管理、服務(wù)、宣教
——做好檔案管理工作的“三駕馬車”——以某三甲醫(yī)院檔案管理工作為例

文/四川省腫瘤醫(yī)院 古昌偉

管理、服務(wù)、宣教
——做好檔案管理工作的“三駕馬車”——以某三甲醫(yī)院檔案管理工作為例

文/四川省腫瘤醫(yī)院 古昌偉

利用檔案價值，發(fā)揮檔案服務(wù)職能是檔案管理工作的初衷和目的。要實現(xiàn)這一目的，需要檔案工作者在規(guī)范檔案管理的同時，進(jìn)一步強化服務(wù)意識，并開展檔案宣教活動，使全員充分認(rèn)識到歷史檔案對于現(xiàn)實工作的非凡價值，進(jìn)而強化檔案意識，參與檔案管理，全面促進(jìn)單位檔案管理水平的提高。本文以某三級甲等醫(yī)院通過加強檔案管理、服務(wù)和宣教，提升檔案管理水平的案例，淺談加強醫(yī)院檔案管理工作的思路和途徑。

檔案；管理；服務(wù)；宣教

檔案是對歷史工作全面、客觀、準(zhǔn)確的記錄和反映，具有史料價值，兼具社會效益和經(jīng)濟效益，檔案管理是管理工作的重要組成部分，是必不可少的工作。醫(yī)院檔案是一種特殊的信息資源，是醫(yī)院發(fā)展中形成的歷史記錄，主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同的信息材料，可為臨床醫(yī)學(xué)提供依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的“重醫(yī)療業(yè)務(wù)，輕醫(yī)院管理”思維在當(dāng)前仍舊較普遍存在，對于檔案工作，醫(yī)院管理者往往更是難以認(rèn)識到其重要性。某醫(yī)院為省級三甲專科醫(yī)院，近年來，由于種種原因，該院檔案管理工作存在管理水平落后、人員硬件條件不足、檔案服務(wù)能力較差等諸多問題，而經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，此類問題在大多數(shù)醫(yī)院普遍存在。

一、存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一管理，檔案質(zhì)量不佳。該院檔案室由醫(yī)院院辦公室負(fù)責(zé)管理，檔案包括行政類、黨群類、業(yè)務(wù)類等文書檔案，科研、基建、設(shè)備等科技檔案，會計檔案等專業(yè)檔案，以及部分實物檔案、音像檔案等。因醫(yī)療行業(yè)管理要求和醫(yī)療業(yè)務(wù)的專業(yè)性，醫(yī)療病歷檔案統(tǒng)一由病案室管理，影像膠片檔案、病理切片檔案等各類檢查影像檔案則分屬各個業(yè)務(wù)科室管理。此外，部分由醫(yī)院保管的干部人事檔案則由人力資源部進(jìn)行管理。全院檔案資料沒有完全實現(xiàn)集中管理和統(tǒng)一管理，檔案資料管理質(zhì)量不能得到有效控制。

（二）缺乏制度保障，檔案缺失嚴(yán)重。該院檔案管理制度十余年未進(jìn)行修訂，內(nèi)容老舊，已不符合當(dāng)前工作實際。其中對檔案收集范圍描述簡單、籠統(tǒng)，責(zé)任單位不明確，未制定文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表，對于文件材料的收集和檔案的鑒定都無法提供參考依據(jù)。本應(yīng)納入檔案室管理的工作資料無序分散在各個部門，部分工作資料疏于管理進(jìn)而損毀流失，導(dǎo)致檔案缺失問題嚴(yán)重。此外，未建立各科室、部門兼職檔案管理員制度，全員檔案管理參與度低。檔案利用、借閱審批及登記管理等制度流于形式，執(zhí)行不到位。

（三）缺乏硬件設(shè)施和專職人員，管理水平較低。由于長期以來形成的工作觀念，絕大多數(shù)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員的檔案管理意識還比較淡薄，導(dǎo)致檔案管理在硬件環(huán)境、人員配備以及工作經(jīng)費等方面均受到限制。該院檔案室設(shè)置在行政樓底樓，擁有3間面積為15平方米左右的庫房，底樓環(huán)境陰暗潮濕，存在老鼠、蟲蟻等危害，不利的環(huán)境增加了管理難度。在人員配備方面，諸如大多數(shù)企事業(yè)單位，缺乏專業(yè)檔案管理人員從事檔案管理工作。檔案室長期以來僅有一名兼職檔案管理員，除了負(fù)責(zé)檔案管理之外，還從事辦公室后勤事務(wù)。此外，十余年來，該兼職檔案管理員崗位人員幾經(jīng)變更，均為非專業(yè)人員，且缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，更是加劇了檔案管理不規(guī)范的問題。

