淺談新時(shí)代檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)重要意義

文/山西太原清徐縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 孫兔開

淺談新時(shí)代檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)重要意義

文/山西太原清徐縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 孫兔開

檔案數(shù)字化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，有效保證了原紙質(zhì)檔案資料的原始性、安全性與完整性，有利于提供高效優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)；對(duì)傳統(tǒng)檔案的立卷整理有很大改善，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)等方面有著特殊意義。

意義；檔案管理；數(shù)字化

當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會(huì)正向信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化社會(huì)邁進(jìn)，這就給儲(chǔ)存和提供利用信息資源的檔案館提供了新的發(fā)展方向。通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體信息技術(shù)的不斷發(fā)展，正在改變知識(shí)的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、獲取、傳播與保存的方式，數(shù)字資源及相關(guān)服務(wù)將會(huì)以不可阻擋的態(tài)勢替代現(xiàn)有的資源及相關(guān)服務(wù)設(shè)備。

國家檔案建設(shè)管理部門在統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為支撐點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，逐步將檔案信息資源數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息資源的數(shù)字化對(duì)保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)等方面有著特殊意義。

一、保證紙質(zhì)檔案的原始性、安全性與完整性

原始性是檔案的本質(zhì)屬性。檔案是形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質(zhì)區(qū)別，判斷一份材料是不是檔案，關(guān)鍵要看它是不是具有原始性。

漫長的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，促使我國現(xiàn)存的檔案和書刊種類眾多，其價(jià)值不可估量，這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時(shí)間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，起到了保護(hù)的作用。

二、改善了檔案資料的前期整理工作

檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過程，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，并對(duì)卷內(nèi)文件重新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時(shí)，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

三、優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高管理者素質(zhì)

傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不便，借助信息數(shù)字化在社會(huì)各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損，管理工作更是不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識(shí)，使專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)互為補(bǔ)充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理的人員既有檔案管理方面的知識(shí)，又懂得并掌握計(jì)算機(jī)信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是有針對(duì)性地吸納專業(yè)型人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

另外，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理，涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。面對(duì)諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

[1]吳心音.淺談新時(shí)期的檔案管理[J].甘肅科技,2003（8）.