信息化背景下改進醫(yī)院檔案管理的相關(guān)思考

文/天津市海河醫(yī)院 潘琳

信息化背景下改進醫(yī)院檔案管理的相關(guān)思考

文/天津市海河醫(yī)院 潘琳

當(dāng)今社會已經(jīng)完全進入了信息化時代，信息化技術(shù)的快速發(fā)展及不斷成熟，為很多行業(yè)注入了新的發(fā)展動力，也對很多工作提出了新的要求。信息化背景下，新技術(shù)為醫(yī)院檔案管理提供了很大支持，但也賦予了相關(guān)工作新的要求。基于此，本文對信息化背景下醫(yī)院檔案管理進行了探討，并提出了改進建議，以供參考。

信息化；醫(yī)院檔案；管理

一、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

絕大多數(shù)醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各類業(yè)務(wù)活動、職能活動中產(chǎn)生的，是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要信息載體。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化對于提升檔案管理質(zhì)量及效率具有重要的意義。首先，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化能夠?qū)ο嚓P(guān)服務(wù)流程進行優(yōu)化。在查詢患者信息時，借助信息化平臺便能快速獲得相關(guān)信息，并進行信息比對，有利于縮短診斷時間，提升診斷效率。無論是患者，還是醫(yī)務(wù)工作人員都能獲得便利。其次，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化有利于保存醫(yī)院珍貴信息資料。以往紙質(zhì)化檔案存儲需要占據(jù)大量空間，對存儲場地也具有較高要求。為了防止珍貴資料遺漏，醫(yī)院幾乎不會外借。將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑤d體，不僅能夠提升檔案信息資料管理的安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，供多人查閱?？傮w上來看，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，能夠進一步提升檔案管理效率、質(zhì)量，促進醫(yī)院檔案信息共享，對于醫(yī)院日常業(yè)務(wù)順利開展具有積極的意義。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作存在的部分問題

（一）檔案管理理念滯后。在部分醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)化模式為主。在信息化相關(guān)資源方面的投入較為有限，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施無法跟上，大大制約了檔案信息化管理成效。

（二）相關(guān)人才隊伍建設(shè)有待加強。在部分醫(yī)院當(dāng)中，專職檔案人員較少，兼職檔案人員分布在各個科室負(fù)責(zé)檔案管理、協(xié)調(diào)工作。由于專業(yè)人才相對匱乏，再加上醫(yī)院對檔案工作隊伍缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使得一些兼職檔案人員無法充分理解信息化管理理念，其業(yè)務(wù)技能水平并不高，無法滿足檔案信息化管理需求，崗位勝任力有待加強。

（三）軟硬件設(shè)施需要進一步完善。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，必然離不開相關(guān)軟、硬件設(shè)施的支持。然而，部分醫(yī)院盡管構(gòu)建了專門的檔案信息管理平臺，但醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)未和檔案軟件端口連接，導(dǎo)致信息孤島，未能夠充分實現(xiàn)檔案信息共享，限制了醫(yī)院電子檔案的利用率。

三、信息化背景下加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）更新檔案管理意識。實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是信息化時代背景下醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢之一，必須給予重視。一方面，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，自身要了解并掌握醫(yī)院檔案信息化管理特點，思想上要正確認(rèn)識，并給予更多支持。相關(guān)部門也要積極配合，在院內(nèi)形成一種良好的信息化管理文化氛圍。另一方面，要將這種信息化管理意識轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫取Ｒ灾贫葹閷?dǎo)向，促進相關(guān)工作順利實施，進一步提升院內(nèi)檔案信息化管理效能。通過完善檔案資料保存制度及檔案信息利用制度，促使檔案資料保存及信息利用工作規(guī)范化實施；通過構(gòu)建責(zé)任制度，將責(zé)任落實于人，配合獎懲制度，督促相關(guān)崗位工作人員充分投入到檔案管理、建設(shè)當(dāng)中。