（四）缺乏信息化建設(shè)，服務(wù)方式落后。由于硬件條件和專業(yè)管理人員的不足，該院檔案管理方式落后，因信息化管理系統(tǒng)的缺失，檔案的整理、編目以及檔案的調(diào)閱仍停留在全手工操作狀態(tài)。特別是在進(jìn)行檔案查閱時，除已清楚知曉該檔案年份、題名等信息，否則只能通過人工翻閱歸檔文件目錄查閱，查閱時間長，準(zhǔn)確查找率低，大大降低了工作效率，導(dǎo)致查閱領(lǐng)導(dǎo)和部門的不滿。同時，由于把大量的時間花費在人工操作中，檔案管理人員已無法有效地進(jìn)行檔案編研利用和宣傳工作，檔案服務(wù)職能難以正常發(fā)揮。

二、解決對策及其成效

鑒于醫(yī)院檔案管理存在的問題，檔案管理部門逐步形成了轉(zhuǎn)變觀念、加強宣教、倡導(dǎo)檔案價值和服務(wù)職能、增強全員檔案意識、規(guī)范檔案管理工作、提升檔案服務(wù)水平的工作思路。以下是具體做法：

（一）加強普法宣教，強調(diào)檔案服務(wù)職能，提高檔案管理重視程度。該院在中長期發(fā)展規(guī)劃中明確提出依法治院發(fā)展戰(zhàn)略，檔案管理部門以此為契機，將《檔案法》的貫徹落實納入依法治院范疇。加強檔案法律法規(guī)的宣教是有效開展檔案工作的重要前提，而對單位領(lǐng)導(dǎo)的宣教則至關(guān)重要。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作中的特殊作用體現(xiàn)在兩個方面：一是領(lǐng)導(dǎo)的影響力，二是領(lǐng)導(dǎo)的宣傳力。通過領(lǐng)導(dǎo)學(xué)法課堂向院領(lǐng)導(dǎo)宣講法律法規(guī)和檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，以法治的高度強調(diào)檔案管理的特殊地位。院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性和必要性，了解了檔案規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，逐步增強了對檔案工作的重視和支持力度。在院領(lǐng)導(dǎo)的影響和支持下，在全院開展普法宣傳，并結(jié)合本院實例，宣傳利用檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟效益，強調(diào)檔案管理工作的服務(wù)職能，促使醫(yī)院干部職工認(rèn)識到開展檔案管理工作的最終目的是為單位中心工作和全院干部職工服務(wù)，不斷增強全員檔案管理意識。全院上下對檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)知得以改變，對檔案管理的重視程度逐步提高，這是加強檔案管理工作的第一步。

（二）加強管理組織建設(shè)，完善管理制度設(shè)計，體現(xiàn)檔案服務(wù)職能。醫(yī)院管理者的重視程度提高了，對檔案工作有了更深入的了解，也認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題。為改變現(xiàn)狀，加強管理，該院在院辦公室設(shè)置了二級科室負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，檔案室配置了專職檔案管理員。在管理架構(gòu)和人員配置進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)上，通過派出人員參加專業(yè)知識技能培訓(xùn)和參觀學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)經(jīng)驗，結(jié)合本院實際，逐步完善檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，修訂了該院檔案管理辦法，制定了文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表，明確了全院各類檔案的管理責(zé)任和管理范圍的劃分。制度設(shè)計充分體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)職能，在檔案收集、整理、移交工作上，充分考慮各部門人員的非專業(yè)性，以指導(dǎo)輔助為主，以硬性要求為輔，強化了對檔案的查閱、利用審批登記等制度的落實，并在最大限度簡化了流程，優(yōu)化了服務(wù)。

