基層民政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策

文/防城港市民政局 陳子港

基層民政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策

文/防城港市民政局 陳子港

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全面改革及人們生活方式的轉(zhuǎn)變，基層民政系統(tǒng)檔案管理方面的要求也相對(duì)提升，通過(guò)不斷完善和優(yōu)化基層民政系統(tǒng)檔案的管理模式來(lái)提高其整體管理質(zhì)量及水平，滿足政府發(fā)展所需，是現(xiàn)下急待解決的社會(huì)問(wèn)題之一。本文主要針對(duì)基層民政系統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)闡述，并根據(jù)問(wèn)題提出一己之見(jiàn)，來(lái)達(dá)到提高我國(guó)檔案管理質(zhì)量水平的目的，僅供參考。

基層民政系統(tǒng)檔案管理；問(wèn)題；優(yōu)化對(duì)策

社會(huì)行政事務(wù)多項(xiàng)職能部門中，民政部門是以保障社會(huì)群眾基本生活以及社會(huì)團(tuán)體和民辦非企業(yè)登記管理、安置、行政區(qū)劃管理、軍休、婚姻管理、社會(huì)福利、基層政權(quán)建設(shè)、地名管理、勘定行政區(qū)域界線等多方面權(quán)責(zé)為部門職工的主要工作，為促進(jìn)當(dāng)?shù)匕l(fā)展的有序性具有重要的影響意義。其中，民政檔案管理指的是結(jié)合我國(guó)制定的檔案管理法律法規(guī)和高科技管理手段，來(lái)收集、整理政府在民政工作過(guò)程產(chǎn)生的價(jià)值意義非凡的文件材料，并結(jié)合文件種類、載體的差異性進(jìn)行歸檔、統(tǒng)計(jì)以及保管，為今后民政部門工作的順利進(jìn)行和發(fā)展提供有利的參考依據(jù)。由此可看出，民政檔案管理的科學(xué)性和高效性對(duì)民政部門各職能的有效落實(shí)、職員的工作效率、民政工作的有效改革以及民政事業(yè)的健康發(fā)展等具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是促進(jìn)民政部門各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵所在。近年來(lái)，根據(jù)我國(guó)民政部門的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，基層民政系統(tǒng)檔案管理工作逐漸受到各級(jí)民政部門高層管理人員的重視，即使政府在資金及辦公室用房等資源缺乏的情況下，也仍然針對(duì)此類工作的優(yōu)化措施進(jìn)行有效落實(shí)，包括撥款、騰房、招聘人才以及制度體系修訂建設(shè)等，均是檔案管理工作得以高度重視的有效彰顯。但根據(jù)我國(guó)民政部門檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分地區(qū)的民政檔案管理部門仍出現(xiàn)大量的管理人員工作效率低、管理流程不具有規(guī)范性及資料文件收集難度高等多項(xiàng)問(wèn)題，不利于滿足其他部門資料的有效查詢，從而降低社會(huì)發(fā)展的有序性。

一、基層民政系統(tǒng)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)過(guò)于薄弱。檔案意識(shí)過(guò)于薄弱是導(dǎo)致基層民政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題得不到有效解決的關(guān)鍵因素之一，即使各級(jí)民政部門均能夠意識(shí)到檔案工作的重要性并加大其工作的開(kāi)展力度，但常常忽略檔案管理方面的宣傳工作，以至于民政機(jī)關(guān)對(duì)關(guān)檔案管理工作的整體意識(shí)并不深刻，導(dǎo)致一些領(lǐng)導(dǎo)存在重視業(yè)務(wù)人員的工作能力，忽略了檔案管理工作的有效執(zhí)行，錯(cuò)誤的理解觀念促使相應(yīng)工作得不到有效落實(shí)，以至于檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)未得以有效開(kāi)展，導(dǎo)致其嚴(yán)重缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)方面的相關(guān)知識(shí)，不利于工作人員工作的有序執(zhí)行。

（二）檔案作用得不到充分發(fā)揮。近年來(lái)，民政局各級(jí)部門都主張采取獎(jiǎng)勵(lì)制度來(lái)增加與檔案工作的相關(guān)部分指標(biāo)，以至于部分單位領(lǐng)導(dǎo)不得不加大檔案管理升級(jí)工作的有效落實(shí)，促使其工作質(zhì)量得以達(dá)標(biāo)。但仍有個(gè)別單位雖加大資金投入力度來(lái)購(gòu)買檔案用品和檔案保護(hù)設(shè)備等硬件建設(shè)，但是在軟件建設(shè)方面卻未得到相應(yīng)升級(jí)改善，資料的歸檔整理仍然有缺、漏現(xiàn)象存在，以至于檔案作用得不到充分發(fā)揮。

（三）檔案資料收集、歸檔不齊全。根據(jù)我國(guó)民政局的管理現(xiàn)狀來(lái)看，部分民政機(jī)關(guān)在檔案管理方面均存在較高的主觀意識(shí)，導(dǎo)致部門管理出現(xiàn)各行其是的局面，大大提高了檔案管理人員資料收集整理的工作難度，以至于檔案材料出現(xiàn)四分五裂、收集不齊全的現(xiàn)象，從而遺漏了價(jià)值高的重要資料，促使機(jī)關(guān)檔案工作造成不必要的損失。除此之外，有部分部門職員或個(gè)人使用檔案資料查詢時(shí)沒(méi)有從全局發(fā)展與建設(shè)出發(fā)，一味地滿足自身使用所需，導(dǎo)致平常機(jī)關(guān)活動(dòng)圖片出現(xiàn)移交延緩的現(xiàn)象，導(dǎo)致以反映機(jī)關(guān)活動(dòng)和具有考查利用價(jià)值的“真品”得不到有效歸檔，導(dǎo)致檔案整體列表中有部分資料出現(xiàn)空缺，嚴(yán)重降低了檔案利用的完整性及職工工作效率。

