高校檔案信息化建設(shè)的探討

文/福建工程學(xué)院 張祝杰

高校檔案信息化建設(shè)的探討

文/福建工程學(xué)院 張祝杰

當(dāng)前高校為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，加快推進(jìn)了檔案信息化進(jìn)程，并以數(shù)字化建設(shè)為核心，實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更好地推動(dòng)高校檔案信息資源開發(fā)和利用。本文從高校檔案信息化建設(shè)的重要作用入手，分析了高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并對(duì)進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展的策略進(jìn)行了具體闡述。

高校檔案；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；標(biāo)準(zhǔn)；安全

檔案信息作為公共信息資源，在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。高校作為我國(guó)培養(yǎng)人才的重要基地，高校檔案信息化水平在一定程度上代表了高校教育發(fā)展水平，因此需要做好高校檔案信息化建設(shè)，努力提高高校檔案管理水平。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，需要依托于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步來實(shí)現(xiàn)高校檔案電子化儲(chǔ)存，并利用網(wǎng)絡(luò)來提高檔案信息的規(guī)范管理，加快促進(jìn)高校檔案信息資源共享和高效利用。在未來較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校都需要將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作來抓，并將其作為高校檔案建設(shè)的重要發(fā)展方向。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要作用

高校檔案信息來源于學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，是全體教職員工、學(xué)生集體智慧的結(jié)晶，而且高校部分檔案代表著相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)，高校檔案作為原生性信息，其對(duì)高校的發(fā)展及國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)都具有非常重要的意義。高校在快速發(fā)展過程中檔案數(shù)量越來越龐大，這也使檔案信息管理工作量較大，在檔案收集、整理及保存整個(gè)過程中不僅涉及人員較多，而且信息容易出錯(cuò)，檔案工作效率低下，檔案信息質(zhì)量也無法得以有效保障。將信息化技術(shù)引入高校檔案管理工作中，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，不僅可以有效的降低高校檔案管理難度，而且能夠進(jìn)一步提高高校檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的科學(xué)調(diào)配。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，首先體現(xiàn)在檔案載體上的變化，紙質(zhì)載體加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。隨著檔案載體的變化，檔案管理環(huán)境也發(fā)生了較大的變化，檔案管理人員借助于計(jì)算機(jī)，有效的降低了檔案管理的難度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理各環(huán)節(jié)的有效銜接，檔案管理自動(dòng)化程度大幅度提升，檔案質(zhì)量得以保障。而且高校檔案信息化建設(shè)的開展，加快了檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，有效促進(jìn)了高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，為檔案信息服務(wù)的高效性和便捷性提供了有效的途徑，更充分發(fā)揮了高校檔案信息的作用，實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息對(duì)社會(huì)進(jìn)步和知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的引領(lǐng)作用，有利于推動(dòng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

二、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)理論與實(shí)際結(jié)合不緊密。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)快速推進(jìn)過程中，只是從檔案本身發(fā)展的視角來進(jìn)行信息化建設(shè)，并沒有考慮信息時(shí)代人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的訴求，這就導(dǎo)致當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)時(shí)在視角和思路方面都存在問題，規(guī)劃管理與執(zhí)行之間的矛盾不斷涌現(xiàn)出來。存在著各應(yīng)用系統(tǒng)信息孤島的現(xiàn)象，信息碎片化現(xiàn)象十分嚴(yán)重。特別是部分檔案信息分存于不同的部門，但各部門系統(tǒng)之間通用性、兼容性較差，從而導(dǎo)致資源無法實(shí)現(xiàn)共享，這對(duì)高校檔案信息化建設(shè)帶來了較大的負(fù)面影響。

（二）檔案信息化設(shè)定目標(biāo)和內(nèi)容層面步伐不一致。高校檔案管理的基本目標(biāo)是為了能夠使檔案工作更好地服務(wù)于高校發(fā)展。高校檔案管理主要是為學(xué)校教學(xué)科研、后勤保障及學(xué)生管理等提供良好服務(wù)。但在當(dāng)前大部分高校檔案信息化建設(shè)過程中，普遍存在重整理輕編研、重收集輕鑒定銷毀的問題。高校檔案數(shù)量較多，這也使整理工作需要耗費(fèi)大量人力與時(shí)間，工作人員更多的時(shí)間都用來完成檔案整理工作，這也使其無暇顧及檔案編研工作。同時(shí)一味地收集各種檔案信息，使高校檔案館館藏越來越豐富，但由于存在著忽視檔案價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)的問題，給檔案保存和管理工作帶來了較大壓力。這些問題的存在都嚴(yán)重阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的順利開展。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚需健全。當(dāng)前高校信息化建設(shè)還沒有實(shí)現(xiàn)集中性的歸口管理，也沒有完善的信息化建設(shè)規(guī)范和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。而且高校各個(gè)院系及部門都有自己的信息系統(tǒng)，但各系統(tǒng)之間不具關(guān)聯(lián)性，功能也不盡相同，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成各系統(tǒng)之間無法共享，嚴(yán)重阻礙了檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。

（四）數(shù)字檔案信息安全保障亟待加強(qiáng)。數(shù)字檔案信息不同于傳統(tǒng)載體的檔案信息，其運(yùn)行離不開計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這也給數(shù)字檔案信息的安全帶來了較大威脅。包括來自于網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等對(duì)信息資源的入侵和攻擊、計(jì)算機(jī)操作過程中人為失誤等，這些安全隱患很難有效預(yù)防，都會(huì)對(duì)檔案信息資源的安全構(gòu)成較大的威脅。可見，高校檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案信息安全保障亟待加強(qiáng)。

