報(bào)社依法管理檔案工作的實(shí)踐與探索

文/福建日?qǐng)?bào)社檔案室 蘇靜

報(bào)社依法管理檔案工作的實(shí)踐與探索

文/福建日?qǐng)?bào)社檔案室 蘇靜

通過(guò)對(duì)報(bào)社檔案管理有章可循、按章辦事的回顧總結(jié)，探討新時(shí)期檔案依法管理的對(duì)策，來(lái)促進(jìn)報(bào)社檔案工作沿著制度化、規(guī)范化軌道有序運(yùn)行。

報(bào)社；依法管理；檔案工作；實(shí)踐；探索

檔案法規(guī)是檔案業(yè)務(wù)部門(mén)和人員在檔案工作中必須遵循的工作標(biāo)準(zhǔn)和原則，是法治理念在檔案管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。報(bào)社檔案室嚴(yán)格按照檔案法律的規(guī)定來(lái)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)和建設(shè)，逐步走上“依法治檔”的軌道，既保證了檔案的完整與安全，也為報(bào)社新聞報(bào)道和經(jīng)營(yíng)管理作出了貢獻(xiàn)，實(shí)踐著檔案的價(jià)值。

一、報(bào)社依法管理檔案的實(shí)踐

（一）從健全檔案機(jī)構(gòu)設(shè)施入手，保障檔案管理。未設(shè)立檔案室前，檔案工作無(wú)專人負(fù)責(zé)，歷史檔案、文件資料有的丟失，有的分散在處（室）或個(gè)人手中，查閱十分困難，給新聞報(bào)道和報(bào)紙產(chǎn)業(yè)發(fā)展造成了很大的損失。1982年，報(bào)社成立檔案室，對(duì)創(chuàng)刊以來(lái)積存零散的檔案材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、立卷歸檔，并從檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化入手，安排120平方米的空間作為檔案庫(kù)房，購(gòu)置規(guī)范的鐵皮檔案箱、去濕機(jī)、自動(dòng)溫濕度記錄儀，安裝檔案庫(kù)房的監(jiān)控器，上世紀(jì)90年代年就開(kāi)始應(yīng)用微機(jī)管理檔案。

（二）以制度建設(shè)為根本，規(guī)范檔案管理。貫徹實(shí)施《檔案法》和《福建省檔案管理?xiàng)l例》，增強(qiáng)全報(bào)社的檔案意識(shí)。根據(jù)新聞宣傳的特點(diǎn)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，制定《報(bào)社宣傳報(bào)道案卷類(lèi)目、排列順序表》《文書(shū)檔案借閱制度》等規(guī)章制度，做到有據(jù)可依，有章可循，防止管理混亂的現(xiàn)象。

1.分類(lèi)規(guī)范化。遵循檔案的形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，把宣傳報(bào)道和產(chǎn)業(yè)開(kāi)展中形成的各門(mén)類(lèi)和載體的檔案，構(gòu)成一個(gè)全宗單位，采取統(tǒng)一分類(lèi)、編號(hào)和排列。

2.制度程序化。從檔案整理、立卷、歸檔、利用、銷(xiāo)毀有一整套完整的辦理手續(xù)和管理程序。

3.統(tǒng)計(jì)及時(shí)化。通過(guò)庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)，對(duì)歸檔完整率的統(tǒng)計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。

4.檢索多樣化。編制各種檔案檢索工具，文書(shū)檔案有全引目錄、案卷目錄、文件匯編、專題文件目錄；會(huì)計(jì)檔案有案卷目錄；新聞?wù)掌灼腥夸洝?/p>

（三）以檔案細(xì)節(jié)管理為抓手，務(wù)求實(shí)效。中宣部、國(guó)家檔案局制定了《新聞單位宣傳報(bào)道檔案管理暫行辦法》后，報(bào)社檔案室就嚴(yán)格按照上述規(guī)章對(duì)全報(bào)社文書(shū)、財(cái)務(wù)、新聞報(bào)道、基建檔案等實(shí)行統(tǒng)一管理。把文書(shū)、新聞專門(mén)檔案按照年度——問(wèn)題的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，按不同保管期限永久、三十年、十年分別組成若干本案卷目錄，較好地反映了報(bào)社年度新聞宣傳報(bào)道、經(jīng)營(yíng)管理和行政后勤的情況。

根據(jù)閩檔〔2005〕24號(hào)文件通知要求，按時(shí)向有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)辦理檔案登記工作，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館報(bào)送本單位保存的檔案資料的計(jì)算機(jī)目錄信息。

