以大學(xué)文化建設(shè)為導(dǎo)向的高校檔案管理探究

文/山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院 王光娟

以大學(xué)文化建設(shè)為導(dǎo)向的高校檔案管理探究

文/山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院 王光娟

本文分析了大學(xué)文化建設(shè)對于高校發(fā)展的重要作用，以及當(dāng)前我國高校檔案管理過程中存在的問題。文章最后，筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)就如何才能做好以文化建設(shè)為導(dǎo)向的高校檔案管理工作提出了幾點(diǎn)看法。

文化建設(shè)；高校；檔案管理；存在問題；措施分析

一、高校檔案管理對于大學(xué)文化建設(shè)的意義

文化對于人思想的影響不同于其他，它具有潛移默化、深遠(yuǎn)持久的特點(diǎn)。大學(xué)校園中的建筑、校風(fēng)能夠給人以最直觀的印象，而高校檔案則不一樣，由于檔案所記錄的內(nèi)容具有真實(shí)性和客觀性，因而它反映了一所學(xué)校的發(fā)展歷史以及發(fā)展過程中所形成的獨(dú)具特色的文化內(nèi)涵。高校檔案管理工作具有基礎(chǔ)性，原因在于它的開展能夠?yàn)楦咝Ｆ渌黜?xiàng)工作的開展提供依據(jù)。高校檔案管理工作通過整合學(xué)校自建立以來的資料資源，為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程起到積極的、有力的推動(dòng)作用。進(jìn)而提升了一所大學(xué)的文化凝聚力和吸引力，為學(xué)校文化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

（一）高校檔案管理是校園文化的靈魂。高校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的方方面面，因而我們說它是一所大學(xué)文化的核心所在。例如：高校歷年以來的教學(xué)檔案，能夠履行文化的借鑒以及教育功能。大學(xué)本就是以育人為目的的，高校教學(xué)檔案能夠通過校園這個(gè)大平臺(tái)，對大學(xué)生進(jìn)行文化教育，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、文化、社會(huì)知識(shí)的有效傳播，大學(xué)生綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提升。高校建筑檔案，同樣也具有文化建設(shè)職能。大學(xué)文化是一種有意識(shí)的行為，因此我們說校園中的每一處建筑物都是根據(jù)其“辦學(xué)宗旨”來的，所以高校建筑檔案不僅記錄了各類建筑物、景觀，而且也對建筑物以及景觀所蘊(yùn)含的人文精神做了記錄。此外，高校的建筑檔案還能夠?yàn)橐院蟮慕ㄖ峁┰O(shè)計(jì)靈感，從而使學(xué)校文化建設(shè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)在與外表的統(tǒng)一。

（二）高校檔案管理是校園文化的媒介。我們上文中提到，同新聞資料一樣，高校檔案具有真實(shí)性、客觀性，并且與社會(huì)接軌。正是由于檔案的這些特點(diǎn)，決定了它成為新時(shí)期校園文化建設(shè)的成效最顯著的載體之一。高校檔案室通過舉行不定期的展覽活動(dòng)，能夠充分發(fā)揮檔案的媒介作用，從而為師生深入了解該校歷史、文化、發(fā)展歷程提供了條件，進(jìn)而幫助高校全體師生實(shí)現(xiàn)精神素養(yǎng)的提升，這對于弘揚(yáng)高校校風(fēng)、促進(jìn)文化建設(shè)有著非常特殊的意義。

