企業(yè)文書檔案信息化管理的研究

文/西南電力設(shè)計院有限公司檔案管理中心 吳梅

企業(yè)文書檔案信息化管理的研究

文/西南電力設(shè)計院有限公司檔案管理中心 吳梅

信息技術(shù)的管理為檔案工作帶來更多的機遇，本文從企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容、特征及需要注意的問題幾個方面進行了分析。通過相關(guān)論述指出做好企業(yè)文書檔案不僅可以保證檔案信息的完整性、提高檔案的利用率，對于提升企業(yè)競爭力也具有非常重要的作用。

檔案管理；文書檔案；信息化

一、信息化背景下的企業(yè)文書檔案管理

隨著信息技術(shù)的進步，以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的信息化進程為人類社會發(fā)展提供了越來越多的技術(shù)支持。對于檔案工作而言，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得其管理方式更加先進、高效。文書檔案是一個重要的檔案門類，“企業(yè)文書檔案作為大數(shù)據(jù)最重要的組成部分之一，是大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理與建設(shè)最重要的內(nèi)容”，利用信息化管理手段，不僅可以保證文書檔案歸檔的完整性、準確性，也可以提升企業(yè)文書檔案工作水平及綜合競爭力?！敖ㄔO(shè)企業(yè)文書檔案信息化管理體系，對提高企業(yè)文書檔案和企業(yè)檔案的整體管理水平都具有重要的現(xiàn)實意義”。

二、企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容

傳統(tǒng)的文書檔案管理的主要內(nèi)容為收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)，而文書檔案的信息化管理則是通過信息技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和方式進行數(shù)字化加工及網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。在利用信息技術(shù)為利用者提供更便捷的服務(wù)、提高文書檔案利用價值的同時，也通過對文書檔案的數(shù)字化加工和信息化處理，從而為企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)提供更多的信息技術(shù)支持。

“企業(yè)文書檔案信息化管理模式則是建立在文檔一體化的基礎(chǔ)上進行的，不僅保證了文檔的質(zhì)量，還更適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)運行方式”。文書檔案的信息化管理主要包括兩個方面：一是將傳統(tǒng)文書檔案進行數(shù)字化加工，將計算機作為文書檔案的存儲載體，采用信息技術(shù)手段輔助電子文件歸檔。二是實現(xiàn)文書檔案的自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，經(jīng)過數(shù)字化處理的文書檔案必須輔之以現(xiàn)代化的管理方式和手段，充分利用信息化管理在資源共享、遠程傳輸方面的特點，為利用者提供便捷的查詢借閱及檔案利用服務(wù)，為企業(yè)的各項工作提供充分的信息來源，從而讓文書檔案管理賦予更加豐富的內(nèi)容。

三、企業(yè)文書檔案信息化管理的特征

（一）提高效率，提升質(zhì)量。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式依靠檔案工作者的手工操作，不僅需要耗費大量時間進行收集、整編，而且管理的質(zhì)量也會因為工作者專業(yè)素養(yǎng)的不同而參差不齊。文書檔案信息化管理可以借助諸如自動歸檔、OCR識別、智能檢索在內(nèi)的手段對文書檔案管理環(huán)節(jié)優(yōu)化提升，使得文書檔案管理更加高效，歸檔效率和管理質(zhì)量的提升也為保證文書檔案歸檔的完整、準確、齊全提供了保證。

（二）利用便捷，資源共享。文書檔案的數(shù)字化加工及線上歸檔、讀取，一方面保護了檔案原件，延長其保存時間。另一方面也為利用者提供了便捷的利用渠道，利用者可以通過相應(yīng)的管理系統(tǒng)完成檢索、利用工作?，F(xiàn)代信息技術(shù)的加入也極大地提高了檔案利用的查全率和查準率，而文書檔案的信息化也為與其他信息系統(tǒng)的交互關(guān)聯(lián)提供了可能性。資源共享平臺的搭建有助于改變檔案工作封閉保守的面貌，使檔案利用工作真正地動起來、活起來。

四、企業(yè)文書檔案信息化管理需要注意的問題

（一）提高人員素質(zhì)。相較之于傳統(tǒng)的文書檔案管理，信息化的管理在要求檔案工作具備扎實的理論知識和實操能力的同時，也對檔案工作者的信息技術(shù)水平提出了更高的要求。檔案工作者必須通過知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新來提升自身的綜合素質(zhì)，以及提高企業(yè)文書檔案工作在信息化背景下的管理利用水平。

（二）強化安全管理。這里的安全既包括實體安全也包括信息安全，由于信息化背景下檔案信息的存儲更為集中，所以要尤其注意存儲載體的安全，在信息安全方面，也必須采取相應(yīng)的預(yù)防手段，做到“涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密”，做好內(nèi)、外網(wǎng)的隔離防護措施，來確保信息化網(wǎng)絡(luò)安全有效。

（三）健全管理系統(tǒng)。文書檔案的信息化管理并不是將傳統(tǒng)文書檔案管理的環(huán)節(jié)機械遷移到網(wǎng)絡(luò)平臺上，而是必須通過對管理系統(tǒng)的科學(xué)配置以及管理優(yōu)化，在真正意義上實現(xiàn)文書檔案管理由傳統(tǒng)現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，保證收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)在信息化管理方式下有機連接，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，真正建立高效快捷的文書檔案信息管理模式。

五、結(jié)語

企業(yè)文書檔案的信息化管理趨勢不僅是檔案工作自身發(fā)展進步的表現(xiàn)，也是信息技術(shù)更新?lián)Q代潮流提出的要求，企業(yè)文書檔案管理由傳統(tǒng)向信息化的轉(zhuǎn)變不僅需要對管理方式進行提升，同時也需要管理理念的革新。只有緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐，做好文書檔案的信息化管理，才能真正充分實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的價值，為提升企業(yè)綜合競爭力發(fā)揮應(yīng)有的作用。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)及開發(fā)利用”（批準號：2016-X-04）系列研究成果之一】

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