（二）加強相關(guān)人才隊伍培養(yǎng)。一方面，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身需求，適當(dāng)引進專業(yè)性檔案信息化管理人才。專業(yè)人才匱乏是目前制約醫(yī)院檔案信息化管理的一大因素。醫(yī)院可引進部分醫(yī)學(xué)、信息相關(guān)的專業(yè)性人才，對當(dāng)前檔案人才隊伍進行補充，以提升檔案人才隊伍整體業(yè)務(wù)水平。另一方面，醫(yī)院要重視相關(guān)人才培養(yǎng)。醫(yī)院可外聘專家對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的理論知識、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并定期開展專題講座，不斷強化其專業(yè)技能，提升其崗位勝任力，促使檔案信息化管理各項工作落實到位。除此之外，還要加強檔案人員政治素質(zhì)、職業(yè)道德培養(yǎng)，激發(fā)其對檔案事業(yè)的熱愛，充分調(diào)動其工作積極性與主觀能動性。信息化背景下，醫(yī)院檔案工作人員除了要具備良好的業(yè)務(wù)能力外，也要不斷強化自身服務(wù)意識。從本質(zhì)上來看，實現(xiàn)檔案信息化管理的本質(zhì)目的在于更好地服務(wù)于患者。電子檔案并不只是將紙質(zhì)化檔案進行單純性數(shù)字化處理，而是要借助數(shù)字化優(yōu)勢，讓臨床醫(yī)療服務(wù)開展過程中能夠快速獲得患者信息資料，進一步提升醫(yī)療服務(wù)效率及質(zhì)量。通過患者信息共享，在院內(nèi)及醫(yī)療機構(gòu)之間構(gòu)建信息共享平臺。增強服務(wù)意識意味著需要對檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題不斷改進、優(yōu)化，從而為電子檔案調(diào)閱者提供更為快速、全面的檢索途徑及服務(wù)。與此同時，醫(yī)院內(nèi)部還需要對電子檔案管理流程進行優(yōu)化，在檔案信息采集、傳輸及應(yīng)用過程中均提供信息資源共享途徑，進一步提升檔案利用率。

（三）完善軟、硬件環(huán)境建設(shè)。一方面，醫(yī)院要及時更新軟、硬件設(shè)施，為檔案信息化管理奠定設(shè)備基礎(chǔ)，創(chuàng)造一個良好的軟、硬件環(huán)境。另一方面，要打開各部分信息數(shù)據(jù)端口，將檔案信息管理平臺與院內(nèi)OA辦公系統(tǒng)串聯(lián)起來，避免信息孤島，讓各部門能夠隨時調(diào)用所需要的檔案信息，進一步提升檔案利用率及工作效率。在電子檔案文件存儲過程中，要統(tǒng)一軟、硬件數(shù)據(jù)接口，確保電子檔案的文件的兼容性。歸檔時，先進行邏輯歸檔，再將信息文件的管理權(quán)限由信息產(chǎn)生部門轉(zhuǎn)移到院內(nèi)檔案部門，再經(jīng)過后續(xù)處理，最終將電子文件歸檔轉(zhuǎn)變成物理歸檔。

（四）加強信息安全建設(shè)。信息安全建設(shè)是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。首先，要結(jié)合醫(yī)院實際情況，構(gòu)建有效的信息安全保障體系。檔案信息管理程序可聘請第三方專業(yè)機構(gòu)進行編制，確保程序的有效性及安全。為保證操作系統(tǒng)及運行環(huán)境的安全，由專人對防火墻、殺毒軟件情況等進行定期檢查，及時更新病毒庫，確保整個系統(tǒng)處于安全環(huán)境下工作。在防火墻、殺毒軟件篩選過程中，要求其具備便捷的權(quán)限劃分功能，對本地管理和遠(yuǎn)程操控均能夠有效支持，可實時警報，具備大數(shù)量的連接數(shù)的功能，可以對用戶進行分組管理，并具備獨立的硬件設(shè)備及程序軟體。除了在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置防火墻外，內(nèi)網(wǎng)當(dāng)中不同安全級別的子系統(tǒng)也需要設(shè)置防火墻作為安全屏障。同時，要建立完善的責(zé)任管理制度，將責(zé)任落實到具體崗位，做到“誰出錯，誰負(fù)責(zé)”。其次，要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份工作。對電子檔案信息數(shù)據(jù)采取雙機熱備份，并實行三級備份制度，即本地備份、異地備份以及服務(wù)器備份。另外，要建立分權(quán)限管理模式及電子身份認(rèn)證制度。通過分類分權(quán)限設(shè)置，讓不同層次人員在適宜的范圍內(nèi)進行的電子檔案信息數(shù)據(jù)查詢、調(diào)用等。

四、結(jié)語

信息化背景下，醫(yī)院實施檔案信息化管理勢在必行。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該更新理念，通過加強相關(guān)人才隊伍建設(shè)，完善軟、硬件環(huán)境建設(shè)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案管理模式，進一步提升檔案管理質(zhì)量及效率。

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