高校辦公室文字秘書的“動”與“靜”

文/江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 孫興民 陳凡學(xué)

高校辦公室文字秘書的“動”與“靜”

文/江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 孫興民 陳凡學(xué)

本文從高校辦公室文字秘書提高寫作水平的角度，結(jié)合工作中的具體情景和思考，闡述了文字秘書必備的“動”與“靜”的基本功，提出厚積薄發(fā)、動靜相宜的建議。

高校；文字秘書；調(diào)研；思考

高校辦公室主要工作內(nèi)容是辦文、辦事、辦會，其中，高質(zhì)量辦文對于服務(wù)大局、輔助決策作用重大。我國多數(shù)高校辦公室設(shè)置秘書科（文秘科），具體負(fù)責(zé)全校性重大決策、重要活動材料的起草或（和）公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作，具有“智囊團(tuán)”“思想庫”和“左右手”的職能。文字秘書要提高工作水平，就要做到既能動起來，又能靜下來，動靜相宜，行成于思。

一、動筆記錄，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的思想

辦公室辦文、辦事、辦會過程中，工作內(nèi)容通常是瑣碎的，有大有小，但是每項工作都很重要。要養(yǎng)成每天做工作計劃和小結(jié)的習(xí)慣，防止有所遺漏，或者有所偏頗，特別是對于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)工作談話中的重要語句，要盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱。因為領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)時不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點式的，領(lǐng)導(dǎo)工作談話中的重要語句往往是經(jīng)過長期思考和實踐的結(jié)論，有助于文字秘書理解領(lǐng)導(dǎo)的思想。

文稿動筆寫作前，要充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和觀點，只有把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透，才能有的放矢搜集材料，這樣寫出來的文稿才是基本成功的。遇到不確定的地方要敢于請示，可以請示辦公室主任，也可以請示交辦的領(lǐng)導(dǎo)。

動筆記錄的習(xí)慣非常重要，積沙成塔，集腋成裘，對于一件具體的文稿如此，對于長時期的寫作也如此。

二、動身調(diào)研，掌握充實的素材

調(diào)查研究是文字秘書做好本職工作的必然要求。蘇軾在《稼說送張琥》中說：“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”，要達(dá)到約取和薄發(fā)的狀態(tài)，充實的素材是必不可少的。充實的素材來源于充分的調(diào)研，沒有調(diào)查就不熟悉情況，也就沒有寫作的素材。

高校文字秘書要了解學(xué)校的基本情況，也要熟悉校內(nèi)各部門重要工作的進(jìn)展，留心師生員工關(guān)心的問題，發(fā)現(xiàn)行業(yè)企業(yè)對高校的需求，要做一名信息的采集者、加工者和提煉者。隨著教育改革的深入推進(jìn)，智能化教學(xué)、碎片化學(xué)習(xí)、個性化考核等越來越普遍，高校會遇到各種新情況、新問題和新矛盾，這些都是高校領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注的領(lǐng)域，需要文字秘書主動開展調(diào)查研究，掌握工作主動權(quán)。因此，文字秘書的調(diào)查研究通常是帶著問題的，應(yīng)該是高水平的、綜合性的，不是坐在辦公室打一通電話、看一些報告、上一會兒網(wǎng)就能解決的，而是要走出辦公室，找機(jī)會到各院系、各企業(yè)開展多渠道、全方位、深層次的調(diào)查研究，收集第一手“活”資料，充分了解情況。

三、靜下來學(xué)習(xí)，把握發(fā)展動態(tài)

此處的“學(xué)習(xí)”主要是指研讀上級文件、閱讀報刊簡報，及時把握黨和政府關(guān)于教育及相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的重大部署、政策要求、網(wǎng)絡(luò)輿情等，了解教育進(jìn)展，把握發(fā)展動態(tài)。國家的政策法規(guī)都是文字秘書擬寫公文、講話稿的權(quán)威性依據(jù)。同時，認(rèn)真學(xué)習(xí)各類調(diào)查報告，參加相關(guān)交流會議，及時了解和借鑒兄弟院校的先進(jìn)經(jīng)驗，為寫作提供新穎的視角，為文稿寫作提供鮮活的素材。

