淺談完善建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性及措施

林靜

人事檔案記錄著企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、思想政治表現(xiàn)、工作能力、平時表現(xiàn)和崗位調(diào)動等內(nèi)容。企業(yè)建立人事檔案，能真實、客觀、全面反應(yīng)員工的履歷情況，對企業(yè)員工評價和管理產(chǎn)生重要作用。同時，為促進人事檔案更為有效地發(fā)揮作用，提高企業(yè)員工管理水平，建立完善的人事檔案管理制度，并嚴格落實各項規(guī)章制度是必要的。本文主要探討建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性，指出人事檔案管理的不足，然后提出有效的改進和完善對策，希望能為加強企業(yè)人事檔案管理的各項工作提供啟示。

一、建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，做好該項工作對企業(yè)運行和發(fā)展具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）為干部選拔任用提供真實可靠的資料

企業(yè)要想取得發(fā)展和進步，需要充分挖掘人才資源，加強人事管理工作。而人事檔案詳細記錄企業(yè)員工的基本情況，包括員工的進取精神、道德品格、工作經(jīng)歷、特長、成績及他們對企業(yè)所做出的貢獻等。通過查閱人事檔案的這些信息，能為企業(yè)考察、任免干部提供真實、有效的數(shù)據(jù)資料，這對提高企業(yè)人力資源管理質(zhì)量、促進企業(yè)發(fā)展也具有積極作用。

（二）為企業(yè)開展重大決策提供參考和依據(jù)

企業(yè)的發(fā)展和運行，人力資源管理水平提高，離不開人力資源規(guī)劃。采取有效措施，根據(jù)企業(yè)管理機構(gòu)設(shè)置的基本情況，合理配備工作人員，并注重對工作人員的管理和培訓(xùn)，激發(fā)他們的工作熱情，調(diào)動員工為企業(yè)做貢獻的主動性。同時，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，以企業(yè)發(fā)展和市場競爭力提升為出發(fā)點，提高決策的科學(xué)性與合理性，詳細了解員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等,確保企業(yè)重大決策的科學(xué)性與合理性。

（三）有利于企業(yè)人力資源的進一步優(yōu)化配置

提高人事檔案管理工作水平，對企業(yè)人事檔案進行科學(xué)合理利用，有利于充分挖掘人事檔案的使用價值。同時,還可以根據(jù)每個員工的特長，為他們合理安排工作崗位，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，進而有利于充分挖掘每個員工的潛能。這對促進企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)市場競爭力尤其具有重要作用。

二、建筑企業(yè)人事檔案管理的不足

盡管加強企業(yè)人事檔案管理具有重要作用，但有些建筑企業(yè)的管理部門和管理人員沒有結(jié)合自身具體情況，建立完善的人事檔案管理制度，一些管理人員綜合技能偏低，制約了管理工作水平提升。存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）企業(yè)人事檔案資料收集不全面

一些企業(yè)的人事檔案管理人員沒有充分履行職責(zé)，忽視詳細、全面收集人事檔案資料，導(dǎo)致人事檔案信息資料不齊全，影響管理和決策方案的制定，也不利于優(yōu)化人力資源配置，對企業(yè)發(fā)展和運行產(chǎn)生不利影響。

（二）企業(yè)人事檔案管理制度不完善

完善的管理制度，這是提高企業(yè)人事檔案管理水平的前提和基礎(chǔ)。但一些企業(yè)沒有根據(jù)自身情況和人事檔案管理需要，制定健全的管理制度；或者即使建立較為完善的管理制度，但是沒有嚴格落實各項規(guī)定，再加上管理人員責(zé)任心不強，獎懲激勵機制沒有得到全面落實，不利于提高企業(yè)人事檔案管理水平。

（三）企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

企業(yè)往往將工作重心放在產(chǎn)品研發(fā)、市場拓展等方面，對人事檔案管理的重視程度不夠，在管理人員、制度、資金等方面對檔案管理缺乏相應(yīng)的支持?；蛘咭恍┕芾砣藛T素質(zhì)偏低，對檔案管理缺乏全面認識，沒有遵循管理制度和流程開展人事檔案管理的各項活動。

（四）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升

隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和進步，它們在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛。但目前一些企業(yè)在人事檔案管理中，沒有充分認識計算機和信息技術(shù)的作用，不注重掃描技術(shù)和計算機的應(yīng)用，忽視構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，也不注重檔案信息的更新和完善，難以實現(xiàn)檔案管理信息化，制約了人事檔案管理水平的提高。

