淺談企業(yè)檔案分級管理應(yīng)對突發(fā)事件

文/中交城市投資控股有限公司 駱詩怡

淺談企業(yè)檔案分級管理應(yīng)對突發(fā)事件

文/中交城市投資控股有限公司 駱詩怡

本文主要分析檔案分級管理對突發(fā)事件的重要性，以某個PPP模式的項目投資企業(yè)為例，介紹企業(yè)傳統(tǒng)的檔案庫房排架方式，通過分析發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的排架方式不能有效應(yīng)對突發(fā)事件的轉(zhuǎn)移及搶救工作，引出對檔案分級管理進(jìn)行研究，提出重要檔案的分類依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)，把重要檔案從一般檔案中分離出來單獨保管，使企業(yè)在制定檔案應(yīng)急管理預(yù)案時，充分考慮在前期準(zhǔn)備工作中對檔案分開保管，有效降低突發(fā)事件對檔案造成的毀壞。

突發(fā)事件；分級；應(yīng)急管理

5.12汶川地震、8.12天津爆炸事件……這些天災(zāi)人禍讓我們?nèi)祟惞灿械呢敻弧獧n案遭遇滅頂之災(zāi)。在突發(fā)事件面前檔案往往不堪一擊，所以，有效預(yù)防及處置突發(fā)性事件，最大限度減輕對檔案的損害，才能確保檔案資源安全，保證檔案工作順利進(jìn)行。

面對突發(fā)事件，三分靠處理，七分靠預(yù)防。突發(fā)事件具有突然性、不確定性及破壞性等特點。當(dāng)前的突發(fā)事件主要包括兩大類：一是由自然災(zāi)害引起的災(zāi)害事件，如洪澇、地震等。二是由人為因素引致的突發(fā)事件，如火災(zāi)、盜竊事件等。本文從檔案應(yīng)急管理工作的前期準(zhǔn)備入手，針對檔案分級管理展開研究，通過災(zāi)前有效防范，降低突發(fā)事件對檔案的損毀。

一、當(dāng)前檔案庫房排架方法及優(yōu)缺點

檔案庫房的排架是檔案工作中很重要的環(huán)節(jié)，規(guī)范合理的分類排架能夠為應(yīng)對突發(fā)事件打下好的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案庫房普遍采用的排架方法主要是分類排架和流水排架兩種。

（一）分類排架。顧名思義就是在檔案實體分類基礎(chǔ)上，按照檔案類別及項目內(nèi)卷宗排列順序排列案卷的方法。企業(yè)中采用分類排架可以按照機構(gòu)、問題及項目等進(jìn)行分類。這種排架方法的優(yōu)缺點都是非常明顯的，優(yōu)點是能對庫房檔案進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃管理，分門別類、一目了然，方便對檔案的查閱；缺點是浪費排架的空間，每一類檔案上架后都要預(yù)留足夠的空間給將來的增量檔案存放，不利于排架的有效利用，如果空間預(yù)留不夠，還要進(jìn)行倒架，增加了檔案員的工作量。所以，采用這種排架方式的企業(yè)一般庫房面積比較大，且配備了專職檔案人員管理檔案。

（二）流水排架。是指按照檔案全宗入庫的先后順序依次進(jìn)行檔案實體的排列，可分為大流水排架法和分類流水排架法。現(xiàn)在越來越多的企業(yè)偏向采用這種排架的方法，流水排架法能夠有效利用庫房的架位空間，先入庫的檔案排在前，后入庫的檔案的隨后排列，不需要預(yù)留架位，大大節(jié)省排架的空間。另外，流水排架法對檔案人員的專業(yè)水平要求不需要很高，所以只有兼職人員管理檔案的企業(yè)尤其傾向采用這種方式。然而，這種方法也有查閱不方便、分類不清晰的缺點。但是隨著檔案信息化水平的日益提高，通過檔案信息系統(tǒng)檢索檔案的方式使這一缺點慢慢得以改善。

二、重要檔案的鑒定工作

不管是分類排架還是流水排架，都沒有把重要檔案和一般檔案進(jìn)行分開保管，當(dāng)面臨突發(fā)事件的時候，不利于快捷、有效地進(jìn)行轉(zhuǎn)移和搶救工作。所以在檔案應(yīng)急管理的前期準(zhǔn)備工作中，對庫藏檔案進(jìn)行價值鑒定，確定優(yōu)先保護(hù)對象是預(yù)防突發(fā)事件的重要手段之一。以下是對檔案分類工作的具體實施：

（一）實施步驟。首先，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員分別成立重要檔案鑒定小組。其次，檔案人員根據(jù)相關(guān)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案進(jìn)行初步的鑒定工作。最后，由鑒定小組對各類檔案進(jìn)行最終鑒定。

（二）成立鑒定小組。價值鑒定工作應(yīng)該根據(jù)不同的檔案類型成立鑒定小組：文書檔案鑒定工作，由檔案人員與有關(guān)部門組成鑒定小組；投資項目檔案鑒定工作，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組；會計檔案需由財會部門組織鑒定，辦公室檔案室協(xié)助。

