去查閱修改，打破了傳統(tǒng)的檔案管理弊端，提升了管理效率，服務(wù)于社會(huì)。

（二）檔案信息的特點(diǎn)在轉(zhuǎn)變，由真實(shí)可靠性轉(zhuǎn)向了完整綜合性。檔案網(wǎng)絡(luò)化以后，對(duì)信息的管理系統(tǒng)也具有綜合性。可以實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、文件審批系統(tǒng)等多系統(tǒng)的結(jié)合，使得檔案管理者從內(nèi)部文件中去整理歸檔，單位間的人事變動(dòng)文件審批，過程也可以在網(wǎng)絡(luò)中清晰明了去進(jìn)行處理。同時(shí)保存文件審批交換的過程，在系統(tǒng)中都可以追溯。在整體文檔框架中對(duì)數(shù)據(jù)庫分層管理，對(duì)各部門分開管理，最后再信息匯總，從而保存了資料，提高了完整性。

（三）檔案管理與檔案服務(wù)更有效率，成本更低。把檔案和網(wǎng)絡(luò)二者結(jié)合在一起，快速而又便利，對(duì)各方收集的信息進(jìn)行歸納整理，整理到單位的局域網(wǎng)中，可以保證信息被共享，同時(shí)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，簡(jiǎn)化了流程、節(jié)約人力和物力資源，也高度共享資源，加強(qiáng)了多部門間的溝通和交流，使檔案的管理效率提高了，對(duì)企業(yè)單位的管理效率也有促進(jìn)作用。

三、檔案工作現(xiàn)存的問題

（一）檔案工作被其思維慣性所影響，缺乏“與時(shí)俱進(jìn)”的意識(shí)。在多年以往的一段社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷中，檔案管理工作被很多企業(yè)、事業(yè)單位當(dāng)做一種檔案儲(chǔ)存和簡(jiǎn)單的使用方式，沒有意識(shí)到在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案本身可以起到指導(dǎo)借鑒的作用。沒有把綜合檔案內(nèi)容的思想深入到企事業(yè)單位的管理思想當(dāng)中，也沒有將檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)綜合系統(tǒng)工程來考慮建設(shè)，單純存儲(chǔ)方法的改進(jìn)并不能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)于檔案綜合利用深度挖掘的需求。企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)該提升綜合檔案思想內(nèi)容意識(shí)，在管理思想中并存，應(yīng)該將檔案信息化的建設(shè)視為一項(xiàng)建設(shè)——綜合性系統(tǒng)工程。

（二）工作方式、職能單一?，F(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)，檔案工作的管理模式不是單一、封閉的。應(yīng)實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享。檔案工作在互聯(lián)網(wǎng)上需要單位所有員工以及領(lǐng)導(dǎo)參與其中并作出貢獻(xiàn)。但是就現(xiàn)在情況而言，大部分企事業(yè)單位員工認(rèn)為檔案工作僅僅需要檔案員來做，認(rèn)為這僅僅是此管理部門的責(zé)任，把檔案工作單純看作檔案歸檔、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研等步驟的循環(huán)，導(dǎo)致檔案工作無法走在時(shí)代前端。

（三）落后的軟件、硬件水平和技術(shù)手段。如果想要跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)檔案信息的管理要求，就必須具備相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件的配套設(shè)施和支撐條件。因當(dāng)今社會(huì)整體工作的一個(gè)現(xiàn)代、智能發(fā)展智慧的源頭是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這種工作方式，所以我們需要嚴(yán)格考核檔案管理的工作人員硬件、軟件的相關(guān)素質(zhì)。但就目前來看，由于受到各個(gè)方面的壓力和限制，例如檔案管理規(guī)模層次不高、經(jīng)費(fèi)不足，特別是每個(gè)基層單位對(duì)檔案工作在信息化建設(shè)中沒有給予重視，所以想要發(fā)展到同其他網(wǎng)絡(luò)行業(yè)并列的標(biāo)準(zhǔn)是有著巨大困難的。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作為跟上時(shí)代的步伐，必須提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在擁有“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺(tái)之下，對(duì)檔案管理人員的要求不僅要求在網(wǎng)絡(luò)信息化管理中有較高的管理能力，而且要對(duì)其他部門工作的整個(gè)流程有著透徹的了解，并具備兩種能力——管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的能力、處理信息技術(shù)的能力。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案工作發(fā)展的對(duì)策

要?jiǎng)?chuàng)新就必須先分開傳統(tǒng)的檔案管理和“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的不同，網(wǎng)絡(luò)化檔案以服務(wù)向?qū)ё鳛槟繕?biāo)，拋除傳統(tǒng)的檔案歸檔保管的方式。同時(shí)，在發(fā)展和創(chuàng)新的過程中，企業(yè)和事業(yè)單位要充分發(fā)揮檔案的作用。在創(chuàng)新的方向上不允許借鑒經(jīng)驗(yàn)的情況下，可以挖掘研究檔案的深度，形成一個(gè)更科學(xué)、合理的行動(dòng)計(jì)劃。

在檔案的實(shí)際工作中，要將檔案工作看成一個(gè)有機(jī)的整體，檔案工作的整個(gè)過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都不可以馬虎，一定要做到分工明確，責(zé)任分明。傳統(tǒng)的檔案工作中各個(gè)部門是彼此依托相互獨(dú)立的，而“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)密切相連，很難進(jìn)行職責(zé)的區(qū)分。因此筆者認(rèn)為，將“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作中各個(gè)環(huán)節(jié)職責(zé)任務(wù)劃分好是做好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的前提。并且要從收集、整理、歸檔到流量、共享、分析等多個(gè)方面，都有嚴(yán)格明確的系統(tǒng)規(guī)劃，使細(xì)分職能后的檔案工作仍然可以做到細(xì)致且不亂，從而使源頭——“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”得到進(jìn)一步的發(fā)展。

在解決軟硬件落后的問題上，加大資金投入，切實(shí)展開網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力確保互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的整合。根據(jù)目前的現(xiàn)實(shí)情況，各部門應(yīng)該需要制定出科學(xué)的促進(jìn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)預(yù)算和計(jì)劃。雖然“互聯(lián)網(wǎng)+”在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，但在實(shí)際工作過程中都或多或少的存在一些問題，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”也應(yīng)考慮到目前的檔案部門的信息化程度，根據(jù)實(shí)際情況做到一步一個(gè)腳印穩(wěn)步發(fā)展。此外，檔案工作人員的素質(zhì)也需要得到一定的提升，一方面要提高工作人員的自身認(rèn)識(shí)，另一方面則是要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。只有多方面共同努力，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中要樹立與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，做到傳統(tǒng)檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)整合，才能真正使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”得到真正的發(fā)展。

【參考資料】

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