報(bào)社檔案室現(xiàn)保存檔案近2萬(wàn)卷，包括文書(shū)、宣傳報(bào)道、會(huì)計(jì)、科技、新聞圖片等檔案，在報(bào)社決策、新聞宣傳報(bào)道及經(jīng)營(yíng)管理等方面發(fā)揮重要參考、憑證、借鑒作用。

二、報(bào)社檔案依法管理的探索

隨著媒體變革和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的裂變式發(fā)展，帶來(lái)報(bào)業(yè)格局的深刻調(diào)整和新聞傳播生態(tài)、內(nèi)容生產(chǎn)的重大變化。新常態(tài)下，檔案依法管理既要順應(yīng)報(bào)紙產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，又要吸納互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的進(jìn)入。

（一）新時(shí)期報(bào)社檔案管理面臨的新情況。包括如下2個(gè)方面：

1.報(bào)社正著力打造一個(gè)影響力、傳播力和整體實(shí)力不斷提升的現(xiàn)代傳媒集團(tuán)，擁有子報(bào)期刊20多個(gè)，以及一攬子網(wǎng)站、公司，這些報(bào)刊網(wǎng)公司散落在全省各地。

2.新興媒體既是一個(gè)傳播渠道，也是一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)。新生產(chǎn)技術(shù)推動(dòng)采編流程再造，實(shí)現(xiàn)紙媒、電腦端和移動(dòng)端信息的存儲(chǔ)、傳遞、借閱資源共享。

這些發(fā)展和運(yùn)行模式的變化，帶來(lái)龐大、分散以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案業(yè)務(wù)管理，必須依法統(tǒng)籌管理。

（二）新形勢(shì)下報(bào)社檔案依法管理對(duì)策。包括如下3個(gè)方面：

1.依據(jù)當(dāng)前報(bào)社檔案管理的新要求，配套完善規(guī)章制度。報(bào)社產(chǎn)業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理就延伸到哪里，法規(guī)制度建設(shè)就要始終貫穿其中，管理的根本要靠制度，靠規(guī)矩，用法律強(qiáng)制力來(lái)約束和規(guī)范檔案管理，提高檔案管理者依法治檔的能力。

2.隨著媒體生產(chǎn)、傳播方式及產(chǎn)業(yè)的縱深發(fā)展，檔案室作為一個(gè)全宗號(hào)，首先要統(tǒng)籌運(yùn)作、梳理組織架構(gòu)，整合報(bào)、刊、網(wǎng)等資源，建立健全適應(yīng)報(bào)社發(fā)展的檔案管理體系。其次，抓住靈魂、提綱挈領(lǐng)開(kāi)展遵章貫法指導(dǎo)服務(wù)、執(zhí)法檢查措施，采取集中管理與委托管理相結(jié)合方式，對(duì)子報(bào)刊網(wǎng)的檔案實(shí)行指導(dǎo)、監(jiān)督，從以往的偏重于過(guò)程管理轉(zhuǎn)移到目標(biāo)管理、效果管理。檔案通過(guò)集中統(tǒng)一管理，防止子報(bào)刊網(wǎng)各自為政的問(wèn)題，也便于新型檔案的收集保管、整理加工和利用研究；而委托管理，則強(qiáng)化了檔案管理責(zé)任，有效解決報(bào)社規(guī)模擴(kuò)大，子報(bào)刊網(wǎng)公司性質(zhì)各異、區(qū)域分散，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全。

3.互聯(lián)網(wǎng)+媒體+檔案，給報(bào)社檔案管理帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。如，網(wǎng)絡(luò)可從檔案的歸檔、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行全程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違規(guī)即時(shí)警示。由于新興媒體的技術(shù)和傳播渠道屬于新生事物，檔案管理也沒(méi)有專門(mén)針對(duì)新興媒體檔案的法規(guī)，往往容易游離于體制之外，不利于報(bào)社檔案的健康發(fā)展，需制定相應(yīng)的新興媒體檔案法規(guī)。如結(jié)合《網(wǎng)絡(luò)出版條例》，對(duì)報(bào)紙等媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理中產(chǎn)生的法律事實(shí)作出預(yù)見(jiàn)，以法規(guī)的形式確定下來(lái)。

依法管理檔案是依法治國(guó)的具體實(shí)踐和組成部分，是保護(hù)和利用檔案的重要有力措施。作為報(bào)紙媒體的檔案管理者既要依法履職盡責(zé)、做好自身各項(xiàng)工作，又要充分利用報(bào)紙傳媒的優(yōu)勢(shì)作用，在報(bào)刊舉辦檔案法制欄目或以新聞報(bào)道、專題報(bào)道、以案釋法形式普及檔案法律知識(shí)，還可發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的廣泛性、交互性特點(diǎn)，開(kāi)展檔案法制教育。