（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)。下面以某個PPP模式的項目投資企業(yè)為例進(jìn)行研究，目的是把重要檔案從一般檔案中分離出來單獨保管。研究的企業(yè)庫房采用流水排架的分類方式對檔案進(jìn)行排列。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，該企業(yè)根據(jù)實際工作情況，以10號令的管理類檔案保管期限為最低期限，對屬于該企業(yè)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所產(chǎn)生的歸檔范圍內(nèi)的文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等進(jìn)行保管期限的制定，并編制了文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。初步鑒定為重要檔案的標(biāo)準(zhǔn)為保管期限是“永久”的檔案。該企業(yè)的歸檔范圍和檔案保管期限表是以部門為單位進(jìn)行編制，每一個部門根據(jù)所產(chǎn)生的管理類檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行系統(tǒng)的梳理和編排。會計檔案根據(jù)中華人民共和國財政部國家檔案局發(fā)布的第79號令《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，該企業(yè)相應(yīng)編制了企業(yè)會計檔案保管期限表。從表中可知，第三類的財務(wù)報告類中的“年度財務(wù)報告（決算）”需要永久保存。第四類的其他類中的“會計檔案保管清冊”和“會計檔案銷毀清冊”需要永久保存。這些需要永久保存的會計檔案相應(yīng)的初步鑒定為重要檔案。人事檔案由人力資源部門單獨保存，在此不作研究。依照這種鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員把所有永久保存的檔案初步鑒定為重要檔案，再由鑒定小組對其進(jìn)行最終鑒定。

（四）實施過程。把具有重大價值的檔案確定為優(yōu)先轉(zhuǎn)移和搶救對象，以便突發(fā)事件發(fā)生后能及時、合理地選擇取舍：價值高的檔案必須竭力搶救；價值較低的檔案視具體情況實施搶救或者舍棄。

三、檔案分級管理的可行性分析

檔案管理需要做到“預(yù)防為主，防治結(jié)合”，有效預(yù)防突發(fā)事件，實現(xiàn)優(yōu)先轉(zhuǎn)移和搶救價值高的檔案，最有效的方法是對重要檔案實行分開保管。根據(jù)企業(yè)檔案庫房條件的不同，采用不同方式對重要檔案進(jìn)行分開保管。對于庫房面積較小，硬件設(shè)施條件較差的企業(yè)，應(yīng)提前對庫房排架進(jìn)行科學(xué)分配，整體規(guī)劃，預(yù)留獨立的排架單獨存放重要的檔案，對于重要的聲像檔案、實物檔案也要單獨存放在質(zhì)量較好的防磁柜和陳列柜里。對于庫房有足夠空間，有較好保管設(shè)施設(shè)備的企業(yè)，應(yīng)該單獨建立檔案特藏室，把珍貴檔案放入特藏室保存，同時配合做好備份措施，提高重要檔案的安全系數(shù)。

對于由人為因素引起的突發(fā)事件，由于事件發(fā)生前不可預(yù)料，不能提前啟動應(yīng)急預(yù)按采取有效措施，只能在事件發(fā)生后被動地作出反應(yīng)，進(jìn)行補救；然而，由自然災(zāi)害引起的突發(fā)事件，是可以提前通過預(yù)警監(jiān)測獲知信息，提前對重要檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移的。

（一）災(zāi)前轉(zhuǎn)移為主。由自然災(zāi)害引起的突發(fā)事件，在收到災(zāi)害預(yù)報系統(tǒng)發(fā)出的災(zāi)情預(yù)警后，應(yīng)該快速作出反應(yīng)，在災(zāi)害發(fā)生前提前做好應(yīng)急準(zhǔn)備工作，確保相關(guān)人員到位、設(shè)施設(shè)備完好，根據(jù)檔案分級確定的所有價值高的重要檔案按照指定路線優(yōu)先轉(zhuǎn)移到臨時的安置場所，實施緊急避險，再對一般的檔案適當(dāng)轉(zhuǎn)移，并采取保護(hù)措施。災(zāi)前的轉(zhuǎn)移工作使被動的應(yīng)對轉(zhuǎn)化為主動的防護(hù)，大大降低了檔案（特別是重要檔案）受損的概率。

（二）災(zāi)后搶救為主。由人為因素導(dǎo)致的突發(fā)事件發(fā)生后，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，同時有重點、有針對性地進(jìn)行災(zāi)后轉(zhuǎn)移和搶救。搶救工作第一步是明確目標(biāo)，優(yōu)先搶救存放于特藏室內(nèi)的價值較高的重要檔案。第二步是對檔案庫房的受損情況進(jìn)行評估，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)移存于庫房中受損嚴(yán)重、安全隱患較大的檔案。第三步是區(qū)分檔案的受損類型與受損程度，采取不同的搶救方法。

四、結(jié)束語

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。檔案應(yīng)急管理的研究已經(jīng)有許多年了，大多數(shù)是從應(yīng)急預(yù)案的整體層面進(jìn)行探索，從檔案分級管理的角度應(yīng)對突發(fā)事件的研究還是比較少的，下一步應(yīng)探索研究對重要檔案轉(zhuǎn)移及防護(hù)的具體措施和演練方案，進(jìn)一步完善應(yīng)急管理的前期準(zhǔn)備工作，加強檔案安全管理。

[1]陳黎明.檔案庫房使用流水排架法可行性分析[J].上海航天,2014,31(b06):110-112.

[2]企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定(國家檔案局令第10號)[S].2013.

[3]楊安蓮.國外檔案機構(gòu)應(yīng)對突發(fā)事件的主要做法及其借鑒意義[J].北京檔案,2009(04):29-31.

[4]蔡桂芹.企業(yè)檔案館如何制定防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案[J].檔案, 2010(03):51-53.