值得注意的是，多數(shù)高校黨委辦公室和校長辦公室是合署辦公，工作具有很強(qiáng)的政治性和政策性。文字秘書除了及時掌握教育教學(xué)的重要進(jìn)展和法律法規(guī)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)毛澤東思想、中國特色社會主義理論，學(xué)習(xí)中共中央和各級黨委、紀(jì)委的會議和文件精神，不斷提高政策理論水平，加強(qiáng)思政政治理論修養(yǎng)，在政治上過硬。要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，強(qiáng)化服務(wù)意識，養(yǎng)成廉潔清正的作風(fēng)，寫出樸實干練的文風(fēng)。

四、靜下來思考，鍛煉思維能力

思考是重要文稿、公文寫作必不可少的環(huán)節(jié)，是寫作成功與否的關(guān)鍵。經(jīng)過思考，才能確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序和各部分內(nèi)容之間的承接關(guān)系。同時，文字秘書還要思考、構(gòu)思關(guān)系學(xué)校發(fā)展的綜合性材料，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供調(diào)研報告。這要求高校辦公室文字秘書具備較好的思維能力。

文字秘書要養(yǎng)成多思、深思、廣思、反思的習(xí)慣，從宏觀、政策、全局的角度思考，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題。如對學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的思考、對學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的評價、對校內(nèi)深層次矛盾的研判等，都要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，研究各相關(guān)信息間的關(guān)系與變化，及時發(fā)現(xiàn)、分析問題，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，提出解決辦法，形成有價值的文字材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

寧靜致遠(yuǎn)，深入思考需要靜下來。靜下來才能把平時學(xué)習(xí)和調(diào)研積累的素材進(jìn)行細(xì)致、廣泛地觀察、觀覽和思考，然后取其要領(lǐng)，達(dá)到“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”的境界。

五、靜下來寫作，磨練文風(fēng)文筆

請示、調(diào)研、思考，最終要落實到寫，這是體現(xiàn)文字秘書工作水平的重要方面。寫出的文稿、講話稿，講領(lǐng)導(dǎo)想講的話是基本要求，講領(lǐng)導(dǎo)想講又講不出的話是真水平。養(yǎng)兵千日，用兵一時，要想在每個關(guān)鍵時刻拿出真水平，必須要靜下來，不斷磨練提高。

磨練樸實嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈娘L(fēng)，堅持在深入教學(xué)科研一線認(rèn)真調(diào)研師生訴求的基礎(chǔ)上，說短話、講實話、說老師學(xué)生聽得懂的話，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，始終做到言之有物、言之有理、言之有情，保證實踐性和思想性。杜絕“不求有功，但求無過”的寫作心態(tài)，不說正確的廢話、好聽的虛話。

磨練流暢洗練的文筆，針對不同的場合或嚴(yán)肅或活潑，說師生語言，更加接地氣。畢業(yè)典禮的講話，宜充滿深情和激勵；兄弟院校來訪的講話，宜簡潔而充滿誠意；黨風(fēng)廉政專題會議的講話，宜嚴(yán)肅且一針見血；總結(jié)性公文宜直接引用大量典型事例，增強(qiáng)文章說服力。

磨練典雅大氣的文采，于常規(guī)處尋亮點，于淺顯處見真知，于文字處求新穎，講究句式的整齊美、錯落美，詞匯的豐富美、韻律美，描述的意象美、意境美。優(yōu)美的語言更加能夠吸引聽者，以文化人，事半功倍。

寫作能力是高校辦公室文字秘書的看家本領(lǐng)，要做到有質(zhì)量、有突破，其實“功夫在詩外”，需要在工作之外多讀、多思、多寫，厚積薄發(fā)，動靜相宜?！皠悠饋頊贤ㄕ{(diào)研、胸懷全校事，靜下來縝密思考、妙手著文章”，這應(yīng)是辦公室文字秘書在文稿寫作過程中“動靜相宜”的理想狀態(tài)。

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