（四）機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)低?；鶎用裾块T雖落實(shí)上級(jí)部門的對(duì)于檔案管理工作方面的升級(jí)要求，包括完善檔案建設(shè)機(jī)構(gòu)、招聘專兼職檔案管理員、建立獨(dú)立辦公室以及頒布有關(guān)職能部門高效配合檔案管理工作及網(wǎng)絡(luò)管理的準(zhǔn)則，但在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，管理人員卻沒(méi)有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系的作用，以至于降低了檔案管理工作的規(guī)范性。具體原因如下所示：1.沒(méi)有固定的專職檔案員，檔案員調(diào)換速率過(guò)于頻繁，精力得不到高效集中，加上一些檔案管理人員工作積極性不強(qiáng)，沒(méi)有充分發(fā)揮其業(yè)務(wù)職能。2.兼職檔案員的工作意識(shí)過(guò)于淺顯，認(rèn)為自身工作職責(zé)僅限于收集現(xiàn)有的業(yè)務(wù)資料來(lái)進(jìn)行整合裝訂，管理方法過(guò)于淺顯和簡(jiǎn)單。故實(shí)際開(kāi)展基層民政系統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，協(xié)調(diào)性和有序較低性，直接影響工作人員檔案管理流程規(guī)范性的提高。

二、基層民政系統(tǒng)檔案管理的策略

（一）完善民政檔案管理機(jī)制。民政局應(yīng)當(dāng)通過(guò)根據(jù)民政檔案管理的實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀來(lái)調(diào)整相應(yīng)的規(guī)章制度，是促使檔案管理機(jī)制作用得以充分發(fā)揮的重要保障，同時(shí)還為提高工作人員工作效率奠定基礎(chǔ)。故筆者認(rèn)為完善的檔案管理機(jī)制，是職工管理工作得以有序展開(kāi)的重要保障。因此制定相關(guān)管理制度時(shí)，需確保職工權(quán)責(zé)問(wèn)題的有效落實(shí)以及加強(qiáng)其工作規(guī)范性的控制來(lái)完善民政檔案管理機(jī)制，對(duì)確保民政檔案管理活動(dòng)的順利展開(kāi)具有積極的影響作用。

（二）重視檔案管理工作實(shí)施的科學(xué)性。隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)高效運(yùn)用于基層民政系統(tǒng)檔案管理工作中，利用技術(shù)中的數(shù)字化功能來(lái)進(jìn)行檔案調(diào)閱及保管，便捷的操作有利于提高檔案的利用效率，對(duì)提升檔案管理人員的工作效率及管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）樹(shù)立正確的檔案管理工作意識(shí)?；鶎用裾I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)的提高有助與其后續(xù)相關(guān)檔案管理及推廣工作的有序進(jìn)行，以促進(jìn)機(jī)關(guān)系統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提高。除此之外，還需加大對(duì)檔案管理權(quán)責(zé)問(wèn)題及相關(guān)法規(guī)制度的宣傳力度，以加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)。與此同時(shí)，需確保檔案管理目的和要求等方面的工作做到足夠的細(xì)致性，確保各部門人員能夠積極參與及配合文件資料的收集，對(duì)實(shí)際檔案管理中的資料收集完善起到較好的輔助作用。

（四）提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。基層民政系統(tǒng)檔案管理的高效運(yùn)行離不開(kāi)檔案人員較高的綜合素質(zhì)水平，包括其思想上的建設(shè)以及業(yè)務(wù)方面的熟練度。檔案管理人員需對(duì)檔案資料收集具有較高的主動(dòng)性，確保科室及個(gè)人手中散存的檔案資料收集做到無(wú)缺漏現(xiàn)象，除此之外，還需多與負(fù)責(zé)檔案工作的業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行溝通，通過(guò)指導(dǎo)其提高業(yè)務(wù)上的操作能力，來(lái)確?？剖覚n案管理的規(guī)范性與機(jī)關(guān)檔案資料內(nèi)容的統(tǒng)一性，與此同時(shí)，還需通過(guò)定期開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員的理論知識(shí)及實(shí)際操作方面的工作能力，提高管理人員計(jì)算機(jī)管理檔案方面工作的能力。

（五）規(guī)范檔案管理流程。有大量研究結(jié)果表明，工作人員檔案管理流程的規(guī)范性對(duì)促進(jìn)部門管理活動(dòng)達(dá)標(biāo)升級(jí)具有積極的影響作用，間接性促進(jìn)了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。其中，一個(gè)門類齊全、管理有序的檔案體系建設(shè)離不開(kāi)工作人員規(guī)章制度執(zhí)行的規(guī)范性、相關(guān)管理制度的完善性以及各環(huán)節(jié)工作落實(shí)的達(dá)標(biāo)性，故筆者認(rèn)為除去加大對(duì)硬件設(shè)施的建設(shè)力度以外，還需著重注意檔案管理工作的升級(jí)及檔案保管調(diào)節(jié)的改善程度，確保民政檔案事業(yè)與民政業(yè)務(wù)檔案管理工作流程實(shí)施的規(guī)范性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層民政系統(tǒng)檔案管理應(yīng)當(dāng)加大重視程度，落實(shí)相關(guān)建設(shè)工作，完善檔案管理制度的規(guī)范性及加強(qiáng)相關(guān)工作實(shí)施的科學(xué)性，并提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)促進(jìn)基層民政系統(tǒng)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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