實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理研究

文/北京市昌平區(qū)農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測檢測中心 李艷迎

實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理研究

文/北京市昌平區(qū)農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測檢測中心 李艷迎

實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量的管理體系起著決定性的作用，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案工作的信息化和規(guī)范化管理是衡量實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的實(shí)踐，首先分析了實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的重要性與優(yōu)勢，最后分步介紹了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的管理方法與步驟。

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案；實(shí)驗(yàn)室；信息化；管理

一、實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

（一）缺乏專職檔案管理員。通常情況下檔案管理員身兼數(shù)職，比如在負(fù)責(zé)管理檔案的同時(shí)還可能是財(cái)務(wù)人員，需要進(jìn)行日常財(cái)務(wù)工作；或者是樣品管理人員，負(fù)責(zé)樣品收集、制備、登記等工作。專職的檔案管理人員能夠更專業(yè)更全面地做好實(shí)驗(yàn)室檔案工作。為了建立一個(gè)完整的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理體系，我單位檔案管理員具備檔案專業(yè)中級職稱，即檔案館員，專職負(fù)責(zé)所有文件的存檔、歸檔工作。

（二）計(jì)量認(rèn)證檔案管理的復(fù)雜性。檔案的特點(diǎn)是內(nèi)容豐富、種類繁雜、涉及的資源方面廣泛，目前實(shí)驗(yàn)室檔案的管理現(xiàn)狀之一就是檔案歸類不分明、不完善。我單位檔案室發(fā)出的《實(shí)驗(yàn)室檔案歸檔要求》就是從檔案的收集、歸檔、分類、排列、編號、編制檢索工具等這些管理的角度出發(fā)制定的，力爭為檢驗(yàn)人員提供一個(gè)可以參考的標(biāo)準(zhǔn)，有助于實(shí)驗(yàn)室管理人員在工作中形成一個(gè)好的檔案整理習(xí)慣，更有效地保障檔案數(shù)據(jù)能夠完整、真實(shí)精確地歸檔。

二、實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的重要性和優(yōu)越性

（一）有利于檢驗(yàn)工作質(zhì)量水平的提高。由于實(shí)驗(yàn)室的工作性質(zhì)，大量實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和檢測報(bào)告形成了繁雜的文字材料，例如：檢驗(yàn)項(xiàng)目的相關(guān)材料、檢測報(bào)告和實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量控制結(jié)果等，如果沒有對實(shí)驗(yàn)室的這些檔案進(jìn)行信息化管理，結(jié)果可想而知。實(shí)驗(yàn)室可以利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對繁多的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化保存、上傳管理，這樣不僅可以提高檢驗(yàn)人員工作的效率，還能有效減少大量數(shù)據(jù)的冗余，管理更加人性化。一旦遇到問題，還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行解決辦法的搜索查詢，快速便捷地解決問題，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室檔案數(shù)據(jù)的信息共享。

（二）提高管理效率。在實(shí)驗(yàn)室檔案日志中，記錄了真實(shí)的日常工作流程以及實(shí)際問題解決方案，通過網(wǎng)絡(luò)對日志進(jìn)行信息化處理后，可以便于檢驗(yàn)人員隨時(shí)查看，以避免工作中不必要的錯(cuò)誤，同時(shí)，還可以在遇到問題時(shí)與網(wǎng)上記錄作對比，分析總結(jié)出更合理的試驗(yàn)辦法，降低了差錯(cuò)重復(fù)率，提高了管理效率。

（三）保障檢驗(yàn)檢測工作的質(zhì)量。實(shí)驗(yàn)室的各個(gè)儀器設(shè)備在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理是保證實(shí)驗(yàn)?zāi)軌蛘?、正確運(yùn)行的關(guān)鍵，也是實(shí)驗(yàn)質(zhì)量的保證。必須認(rèn)真歸檔每個(gè)實(shí)驗(yàn)的發(fā)展過程、詳細(xì)的記錄才能給下面的科研工作帶來最真實(shí)的參考。

三、實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的方法步驟

（一）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案建立完整。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案可劃分為三種檔案：第一類表格類檔案，主要有人員考核記錄、實(shí)驗(yàn)室溫濕度記錄、方法驗(yàn)證記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、新項(xiàng)目評審記錄等質(zhì)量記錄。第二類證書類檔案，主要涵蓋實(shí)驗(yàn)室計(jì)量認(rèn)證證書、供應(yīng)商資質(zhì)證明、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書。第三類是其他質(zhì)量體系文件涉及的實(shí)驗(yàn)室相關(guān)法律法規(guī)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、程序文件等。我單位對檔案類別建立完整，比如：設(shè)有公正和誠信程序、設(shè)施和環(huán)境條件管理程序、儀器設(shè)備管理程序、文件控制程序以及評審客戶要求、標(biāo)書、合同程序等。

（二）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案分類清晰。完善的實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包含多個(gè)檔案管理類別，首先要將所有的檔案文件列出總的文件清單，再按照類別進(jìn)行檔案的歸檔劃分來管理，這樣不僅保證了檔案在被調(diào)用或查閱時(shí)的便捷性，還能保證計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料在被修改或調(diào)用時(shí)的完整有序性。在我單位，對所有檔案，均有明確的編號、分類，以程序文件檔案為例，我們不僅有程序文件列表清單，還對同級文件進(jìn)行了不同類別的劃分并列出了表格清單，比如：檔案編號為CPJC-04-0601-2016-B/0《儀器設(shè)備、計(jì)量器具臺(tái)賬》屬于儀器設(shè)備管理程序類別，CPJC-04-2403-2016-B/0《抽樣計(jì)劃》屬于抽樣控制程序類別等，對所有的檔案文件進(jìn)行了非常詳細(xì)的編排劃分、歸檔管理。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才。一方面，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化涉及農(nóng)學(xué)、物理學(xué)、化學(xué)、光學(xué)等多方面的專業(yè)知識，需要工作人員在掌握相關(guān)知識的前提下，具備檢測能力和統(tǒng)計(jì)能力。另一方面，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理還要求工作人員應(yīng)該具有一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和計(jì)算機(jī)操作能力，這樣才能保證檔案資源的信息化建設(shè)，保證實(shí)驗(yàn)結(jié)果是科學(xué)的、精確的、公正的。既然從事了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作，就必須認(rèn)識到自己責(zé)任的艱巨性，加強(qiáng)自己的專業(yè)能力和水平，巧妙地將手工管理技巧和信息化管理方法結(jié)合起來，提高實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息化管理體系的整體質(zhì)量水平。

四、結(jié)語

實(shí)驗(yàn)室檔案的信息化管理系統(tǒng)相當(dāng)復(fù)雜和龐大，為了將實(shí)驗(yàn)室全部的工作信息結(jié)合起來構(gòu)建管理信息網(wǎng)，做到信息一體化，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理水平的提高是關(guān)鍵，結(jié)合人工管理方法在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，逐步完善和提高檔案管理機(jī)制體制，使實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理變得更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。

[1]莫若琦.淺談檔案管理工作與計(jì)量認(rèn)證的關(guān)系[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)研究,2008(4).

[2]宋穎.實(shí)驗(yàn)室計(jì)量認(rèn)證中的檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007(1).