以高中生視角看辦公自動化對秘書工作的影響

文/山東省青島市黃島區(qū)第一中學(xué) 丁雨萌

以高中生視角看辦公自動化對秘書工作的影響

文/山東省青島市黃島區(qū)第一中學(xué) 丁雨萌

本文通過對高中生調(diào)查研究，從秘書工作范圍、辦公室自動化對秘書工作的便利之處和辦公室自動化存在的相關(guān)隱患及舉措這三個方面來敘述“高中生如何看待辦公自動化發(fā)展對秘書工作的影響”。

辦公自動化；秘書工作；影響

近幾年，市場經(jīng)濟體制有了巨大變革，企業(yè)正面臨著更為激烈的競爭，為了適應(yīng)發(fā)展，不少企業(yè)已將電子技術(shù)應(yīng)用到工作中，既保證了工作效率，又節(jié)省了人力物力財力。而對于秘書工作，辦公室自動化的發(fā)展更是大大降低了其工作難度，提高了工作效率，加大了協(xié)調(diào)便捷性，但在文秘保管等方面也存在一定的隱患，需要秘書們在工作中加強管理，保證相關(guān)信息的安全性。

一、秘書工作范圍

（一）會議記錄。公司的會議能否順利進行，在一定程度上取決于秘書的工作。首先，會前秘書要準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)開會時所需的資料，輔助會議進行。其次，會中秘書要做好會議記錄，方便會后總結(jié)。最后，會議結(jié)束后，秘書要將會上的主要思想以及員工的發(fā)言建議等整理起來以供領(lǐng)導(dǎo)再次確認，也為各項決策提供備份記錄。

（二）檔案管理。秘書要負責(zé)掌管公司相關(guān)員工的檔案、公司起草的各種相關(guān)規(guī)定以及獎罰政策，總之，就是負責(zé)所有與公司相關(guān)的文件，并對其進行分類、整理、歸檔以及存儲。

（三）文書起草以及公文制定。秘書主要服從直屬上級的領(lǐng)導(dǎo)，為上級領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)瑣碎的工作，如幫助領(lǐng)導(dǎo)起草文書、制定公文，以減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作量，把領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，進一步潤色編輯成書面文書的形式，使其更具正式性，最后再交由領(lǐng)導(dǎo)審閱，然后下發(fā)給下級員工。

二、辦公室自動化對秘書工作的便利之處

（一）增加工作準(zhǔn)確率。計算機的應(yīng)用可以幫助秘書提高工作的準(zhǔn)確性，在處理報表相關(guān)文件時，秘書不再需要大量的計算以及反復(fù)校對，辦公室自動化軟件可以輕松準(zhǔn)確地解決這個問題，通過軟件進行公式計算，大大提高了工作的準(zhǔn)確性。相對于傳統(tǒng)的手動計算，計算機軟件能夠把復(fù)雜的數(shù)字問題用最簡捷的方法處理，使數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作變得輕松簡單。

（二）提高工作效率。辦公室自動化軟件的應(yīng)用還將帶給秘書更大的便利，比如檔案查詢。公司內(nèi)部有大量的檔案，包括員工檔案以及各類文件等，利用電子軟件把這些檔案進行分類，等到再次查詢時，目錄和詞條一目了然，可以準(zhǔn)確無誤地查找到所需要的文件，大幅度縮短了查詢檔案的時間，提高了工作效率；同樣，會前的準(zhǔn)備工作也可以應(yīng)用計算機辦公軟件，如前期資料的搜集可以借助打印復(fù)印等自動化手段，更加便捷地完成工作；而日程上的安排也可以利用電子日表，科學(xué)有效地安排會議室，避免發(fā)生需要開會但沒有會議室的情況；會議記錄也可以借助計算機辦公軟件，方便編輯和修改，而所有的這些便利都能夠提高秘書的工作效率。

（三）加大了協(xié)調(diào)便捷性。辦公軟件的利用可以使秘書更加便捷地進行協(xié)調(diào)工作，因為秘書可以利用電子聊天工具和需

要協(xié)調(diào)溝通的部門進行線上交流，而不需要離開工作崗位。秘書主要是為了配合領(lǐng)導(dǎo)進行工作，如果在離開工作崗位與其他部門進行協(xié)調(diào)時，領(lǐng)導(dǎo)有命令下達，卻找不到秘書，就可能會影響工作的順利進行，給領(lǐng)導(dǎo)帶來麻煩。因此，辦公軟件的利用會提升秘書協(xié)調(diào)工作的便捷性。

三、辦公室自動化存在的相關(guān)隱患及舉措

（一）電子化管理文件易丟失。秘書工作中涉及到的內(nèi)容大多與公司發(fā)展有著密切而直接的聯(lián)系，甚至包括一些公司的機密文件，在保管過程中，要十分注意文件管理的安全性。電子化管理將文件都以電子形式存儲在計算機里，雖然節(jié)省了空間，但也存在一定的風(fēng)險，首先有黑客的存在，他們的計算機技術(shù)過硬，想要竊取一些文件很容易，而且會做得神不知鬼不覺。其次，如果沒有做好相關(guān)文件的備份工作，一旦計算機出現(xiàn)問題，就有可能導(dǎo)致大量文件丟失，雖然通過維修可以將文件找回，但在維修過程中也會導(dǎo)致機密文件曝光，增加了安全隱患。針對這點，秘書在工作時一方面應(yīng)該注意文件的密保管理，對重要的機密文件采取紙質(zhì)、電子形式雙保險的存儲方式，另一方面也要提升自身的電子技術(shù)掌握能力，盡可能地避免文件流失。

（二）自動化處理缺少情感互動。辦公室自動化軟件的普及雖然很大程度上減輕了秘書工作的工作量，但是也減少了人與人之間的互動。秘書應(yīng)該合理利用辦公軟件，利用它的高效性，但絕不能單單依靠辦公軟件完成所有的工作，還是應(yīng)該適當(dāng)?shù)貐⑴c到工作之中。有很多人與人之間的事情是計算機解決不了的，計算機只能進行死板的工作，需要感性地工作部分還是應(yīng)該由人親自去做。因此，秘書在工作過程中，還是應(yīng)該注意辦公軟件與實際經(jīng)驗的結(jié)合，實施科學(xué)化的管理。

四、結(jié)語

高中生對辦公軟件的利用有許多很獨到的見解，同時也看到了其中存在的一些隱患，并針對隱患提出了相應(yīng)的策略。在實際工作中，這些都是秘書應(yīng)該注意到的，為了跟緊信息化的時代潮流，高效地利用巨大的信息寶庫，秘書工作者們著實應(yīng)該積極創(chuàng)新工作模式，更為科學(xué)地處理信息，相應(yīng)的隱患防治工作也應(yīng)該落到實處。

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[3]楊玫.淺析辦公自動化技術(shù)對秘書工作的影響[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2013(06):272+274.