芻議大數(shù)據(jù)時代高校檔案的信息化管理

文/湘潭大學(xué) 李鑫

芻議大數(shù)據(jù)時代高校檔案的信息化管理

文/湘潭大學(xué) 李鑫

本文分析了在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理中的問題，并提出要采用先進云計算技術(shù)、建立相關(guān)法律法規(guī)實現(xiàn)高校檔案的信息化管理、優(yōu)化檔案工作的發(fā)展戰(zhàn)略、建立統(tǒng)一的檔案信息化管理體系、實現(xiàn)高校檔案的管理等提升高校檔案的信息化管理水平的主要策略。

大數(shù)據(jù)時代；高校檔案；信息化管理

在檔案資源應(yīng)用和發(fā)展的過程中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和特征可謂非常突出并具有特色。但是，檔案工作的實際情況中體現(xiàn)出的不適宜大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求的地方，仍然應(yīng)當予以關(guān)注和重視。為了進一步提升檔案管理工作水平，必須要對其予以重視。

一、在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理中的問題和缺陷

（一）在檔案工作流程中存在的問題。檔案工作的一般流程，主要包括五個主要階段，即檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索以及檔案利用。這種工作流程在紙質(zhì)檔案時期，可以說是比較完善的，因為它與當時的發(fā)展水平是相一致的。但是，在大數(shù)據(jù)的新時代背景下，這種工作流程就顯得比較落后了。因為時代發(fā)展的水平，決定了我們目前的檔案越來越多的以電子檔案的形式呈現(xiàn)，并且伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的保管和整理也不再是難題。

（二） 檔案資源存在問題。不可避免的是，在我國仍然有很大一部分地區(qū)，檔案管理采取傳統(tǒng)的方式?？v觀高校，有些仍停留在傳統(tǒng)的人工操作時代，沒有系統(tǒng)地應(yīng)用大數(shù)據(jù)時代應(yīng)有的處理方式來進行。實際工作上面，較難滿足大學(xué)生進校、畢業(yè)時檔案轉(zhuǎn)接高峰期的工作進度。

（三）在檔案工作思維中存在的問題。在檔案管理工作的思維當中，仍然有一部分工作人員和工作部門，對于檔案館藏情有獨鐘，卻對檔案信息的利用熟視無睹，不當回事。之所以會這樣，主要是受到管理人員傳統(tǒng)思想的束縛和限制，在他們看來，檔案是國家的財產(chǎn)，是不可以加以利用的存在，因此，面對檔案的廣泛利用，他們都以消極的態(tài)度應(yīng)對。

二、提升高校檔案的信息化管理水平

（一）采用先進云計算技術(shù)。作為大數(shù)據(jù)處理的主流技術(shù)，面對大量的數(shù)據(jù)端口時，應(yīng)當采用能夠予以反應(yīng)的云計算技術(shù)，分析大數(shù)據(jù)，得出需要的數(shù)據(jù)結(jié)果。云計算技術(shù)具有非常明顯的優(yōu)勢：第一，云計算技術(shù)的成本較低。第二，云計算技術(shù)具有較高的虛擬化，不需要太多的設(shè)備或者人力，只要通過一個終端，可以是電腦，亦可以是一部手機，便可以進行信息獲取。第三，云計算技術(shù)具有很強的靈活性，用戶可以選擇自己需要的服務(wù)，設(shè)計具有個性化的服務(wù)。第四，云計算技術(shù)具有很強大的存儲功能。其次，要結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的特點，充分利用好數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案管理過程中，要在較短時間內(nèi)得到所需要用的信息，就要充分利用數(shù)據(jù)的挖掘功能，這樣可以提高工作效率。檔案管理員也可以利用數(shù)據(jù)技術(shù)，進行檔案的歸類、分析、整理，可以較好地為用戶提供個性化服務(wù)。

（二）建立相關(guān)法律法規(guī)，實現(xiàn)高校檔案的信息化管理。加快高校檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)，利用法律制定統(tǒng)一的管理標準與規(guī)范，以法律的強制性實現(xiàn)對檔案的信息化管理，提高檔案利用率，提升我國檔案管理技術(shù)水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理。關(guān)于數(shù)據(jù)挖掘的實現(xiàn)，可以先通過客戶端對用戶的操作進行記錄，將記錄的數(shù)據(jù)信息進行歸類總結(jié)，然后予以分析，并將分析結(jié)果予以保存，這些數(shù)據(jù)的收集，能夠幫助我們實現(xiàn)有效的個性化服務(wù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘意義。

（三）優(yōu)化檔案工作的發(fā)展戰(zhàn)略。檔案管理工作在高校里面，雖然不是最前沿的科研與教學(xué)工作，但作為學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，我們也要高度重視好檔案工作的發(fā)展問題。因此，建議高校一是要加強對管理員的培訓(xùn)力度，提高他們的職業(yè)道德與工作技能。二是要讓檔案管理工作人員參與到社會活動中去，如大學(xué)生志愿者活動，以提高他們的社會責(zé)任感，將責(zé)任心應(yīng)用到檔案管理工作中來。三是要加強跨界、跨部門的合作，進行開放、多元、整合的檔案管理發(fā)展。

（四）建立統(tǒng)一的檔案信息化管理體系，實現(xiàn)高校檔案的管理。實現(xiàn)檔案的信息化管理，除了需要相關(guān)的技術(shù)作支持以外，還需要建立相應(yīng)的信息化管理體系。尤其是對于高校檔案信息的管理工作，可以在全國范圍內(nèi)，建議一個統(tǒng)一化的管理體系。筆者認為：國家應(yīng)建立統(tǒng)一的高校檔案管理信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的集團數(shù)據(jù)庫，實施高校檔案信息全國共享。同時，為了更好地服務(wù)員工，應(yīng)為每個員工建立一個賬號，方便其利用檔案信息。

三、結(jié)語

當前，我國已經(jīng)進入了信息化、互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)時代，依托于這樣的時代特色，我們要充分利用好數(shù)據(jù)優(yōu)勢，加強檔案管理的優(yōu)化發(fā)展，推動高校各項事業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)影響各行各業(yè)，也影響到了檔案管理工作，它在給我國檔案管理工作帶來了很大轉(zhuǎn)變的同時也出現(xiàn)了一定的問題，我們必須順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷改善檔案信息管理的方法和策略，以期更好地開展檔案管理工作，提升檔案管理水平。

[1]丁輝,劉星橋.大數(shù)據(jù)時代高校檔案的發(fā)展定位思考[J].蘭臺世界,2014(35):8-9.

[2]向澤紅.跨界.融合.聯(lián)動--論大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路[J].山西檔案,2016(1):64-66.