提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/淮安市淮陰區(qū)張福河船閘管理所 張波

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/淮安市淮陰區(qū)張福河船閘管理所 張波

伴隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。而在社會(huì)對(duì)信息的利用與共享有了更高要求的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。信息化時(shí)代給水利工程單位的檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展和機(jī)遇。因此，只有不斷提升檔案管理信息化建設(shè)的效率與服務(wù)質(zhì)量，才能真正滿足社會(huì)發(fā)展的需求，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。

事業(yè)單位；水利單位；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

伴隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位隨之發(fā)生的最大變化即為檔案數(shù)量的激增。檔案是傳達(dá)信息的重要載體，其在組織機(jī)構(gòu)中具有重要的影響作用，檔案管理工作的質(zhì)量已經(jīng)成為檢驗(yàn)事業(yè)單位檢驗(yàn)是否高效運(yùn)轉(zhuǎn)的一塊試金石，特別是對(duì)具有很強(qiáng)系統(tǒng)性、綜合性的水利工程單位而言，檔案管理信息化建設(shè)不僅是保存具有重要價(jià)值的工作資料，也成為工作全過(guò)程的記錄。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，提升事業(yè)單位檔案管理的水平和服務(wù)效率，以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）傳統(tǒng)的檔案管理方法是保存紙質(zhì)資料。在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中極易受損。尤其是水利工程單位的檔案，是在水利工程建設(shè)中所形成的非常具有保存價(jià)值的圖紙、文字、聲像及數(shù)據(jù)等多種歷史資料，它是水利技術(shù)的基礎(chǔ)資料，反映了水利工程建設(shè)的全過(guò)程及建設(shè)情況。因此，只有提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用信息化技術(shù)管理紙質(zhì)檔案，才能更加永久地保存檔案信息，抵御破損，從而保障檔案存放的簡(jiǎn)便性，使其得以永久保存。

（二）方便檔案管理流程。水利工程單位檔案的內(nèi)容涉及面較廣，歷史周期也較長(zhǎng)，而傳統(tǒng)的檔案管理雖然對(duì)檔案精心分類，但后期查詢所需信息卻仍要耗費(fèi)較大的精力。從厚厚的檔案文件中查詢資料容易出現(xiàn)疏漏，且可能不完整。另外，檔案查找中容易打亂原有文件順序，給后續(xù)查找工作帶去麻煩。因此提升檔案管理信息化建設(shè)，有助于檔案信息的查找，避免打亂文件的排列順序，提升信息檢索的準(zhǔn)確率。事業(yè)單位檔案管理信息化，具有傳統(tǒng)管理方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用策略

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理與發(fā)展意識(shí)。伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代與潮流的發(fā)展，不斷探索行之有效的方法與途徑進(jìn)行完善與優(yōu)化。水利單位檔案，是幾代水利工作者的心血結(jié)晶，絕非只是一本報(bào)告、一張圖紙。因此，事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)在工作中牢固樹立現(xiàn)代化的發(fā)展意識(shí)，善于打破傳統(tǒng)思維模式，從根本思想上改變傳統(tǒng)管理觀念，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新發(fā)展，提升檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，依靠現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。將目光“從紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)向電子記錄，從框架存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，從查閱資料轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)咨詢”。

（二）依照國(guó)家規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)建立事業(yè)單位檔案管理制度。在信息化發(fā)展的大背景下，當(dāng)前我國(guó)檔案管理已由管理保護(hù)的實(shí)體模式轉(zhuǎn)為檔案信息的利用與共享。檔案信息服務(wù)功能想要實(shí)現(xiàn)最大限度的發(fā)揮，就必須完善、健全管理體系。所以，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升，需要依照國(guó)家的相關(guān)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身單位的特點(diǎn)與發(fā)展需求制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。如：檔案錄入要遵循國(guó)家統(tǒng)一的著錄原則、方法、文字、格式、標(biāo)識(shí)等；統(tǒng)一規(guī)范檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件與軟件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等內(nèi)容，統(tǒng)一歸檔相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的共享、利用。

（三）建設(shè)并完善事業(yè)單位檔案管理服務(wù)設(shè)施。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，依賴于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代化設(shè)備，其借助網(wǎng)絡(luò)收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸、使用檔案信息。因此，水利工程事業(yè)單位可依據(jù)實(shí)際需求，采購(gòu)計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備；同時(shí)，統(tǒng)一管理與使用現(xiàn)有的電子設(shè)備，最大限度地延長(zhǎng)其使用壽命。此外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件的統(tǒng)一性，軟件和硬件的兼容性等，從而能夠最大限度地優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)備資源，奠定檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員的技能與水平。水利工程單位的檔案具有很強(qiáng)的技術(shù)性、科學(xué)性及服務(wù)性，其檔案管理工作也是一項(xiàng)細(xì)致、復(fù)雜而又瑣碎的工作，所以要求從事水利工程檔案管理的工作人員，擁有更全面的專業(yè)知識(shí)與技能。然而，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)，還處于人機(jī)結(jié)合的操作階段，這就要求檔案管理人員具備一定的檔案管理理論知識(shí)、相關(guān)的計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期或不定期舉辦檔案管理知識(shí)與方法的培訓(xùn)；鼓勵(lì)員工不斷自我深造，培養(yǎng)電腦使用知識(shí)，提升檔案管理信息化的思想覺悟，并保持良好的心態(tài)，積極面對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，有效解決困難，從而更好地滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)的普及與飛速發(fā)展，給我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已成為大勢(shì)所趨，同時(shí)也成為事業(yè)單位的一個(gè)重點(diǎn)工作。事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理信息化建設(shè)這項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的工程，立足于宏觀角度整體規(guī)劃?rùn)n案管理，不斷提升管理人員的專業(yè)技能與素質(zhì)，促使其真正服務(wù)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].理論研究,2016(4):66.

[2]黃可.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].理論研究,2016(2):47.