基于數(shù)字化時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)

文/晉中師范高等專(zhuān)科學(xué)校 豆亞飛

基于數(shù)字化時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)

文/晉中師范高等專(zhuān)科學(xué)校 豆亞飛

本文就有關(guān)高校檔案工作的實(shí)踐以及其所具有的特殊性進(jìn)行闡述，對(duì)基于數(shù)字化時(shí)代背景下高校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容以及一些基本的解決策略進(jìn)行了比較系統(tǒng)化的論述。

檔案管理；信息化；數(shù)字化

檔案信息作為一種極其重要的公眾資源，它所具備的價(jià)值已經(jīng)被現(xiàn)代社會(huì)的人們所重視。高校作為將人才的培養(yǎng)、科學(xué)的研究以及社會(huì)服務(wù)集為一體的場(chǎng)所，檔案的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用以及信息的管理工作都是檔案管理工作中的重中之重，對(duì)于檔案信息化進(jìn)行不斷的提高，讓其為學(xué)校的各項(xiàng)工作起到更好的服務(wù)的作用。什么是信息化呢？信息化指的是將比較全面的現(xiàn)代化信息技術(shù)灌輸于檔案的管理活動(dòng)之中，將一些信息資料以及檔案的信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)處理，對(duì)于這些資源進(jìn)行合理管理以及利用，為客戶(hù)服務(wù)工作提供一定的便捷。

高校的管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行一定的管理，進(jìn)而使得管理更為高效，也可以通過(guò)這些在檔案的管理工作之中積累一些經(jīng)驗(yàn)。計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)進(jìn)行目錄的編輯、內(nèi)容的自動(dòng)檢索以及計(jì)算機(jī)的輔助立卷，使得管理工作都非常方便的。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)在高校教學(xué)、科研以及一些日常管理活動(dòng)之中的應(yīng)用范圍還在進(jìn)一步擴(kuò)大，這些應(yīng)用的到來(lái)也使得大量的電子文件和電子文檔隨之產(chǎn)生；隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式又不具備海量?jī)?chǔ)存的傳統(tǒng)的檔案管理模式不再滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要。因而數(shù)字化的檔案管理模式在研究人員的不斷努力之下就誕生了。

一、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于檔案管理而言是勢(shì)在必行的

高校對(duì)于檔案管理而言最終目的是實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源的數(shù)字化，這個(gè)則指的是利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮等各個(gè)方面的技術(shù)，將原本的一些紙質(zhì)性的資料如聲像以及一些縮微膠片等傳統(tǒng)性的介質(zhì)逐步向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。首先，在開(kāi)展館藏的數(shù)字化工作之前，對(duì)于檔案的優(yōu)化工作和檔案的移交工作一定要做好，人員范圍的控制對(duì)于檔案的優(yōu)化來(lái)說(shuō)是極為重要的前期控制措施，最關(guān)鍵的在于后期對(duì)于鑒定工作的開(kāi)展。第二，對(duì)于館藏檔案數(shù)字化工作的進(jìn)行一定要有合理性的計(jì)劃。檔案的標(biāo)準(zhǔn)是由檔案的自身情況決定的。對(duì)于數(shù)字化的目標(biāo)進(jìn)行確定之后，就可以對(duì)多媒體技術(shù)進(jìn)行使用了，對(duì)以多種載體形式以及記錄方式的檔案進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)換。

在檔案的信息化以及數(shù)字化的建設(shè)之中，我們所不應(yīng)該忽視的原則性的問(wèn)題，其中包含有科學(xué)性的原則、可行性的原則、安全性的原則以及“顧客就是上帝”的原則。

（一）館藏檔案的數(shù)字化需要考慮一定的科學(xué)性的原則。假若將所有的館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化的處理，這些為人類(lèi)繼承以及保護(hù)寶貴的文化資源都能夠提供一定的便利。但是這些會(huì)在檔案鑒定的工作之中出現(xiàn)長(zhǎng)期的滯留，會(huì)導(dǎo)致檔案館之中存在相當(dāng)一部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)鑒定的檔案或者已經(jīng)完成了鑒定工作但是沒(méi)有被銷(xiāo)毀的檔案，對(duì)于這些存有一定漏洞的檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，反而在管理和維護(hù)上的負(fù)擔(dān)會(huì)愈來(lái)愈重，也會(huì)導(dǎo)致大量的資金被浪費(fèi)到?jīng)]有意義的事務(wù)中去。所以館藏檔案數(shù)字化的管理需要根據(jù)一些實(shí)際的情況來(lái)進(jìn)行，對(duì)于館藏的檔案在進(jìn)行數(shù)字化之時(shí)，要進(jìn)行相對(duì)性的篩選工作，對(duì)于數(shù)字化的范圍進(jìn)行確定，優(yōu)先考慮一些具有館藏特色和地方特色的檔案，以及一些對(duì)于客戶(hù)而言利用率比較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

（二）可行性原則。對(duì)于數(shù)字化檔案信息的開(kāi)設(shè)或者是傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)資源的數(shù)字化，工作人員應(yīng)該對(duì)于其所投入的人力以及物力資源進(jìn)行一定的計(jì)算工作，可行性的最優(yōu)狀態(tài)需要工作人員進(jìn)行嚴(yán)密分析相關(guān)的檔案擁有或者是對(duì)于預(yù)期的檔案信息擁有豐富的程度，檔案信息的內(nèi)容要將系統(tǒng)性、檔案信息的完備程度、檔案信息化的加工設(shè)備、技術(shù)水平以及能力等等一系列集為一體，資源的合理利用都應(yīng)該被考慮到。

