關(guān)于我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視與解決路徑探究

文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 滕麗

關(guān)于我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視與解決路徑探究

文/上海城投（集團(tuán)）有限公司 滕麗

文章簡(jiǎn)單概述了國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作及其重要作用，并對(duì)我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)實(shí)審視，提出國(guó)企檔案管理的求解之道。

國(guó)有企業(yè)檔案管理；作用；現(xiàn)實(shí)審視；解決路徑

一、 引言

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)檔案及其管理帶來(lái)巨大的影響，使檔案管理理念、方法和模式等發(fā)生了重大變革。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)管理給企業(yè)檔案管理帶來(lái)良好的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)檔案管理也成為企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分。國(guó)企檔案管理是國(guó)企管理工作的重要部分，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料。國(guó)有企業(yè)檔案是對(duì)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進(jìn)行的記錄，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其他活動(dòng)的內(nèi)容，如文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專(zhuān)利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等，真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、經(jīng)營(yíng)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要作用

（一）國(guó)企檔案是國(guó)企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，國(guó)企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的歷史經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)槲磥?lái)企業(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供有力支持。國(guó)有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和提高經(jīng)濟(jì)效益的決策中都離不開(kāi)對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實(shí)現(xiàn)這種決策可行性預(yù)測(cè)和分析的基礎(chǔ)依據(jù)。

（二）國(guó)企檔案是國(guó)企獨(dú)特的無(wú)形資產(chǎn)。企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價(jià)值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)引進(jìn)和改造、產(chǎn)品銷(xiāo)售等方面，但是這種潛在價(jià)值需要借助人們對(duì)檔案的利用才能良好地體現(xiàn)出來(lái)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者可運(yùn)用檔案信息，結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，產(chǎn)生間接的企業(yè)價(jià)值。因此國(guó)企檔案是國(guó)企獨(dú)特的無(wú)形資產(chǎn)。

（三）國(guó)企檔案可為工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史證明。國(guó)企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的所有文書(shū)資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等，都是對(duì)企業(yè)發(fā)展比較完整和真實(shí)的記錄。對(duì)國(guó)企檔案中收集的資料和蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行分析，總結(jié)歷史上企業(yè)發(fā)展遇到的問(wèn)題和采取的解決措施，以及發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的失誤等，能夠?qū)W習(xí)歷史發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，避免相同問(wèn)題和錯(cuò)誤的發(fā)生，為日后的工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史證明。

四、我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視

（一）對(duì)企業(yè)檔案管理不夠重視。在國(guó)家推行國(guó)有企業(yè)體制改革的政策下，國(guó)企的經(jīng)營(yíng)得到較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生了變化。之前國(guó)企檔案管理歸屬行政檔案管理部門(mén)，現(xiàn)在這種行政部門(mén)已被取消，但國(guó)企檔案管理卻沒(méi)有得到足夠的重視，也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的改革，導(dǎo)致現(xiàn)在國(guó)企檔案管理的方法、模式并不能適應(yīng)國(guó)企企業(yè)管理進(jìn)程，以至于在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)一部分遺留問(wèn)題。另外，很多國(guó)企的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)文件材料的整理統(tǒng)計(jì)，不能從中進(jìn)行歸納。這就導(dǎo)致在國(guó)企實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，國(guó)企檔案管理人員不夠重視檔案管理工作的進(jìn)行，使檔案管理工作存在不足之處，無(wú)法得到技術(shù)保障，也不好追究檔案管理工作的失誤或問(wèn)題的責(zé)任。

（二）檔案管理人員缺乏。檔案管理人員缺乏，一般國(guó)企發(fā)展至今都過(guò)去了很多年，在這期間，負(fù)責(zé)檔案管理的人員更換頻繁，使前后人員更替的交接不夠明確和清晰，造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國(guó)企資料的丟失和損壞，大量基建圖紙存檔不及時(shí)，大量發(fā)展資料缺失等，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了國(guó)企檔案管理的發(fā)展。另外，國(guó)企中的檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，一般都是由行政人員兼任，對(duì)檔案管理知識(shí)缺乏了解，不能明確國(guó)企發(fā)展檔案管理需要?dú)w檔的內(nèi)容和資料，使檔案內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、不完整、不規(guī)范，不能提供有效的信息。

（三）沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)制。國(guó)有企業(yè)檔案管理在實(shí)際工作中存在不系統(tǒng)、不正規(guī)的問(wèn)題，很多需要?dú)w檔整理的內(nèi)容都沒(méi)有明確，也沒(méi)有規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)上比較混亂，不便于檔案內(nèi)容的補(bǔ)充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時(shí)收集的資料不能及時(shí)交到檔案管理人員處，造成前期資料流失較多，或者檔案管理人員對(duì)檔案整理的流程不熟悉，導(dǎo)致最后的檔案?jìng)€(gè)人資料信息不全面、不真實(shí)、混亂，缺乏對(duì)資料的鑒別能力。沒(méi)有完善的管理機(jī)制也意味著不能準(zhǔn)確歸責(zé)到人，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)找到錯(cuò)漏的地方。