三、完善建筑企業(yè)人事檔案管理的措施

為彌補企業(yè)人事檔案管理的不足，完善檔案信息資料，為人力資源管理和各項決策活動的有效開展提供參考和依據(jù)，根據(jù)建筑企業(yè)的實際情況，可以采取以下改進和完善措施：

（一）重視企業(yè)人事檔案信息資料收集

管理人員要注重人事檔案信息收集，確保檔案信息資料充足、完善。同時，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該認真履行職責(zé)，落實各項管理規(guī)章制度，明確自身職責(zé)，根據(jù)企業(yè)員工的實際情況，全面收集檔案信息資料。要保證人事檔案信息的真實可靠、完整齊全、文字清楚，詳細收集企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、專業(yè)特長、工作業(yè)績、專業(yè)素質(zhì)、綜合能力等信息。這是有效開展人事檔案管理的前提和基礎(chǔ)，同時也能調(diào)動管理人員的主動性，為企業(yè)發(fā)展和運行提供充足的人力資源保障。

（二）建立并落實企業(yè)人事檔案管理制度

要想提高人事檔案管理水平，建立健全完善的人事檔案管理制度是必要的。因此，應(yīng)該明確企業(yè)人事檔案管理部門的具體職責(zé)，合理安排工作人員，讓管理部門和工作人員有效開展人事檔案管理的各項工作。避免職責(zé)不清、多頭管理的局面出現(xiàn)，從而有利于人事檔案管理工作效率提升。要將以前封閉的人事檔案管理模式開放化，提升企業(yè)對人事檔案管理的思想認識，同時也有利于加強監(jiān)督管理，順利開展監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，推動人事檔案管理效率提升。根據(jù)企業(yè)管理工作的現(xiàn)狀，可以設(shè)立人事檔案分理處，專門負責(zé)人事檔案管理。并將人事檔案管理與工作人員使用相分離，有利于實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化。建立并落實人事檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，讓他們認真履行職責(zé)，把握工作要點，出色完成人事檔案管理的各項任務(wù)。企業(yè)還可以建立獎懲激勵機制，激發(fā)管理人員的主動性，充分挖掘他們的工作熱情，對管理工作到位，表現(xiàn)出色的人員實行獎勵，有利于提升人事檔案管理水平。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該注重引進檔案管理專業(yè)技能強、基礎(chǔ)理論扎實、計算機操作和應(yīng)用水平高、檔案管理責(zé)任心強的工作人員，充實人事檔案管理隊伍，為提升管理工作水平奠定基礎(chǔ)。建立完善的教育、管理和培訓(xùn)機制，采取課堂授課、講座等形式，開展人事檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。同時，檔案管理人員也要加強自身學(xué)習(xí)，包括人事檔案管理專業(yè)知識、計算機操作和應(yīng)用技能，讓自己具備扎實的理論基礎(chǔ)。同時還要提高奉獻精神，具備較強的責(zé)任心，遵循規(guī)范流程開展管理活動，提升企業(yè)人事檔案管理的實效性。

（四）推動企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

順應(yīng)計算機和和信息技術(shù)在檔案管理中不斷得到應(yīng)用的時代發(fā)展趨勢，采取有效措施，推動企業(yè)人事檔案管理信息化。同時，信息化建設(shè)還能提升人事檔案管理效率。因此，有必要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，將互聯(lián)網(wǎng)、計算機和掃描儀應(yīng)用到人事檔案管理活動當(dāng)中，推動檔案管理信息化。為提高管理水平，確保人事檔案信息資料查詢的準(zhǔn)確性與可靠性，應(yīng)該對檔案信息編號和分類。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，設(shè)立分類號與查詢目錄。詳細記錄企業(yè)工作人員的錄用和調(diào)動等情況，并注重人事檔案信息的安全管理，避免信息泄露，為人事檔案信息資源的有效使用奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，采取有效措施，加強建筑企業(yè)人事檔案管理的重要作用是不言而喻的。作為管理人員，應(yīng)該充分認識其重要意義，完善各項管理制度與措施，提高管理人員素質(zhì)，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，并優(yōu)化人事檔案管理流程，改進檔案管理的各項工作，提高服務(wù)質(zhì)量，從而促進企業(yè)人力資源得到有效開發(fā)和利用，激發(fā)他們的工作熱情，為企業(yè)發(fā)展和市場競爭力的不斷提升創(chuàng)造條件。

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