（三）高校檔案管理為學(xué)生鑄造靈魂。當(dāng)前，普遍存在這樣一種現(xiàn)象：學(xué)生在大學(xué)校園中雖然各方面都能表現(xiàn)突出，但是一旦他們走出校園走上社會(huì)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，自身各方面素養(yǎng)實(shí)際上難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。究其原因還是在于大學(xué)教學(xué)內(nèi)容上，我們現(xiàn)在的大學(xué)往往只注重傳授給學(xué)生教材上固有的知識(shí)，卻忽視了對學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)新精神教育。而從當(dāng)下來看，社會(huì)所需要的正是那種具備開闊視野以及創(chuàng)新精神的人才。因此我們說只會(huì)讀死書、只會(huì)教學(xué)生死知識(shí)的學(xué)校，并不能稱之為優(yōu)秀學(xué)校，唯有對學(xué)生實(shí)行知識(shí)與文化精神建設(shè)的同步授予，才能培養(yǎng)出社會(huì)所需要的人才。高校檔案集大學(xué)歷史文化和人文精神為一身，其中蘊(yùn)含著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)精神、追求發(fā)展的探索精神，能夠?yàn)閷W(xué)生鑄造靈魂，從而升華其愛崗敬業(yè)精神。

（四）高校檔案管理為校園文化建設(shè)提供依據(jù)。高校檔案影響著一代又一代大學(xué)師生的思想道德以及文化精神。大學(xué)文化的精髓正是由于檔案中所記錄的學(xué)校優(yōu)秀辦學(xué)理念產(chǎn)生的。高校檔案的文化建設(shè)依據(jù)功能尤其體現(xiàn)在當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在決策遇到問題時(shí)，檔案能夠?yàn)樗麄兲峁┱鎸?shí)的基礎(chǔ)和依據(jù)。此外，教學(xué)檔案能夠?yàn)榻處熆蒲?、學(xué)生學(xué)習(xí)提供大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

二、文化建設(shè)對于高校發(fā)展的重要作用

（一）學(xué)校文化概述。一所高校的校園文化實(shí)際上包含四個(gè)方面，即物質(zhì)文化、制度文化、行為文化和精神文化。物質(zhì)文化是校園文化的重要組成部分，能夠?yàn)樾@文化建設(shè)提供必要的基礎(chǔ)以及前提。此外，完善的校園設(shè)施也能夠?yàn)楦黜?xiàng)文化活動(dòng)的順利開展提供條件。制度文化主要包括各種規(guī)定、校規(guī)。制度文化對于校園文化建設(shè)主要起引導(dǎo)和內(nèi)化作用，但這一作用主要還要依靠制度的外在約束作用。行為文化是最外化的體現(xiàn)，社團(tuán)文化、學(xué)術(shù)文化、課堂文化、宿舍文化都是其重要的組成部分。精神文化，這是校園文化的核心，對于校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)等起著潛移默化的作用。

（二）大學(xué)文化建設(shè)的作用。首先，良好的文化氛圍有利于學(xué)校管理工作的順利開展。這主要是因?yàn)槲幕瘜τ趲熒^念、行為起到積極的約束作用。其次，良好的文化氛圍能夠自然而然地引導(dǎo)全校師生樹立起正確的價(jià)值觀念。這種引導(dǎo)，主要體現(xiàn)在思想、行為兩個(gè)方面。再次，大學(xué)文化建設(shè)創(chuàng)新能夠敦促高校不斷提升自身的核心競爭力，從而為學(xué)校生存發(fā)展提供保障。最后，大學(xué)校園文化能夠在無形中對學(xué)生起到全面教育的作用，人文精神的熏陶有利于師生良好思想素質(zhì)的養(yǎng)成，而校園文化活動(dòng)的開展則有利于師生員工身體素質(zhì)的提高。

三、當(dāng)前我國高校檔案管理工作中存在的問題

（一）對于檔案管理工作重視程度不足。檔案管理工作是否能夠很好地服務(wù)于大學(xué)文化建設(shè)受很多因素影響，其中對檔案管理的重視程度就是一個(gè)極為重要的方面。但是當(dāng)前我國很多地方的高校檔案室條件極為簡陋，甚至根本沒有為檔案管理開辟一個(gè)專門的空間，由此而又直接導(dǎo)致了檔案管理人員對檔案管理工作的不重視。