（四）檔案材料分散，重復(fù)保存嚴(yán)重。國(guó)有企業(yè)一般都是大型企業(yè)，部門(mén)眾多，發(fā)展方向和產(chǎn)品等比較多，所以各方面的資料比較繁瑣，這就造成檔案收集比較散、亂，一般都是各個(gè)部門(mén)整理自己部門(mén)的資料上交到檔案管理部門(mén)，這樣導(dǎo)致收集到的信息過(guò)于分散，不齊全，不好整理。有的企業(yè)員工檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案留在自己手里更方便工作，沒(méi)有檔案移交的概念，沒(méi)有上交檔案集中管理的意識(shí)，這樣時(shí)間一長(zhǎng)就容易出現(xiàn)很多材料的丟失、損毀。另外，檔案材料的重復(fù)保存現(xiàn)象在國(guó)企發(fā)展中比較嚴(yán)重，因?yàn)閲?guó)企逐漸壯大，下屬部門(mén)或子公司較多，都有各自的檔案室，出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)和子公司將總公司下發(fā)的文件全部保留起來(lái)，這樣造成大量文件的重復(fù)保留，造成物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)。

（五）對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用程度不夠。國(guó)有企業(yè)各方面的資料比較繁瑣，因此檔案內(nèi)容較多，但受人力、財(cái)力和物力的影響，對(duì)檔案開(kāi)發(fā)和利用的程度不夠，一般只是把檔案作為記錄國(guó)企各類(lèi)活動(dòng)的資料總集，而不會(huì)從中學(xué)習(xí)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。隨著國(guó)企的發(fā)展壯大，檔案數(shù)量越來(lái)越多，但面對(duì)管理人手不足、檔案管理工作量大的情況，管理人員只能把重點(diǎn)放在檔案收集和保存方面，沒(méi)有進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)，只限于各部門(mén)的借閱利用，因此極大地浪費(fèi)了檔案資源。

五、我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的求解之道

（一）健全檔案管理制度。國(guó)有企業(yè)要想提升檔案管理工作，首先要健全檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況制定檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)留有一定的余地，能夠隨著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行補(bǔ)充和完善，由明確的制度規(guī)范檔案管理行為。檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與其他部門(mén)和下屬子公司的合作，合理劃分工作安排，完善每一項(xiàng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料的歸檔整理，同時(shí)安排專(zhuān)門(mén)的檔案室，由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并配置完備的檔案室設(shè)備，準(zhǔn)備充足的檔案收納柜，分門(mén)別類(lèi)地放置各類(lèi)項(xiàng)目檔案。完善檔案管理工作的考核辦法，制定統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案驗(yàn)收工作，定期由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的檢查和核實(shí)以及檔案管理人員工作成績(jī)的考核，切實(shí)規(guī)范檔案管理行為，補(bǔ)充和修改出現(xiàn)的任何漏洞、錯(cuò)誤等。

（二）提高對(duì)檔案管理工作的重視。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行程度還與領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的支持有關(guān)，要重視檔案管理在國(guó)企發(fā)展中的重要作用，改變檔案管理人員的認(rèn)識(shí)和看法，提高國(guó)企對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓企業(yè)上下全面了解檔案管理的重要性，多方渠道宣傳檔案管理制度，形成檔案管理的日常資料收集和檔案移交，保證檔案內(nèi)容的完整。從而加強(qiáng)國(guó)企對(duì)檔案管理設(shè)施的建設(shè)和設(shè)備配置、人員培養(yǎng)等，保證對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入和政策等方面的支持。

（三）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)逐漸融入人們生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，要提高國(guó)企檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。首先要配備齊全現(xiàn)代化的管理設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等，加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化和電子化以及國(guó)企檔案一體化，利用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行文件歸檔、整理和分類(lèi)工作，并設(shè)置先進(jìn)的防盜、防潮、防蟲(chóng)等手段，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間。其次，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，提高檔案管理信息的真實(shí)性和有效性，設(shè)置快捷準(zhǔn)確的檔案檢索程序，方便對(duì)檔案的尋找，并擴(kuò)展檔案信息的多元化運(yùn)用途徑，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳遞。最后，檔案管理人員要不斷進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)了解檔案管理最新理念，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備和信息交流技術(shù)，以提高檔案管理工作效率。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。要根據(jù)國(guó)企發(fā)展需求，組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，招收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，優(yōu)先錄用檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生；同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和使用，針對(duì)性培養(yǎng)檔案管理工作急需的人才；要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平，定期進(jìn)行檔案管理工作培訓(xùn)，提高理論知識(shí)和技術(shù)水平，努力吸收先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和理論，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（五）強(qiáng)化對(duì)檔案資源的利用。檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，查看檔案能正確得知?dú)v史的發(fā)展信息，國(guó)企檔案管理部門(mén)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案資料的利用，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議對(duì)過(guò)去的檔案內(nèi)容進(jìn)行探討，歸納總結(jié)以往出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題或企業(yè)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和事故，為未來(lái)企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，防止類(lèi)似問(wèn)題的再次發(fā)生。

六、結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)檔案管理反映了國(guó)企發(fā)展的方方面面，是企業(yè)重要的知識(shí)資源，是回顧企業(yè)歷史發(fā)展資料，決定未來(lái)企業(yè)發(fā)展決策的依據(jù)。因此，國(guó)有企業(yè)發(fā)展要重視檔案管理工作，切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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[2]藍(lán)玉超.淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(7):47+51.