（五）檔案信息化建設(shè)的宣傳不到位。近年來隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程明顯加快。在高校檔案信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)和各部門都給予了大力支持和積極配合，這也使檔案軟硬件設(shè)施及規(guī)章制度不斷完善，檔案管理水平得以有效提升。但對(duì)于檔案宣傳工作重視程度不夠，人們對(duì)檔案信息的重要性缺乏了解，制約了檔案信息利用的質(zhì)量與水平。即使在當(dāng)前高校檔案信息化大力發(fā)展的前提下，高校檔案的功能和價(jià)值還沒有完全開發(fā)出來，高校檔案價(jià)值和文化功能得不到有效發(fā)揮，同時(shí)知識(shí)性和休閑性功能缺位，檔案信息利用成效并未達(dá)到應(yīng)有效果，因此，在檔案信息化建設(shè)中，需要加大對(duì)檔案快捷性和安全性的宣傳推廣力度。

三、推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展的策略分析

（一）樹立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)理念。高校在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中，需要以人們對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值訴求為基礎(chǔ)，并與檔案發(fā)展規(guī)律相結(jié)合，從而樹立開放性、多元化和社會(huì)化的檔案信息化建設(shè)理念。在多元視角下推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息數(shù)據(jù)校園內(nèi)的有效共享，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）夯實(shí)高校檔案信息化的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)由檔案本身的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)要素的信息化建設(shè)來支撐，這就要求高校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)時(shí)，分析信息時(shí)代對(duì)高校檔案資源建設(shè)的要求，既要加強(qiáng)檔案信息化的各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要做好歸檔整理工作，提高檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和數(shù)字化水平，提升高校檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)質(zhì)量，做好檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，更要將大量精力投放至資料編研上來，將看似雜亂無關(guān)聯(lián)的檔案提煉出對(duì)學(xué)校發(fā)展有益的精華；定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀、去雜存精，以此為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)有力的檔案工作基礎(chǔ)保障。

（三）完善檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度，使之能夠更加規(guī)范。高校檔案部門應(yīng)按照國(guó)家檔案信息建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來制定適合高校使用的編碼標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)，并且立足于校園網(wǎng)，使檔案管理系統(tǒng)能夠連接校內(nèi)的教學(xué)、人力資源等管理系統(tǒng)，讓檔案部門能夠借助于高校的官網(wǎng)匯聚各個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，并形成全校數(shù)字化檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使得檔案信息化獲得高效的應(yīng)用。另外檔案部門也能夠在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置訪問權(quán)限，讓檔案管理者與檔案查詢者都有各自不同的訪問權(quán)限，這樣有助于加強(qiáng)電子檔案分類保管的保密性，從而規(guī)避了涉密電子檔案出現(xiàn)泄密的情況發(fā)生，能夠使得電子檔案的存儲(chǔ)與管理更加安全。

（四）提升數(shù)字檔案信息的安全性。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案信息的安全性問題需要給予特別關(guān)注。通常情況下，檔案利用者只關(guān)注數(shù)字檔案信息使用上的便捷性，但對(duì)檔案信息的長(zhǎng)期性保存則不重視。因?yàn)樽鳛闄n案管理人員，需要努力提高自身的信息化技術(shù)水平，充分運(yùn)用先進(jìn)的存儲(chǔ)方式來對(duì)所有數(shù)字信息資料進(jìn)行備份存儲(chǔ)，有效保證檔案信息的安全。同時(shí)還要做好網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵行為，不僅要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理，還要進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用習(xí)慣，有效防范各種網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊和病毒感染?？梢酝ㄟ^多重設(shè)密、備份應(yīng)用系統(tǒng)、限制訪問權(quán)限等來提升數(shù)字檔案信息的安全性。

（五）拓寬檔案信息化服務(wù)的覆蓋面與惠及范圍。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中，需要不斷對(duì)其價(jià)值功能進(jìn)行拓展，即通過發(fā)展高校檔案信息服務(wù)師生和服務(wù)社會(huì)的功能體系，來進(jìn)一步拓展高校檔案工作的發(fā)展空間。因此在當(dāng)前高校信息化建設(shè)過程中，需要充分考慮廣大師生學(xué)習(xí)和發(fā)展的需求，并進(jìn)一步將檔案發(fā)展與師生發(fā)展、服務(wù)大眾等有效進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)一步拓展檔案信息化建設(shè)的文化功能、教育功能、休閑功能，增加檔案信息的知識(shí)性和趣味性，努力拓展檔案信息化服務(wù)的覆蓋面，使高校檔案信息化建設(shè)的場(chǎng)域不斷擴(kuò)大，從而使高校檔案信息能夠更好地服務(wù)于高校的師生、高校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息時(shí)代，信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，給高校檔案工作帶來了巨大變革。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格依照信息化建設(shè)的要求，將信息化理念融入檔案信息化建設(shè)之中，加快構(gòu)建更加完善的高校檔案信息化建設(shè)機(jī)制，全面提升高校檔案信息化管理水平，更好地發(fā)揮出高校檔案信息的重要價(jià)值，使其能夠?yàn)楦咝０l(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

[1]劉林青.高校檔案的信息化建設(shè)應(yīng)該注意的幾個(gè)問題[J].科技創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo),2012(9).

[2]智通海.高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對(duì)策思考[J].鹽城工學(xué)院報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2011(6).

[3]劉林青.高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)該注意問題的探討[J].中國(guó)科技創(chuàng)新導(dǎo)刊,2011(9).