（三）加強檔案管理員培訓(xùn)，納入部門績效考核，打造檔案管理團(tuán)隊。建立全院兼職檔案員管理體系，各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)指導(dǎo)本部門日常工作材料的收集整理以及移交檔案室，部門工作人員均需參與醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。注重全院檔案管理隊伍的建設(shè)，有的放矢地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其一，充分考慮到兼職檔案管理員和工作人員的非專業(yè)性，在進(jìn)行制度宣貫和業(yè)務(wù)培訓(xùn)時，盡量化繁為簡，富于可學(xué)性和可操作性。其二，在全員培訓(xùn)的同時，針對科技檔案、專業(yè)檔案等，主動進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，甚至手把手地指導(dǎo)，爭取培訓(xùn)落到實處，不流于形式。此外，與運營管理部門共同設(shè)計將檔案管理工作納入部門和人員績效考核，明確責(zé)任與獎懲，保障工作順利開展。

（四）開展檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提升檔案服務(wù)水平。借助信息化建設(shè)，既是規(guī)范檔案管理的有效途徑，也是提升檔案服務(wù)水平的重要手段。檔案管理信息化涵蓋了硬件、軟件及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等諸多內(nèi)容，而核心仍舊是以適應(yīng)醫(yī)院工作特點，發(fā)揮醫(yī)院檔案服務(wù)職能為導(dǎo)向進(jìn)行建設(shè)。首先，對庫存檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化制作，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，因工作需求，在進(jìn)行數(shù)字化文件制作時，統(tǒng)一制作為不能做二次修改并能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索的雙層PDF格式，此種格式在確保檔案準(zhǔn)確性和利用檢索方面具有優(yōu)勢。其次，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配置了計算機、服務(wù)器、磁盤陣列、UPS電源等硬件設(shè)備，通過先進(jìn)的硬件和軟件對檔案進(jìn)行管理，軟件系統(tǒng)涵蓋了檔案數(shù)據(jù)錄入掛接、檔案歸檔、檔案管理、檔案檢索、即時讀取、檔案借閱利用等功能，硬件系統(tǒng)則以實際需求進(jìn)行設(shè)計，特別保證了數(shù)字檔案的安全、讀取的速度以及存儲空間的可擴展性。再者，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)字檔案元文件實現(xiàn)了在醫(yī)院中心機房的異地存儲，并在權(quán)限設(shè)置的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了多用戶異地查檔，保障數(shù)據(jù)安全的同時，滿足了用戶查檔需求，提升了工作效率。

（五）開展檔案編研和文化宣傳工作，加強檔案文化傳播服務(wù)能力。在醫(yī)院檔案管理日益規(guī)范化的基礎(chǔ)上，整合信息資源，創(chuàng)新渠道形式，開展檔案編研和文化宣傳工作。將檔案室編纂的醫(yī)院組織沿革、全年大事記等編研成果以生動的形式通過醫(yī)院官方微信、H5網(wǎng)頁等網(wǎng)絡(luò)新媒體宣傳平臺進(jìn)行發(fā)布宣傳。立足館藏，挖掘史料，開展醫(yī)院院史整理編纂工作，并在院內(nèi)籌建院史展示廳，既實現(xiàn)了對全院職工的院史宣傳教育，豐富了醫(yī)院文化，也強化了全院檔案意識。逢醫(yī)院重要工作和活動，結(jié)合歷史檔案開展檔案宣傳活動，如在該院順利完成三甲復(fù)評后制作的該院創(chuàng)三甲工作檔案宣傳和結(jié)合國際檔案日開展的檔案實物圖片征集和展出活動，均取得良好反響，使全院改變對檔案管理的固有認(rèn)知，增強了檔案保管和利用意識。

三、結(jié)語

管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是核心，宣教是重要手段，該院三管齊下，以發(fā)揮檔案服務(wù)職能為導(dǎo)向，夯實管理制度和全員檔案管理機制，著力提出檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新開展檔案宣教，營造檔案管理氛圍，該院在較短時間內(nèi)實現(xiàn)了檔案管理工作的巨大轉(zhuǎn)變和快速提升，而在全院檔案集中管理、電子文件的歸檔等方面，仍需要進(jìn)一步探索實踐。

[1]丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].衛(wèi)生政策與管理,2014,52(2):116-118.

[2]燕軍.加強檔案宣傳工作,促進(jìn)檔案社會化服務(wù)[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2010,7(10):140-141.