（三）數(shù)字化檔案信息通常在安全性的原則之下進(jìn)行傳播，保密問(wèn)題就成為一個(gè)比較嚴(yán)峻的問(wèn)題。所以，對(duì)于數(shù)字化信息資料，它在檔案資源建設(shè)中要講究一些原則性。要采用一些實(shí)際有效的具有安全性的措施以及手段，進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)加密工作，對(duì)于它的使用范圍進(jìn)行限制，對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的備份，還可以通過(guò)制作一些只有只讀功能的光盤(pán)等一些手段，使得檔案信息處在一個(gè)安全的環(huán)境之中。

（四）“顧客就是上帝的原則”。不管出于哪個(gè)領(lǐng)域，我們的工作都是為客戶(hù)進(jìn)行服務(wù)，對(duì)于館藏信息管理而言也是如此，因此在對(duì)這些信息進(jìn)行管理時(shí)，我們就要根據(jù)用戶(hù)的要求來(lái)進(jìn)行管理，不能損壞客戶(hù)的利益。

二、高校的管理部門(mén)在信息管理過(guò)程之中所應(yīng)該采取的策略

高校的檔案資源管理部門(mén)中，信息管理建設(shè)的質(zhì)量對(duì)于檔案管理服務(wù)水平的高低有著決定性的作用。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境之下，高校檔案的管理工作在遵循實(shí)用性的同時(shí)還應(yīng)該遵循共享性、專(zhuān)業(yè)性以及特色性。

（一）對(duì)于檔案信息管理而言，紙質(zhì)的檔案是其基石。紙質(zhì)檔案作為館藏的主體，并且這個(gè)位置還會(huì)持續(xù)下去，可以通過(guò)鑒定以及銷(xiāo)毀的手段來(lái)減輕紙質(zhì)檔案對(duì)于庫(kù)存帶來(lái)的一些壓力，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用使得一些檢索工作變得更加簡(jiǎn)單。

（二）電子文檔對(duì)于信息管理建設(shè)來(lái)說(shuō)起到了一個(gè)補(bǔ)充的作用。加強(qiáng)對(duì)于電子文件的管理、收藏以及歸納等一些工作的進(jìn)行，對(duì)當(dāng)前高校的檔案信息化管理來(lái)說(shuō)是重中之重。電子文件在形式上是屬于數(shù)字化類(lèi)型的，可以借助數(shù)據(jù)的通信技術(shù)以及一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的傳遞以及共享工作?？墒且?yàn)殡娮游募且源a作為記載主體的，它的內(nèi)容識(shí)別必須擁有特定的設(shè)備，所以它對(duì)于一些較為傳統(tǒng)的管理理論及一些管理模式有一定的沖擊。檔案館對(duì)電子文件的研究應(yīng)該具有一定的目的性，要有重點(diǎn)研究對(duì)象，對(duì)于電子文檔的管理應(yīng)該建立一個(gè)比較健全的管理體系，應(yīng)該有一個(gè)程序化的方法。針對(duì)于目前的情況來(lái)看，大量的電子文件都是將紙質(zhì)檔案作為基石進(jìn)而經(jīng)過(guò)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換而得來(lái)的，在內(nèi)容上有著很多的相似性，在對(duì)其進(jìn)行歸檔之時(shí)，需要避免與紙質(zhì)檔案的重復(fù)，如果經(jīng)費(fèi)不是特別的寬裕，電子文件提取其中的精華部分就可以了，這樣就避免了信息資源利用價(jià)值的低下，避免造成資源的浪費(fèi)。除此之外，還應(yīng)該對(duì)于電子文檔的范圍逐步進(jìn)行擴(kuò)大。檔案主要的內(nèi)容都是圖片、文字、聲像、符號(hào)等，紙質(zhì)文檔靠一些電子文檔進(jìn)行一定的補(bǔ)充，所以，檔案館的電子文件在不斷地增加，需要依據(jù)館中的實(shí)際需要，逐步對(duì)數(shù)字化的檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的完善，來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

（三）資源共享管理的物質(zhì)基礎(chǔ)的研究。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，館藏資源管理的獨(dú)特性，在于檔案的館藏管理之中要進(jìn)一步針對(duì)館藏進(jìn)行優(yōu)化，要將館藏的重點(diǎn)突顯出來(lái)，進(jìn)一步展現(xiàn)出本館的館藏特色，這樣對(duì)于館際之間的資源共享有著一定的促進(jìn)作用以及互補(bǔ)作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的高校進(jìn)行信息管理時(shí)，主要是以收集、保管、借閱為主要模式來(lái)進(jìn)行的，有了數(shù)字化的管理背景，這些管理工作都變得更加簡(jiǎn)單，數(shù)字化的管理使得管理的儲(chǔ)存量大大增加，而且減輕了工作人員在管理之時(shí)的壓力，數(shù)字化的應(yīng)用使得高校的檔案管理有了極大的發(fā)展，也給一些管理工作帶來(lái)了一定的壓力，所以在使用之時(shí)對(duì)于一些文檔應(yīng)該有一定的選擇性，否則，就會(huì)達(dá)不到預(yù)期的目的。

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