（二）檔案信息化建設(shè)落后，嚴(yán)重降低了檔案管理工作服務(wù)于大學(xué)文化建設(shè)的效率和質(zhì)量。當(dāng)前，很多高校的檔案還沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，仍然采用憑借人工操作進(jìn)行檔案收集、借閱、管理的方式。這樣一來，就使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域。此外，由于信息化的發(fā)展，檔案的收集范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案的收集數(shù)量也呈明顯增加趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式根本無法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要。不僅嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理的效率，而且嚴(yán)重降低了為文化建設(shè)服務(wù)的質(zhì)量，不利于大學(xué)文化建設(shè)的進(jìn)一步開展。

（三）高校檔案管理制度落后，檔案管理規(guī)范化程度低。

造成這一現(xiàn)象的原因主要是伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理規(guī)則制度都不再適用于當(dāng)下。所以在實(shí)際的檔案管理過程中，難免會(huì)出現(xiàn)規(guī)章制度與實(shí)際情況相矛盾的現(xiàn)象。制度的落后必然會(huì)造成檔案管理規(guī)范化程度的降低。一方面導(dǎo)致大學(xué)制度文化建設(shè)進(jìn)程緩慢，另一方面也不利于大學(xué)行為文化的發(fā)展。

（四）缺乏檔案管理的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。首先，由于高校相關(guān)部門對檔案管理工作的不重視，直接導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責(zé)任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于相關(guān)部門在檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，由于缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時(shí)滿足工作發(fā)展的需要。最后，由于部分高校檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（五）檔案管理方式落后。影響高校檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是檔案管理的方式。當(dāng)前很多大學(xué)的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

（六）檔案管理工作沒有做到以文化建設(shè)為根本導(dǎo)向。從當(dāng)前來看，很多高校的檔案管理工作偏離了文化建設(shè)的導(dǎo)向。一味地追求效率而忽視了質(zhì)量；一味地追求外在，而忽視了對全校師生的精神文化培育。

四、做好以文化建設(shè)為導(dǎo)向的高校檔案管理工作措施分析

（一）提升全校師生對于檔案管理工作的重視程度。首先應(yīng)當(dāng)從提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案管理工作的重要性，最大限度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將高校檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及檔案管理知識(shí)，以提升社會(huì)各界對高校檔案管理工作的重視程度，為大學(xué)文化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（二）進(jìn)一步更新高校檔案管理工作所需要的基礎(chǔ)設(shè)施。完善的軟、硬件配置一方面有利于提升高校檔案管理工作效率，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量。因此，學(xué)校不僅要為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)；也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（三）完善檔案管理制度，提升檔案管理工作規(guī)范化程度。當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作信息化是大勢所趨也是形勢所迫。但是檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度以及有效的指導(dǎo)，導(dǎo)致現(xiàn)在一些部門的檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此要想做好信息化的檔案管理工作，就必須要有良好的制度作為工作的運(yùn)行保證。一方面高校要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的信息化檔案管理規(guī)則，有針對性地開展檔案管理工作。另一方面，高校在制定信息化的檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性。尤為值得注意的是，檔案管理制度一定要與大學(xué)文化建設(shè)基調(diào)相契合。

（四）培養(yǎng)一支檔案管理的人才隊(duì)伍。首先，要提升高校檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，以從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其次，高校要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人操作技能。再次，高校要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時(shí)的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，防患于未然。只有這樣，才能為大學(xué)文化建設(shè)提供人才保證。

（五）堅(jiān)持正確的檔案管理宗旨，致力于促進(jìn)大學(xué)文化氛圍建設(shè)。高校檔案管理工作要服務(wù)于學(xué)校文化建設(shè)，無論是哪種形式的檔案活動(dòng)，都要堅(jiān)持以大學(xué)文化建設(shè)為導(dǎo)向，致力于促進(jìn)高校師生的思想以及行為文化建設(shè)。

五、小結(jié)

綜上所述，高校檔案對于大學(xué)文化建設(shè)具有非常重要的作用。但是，從目前來看，我國很多地區(qū)的高校檔案管理工作仍然存在缺陷，因此，為了進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量，也為了營造出良好的大學(xué)文化建設(shè)氛圍，我們必須要加強(qiáng)對這一課題理論與實(shí)踐的研究。

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