淺析交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)

文/蘭察布市交通運(yùn)輸管理處 郭麗慧；集寧師范學(xué)院 賀志宇

淺析交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)

文/蘭察布市交通運(yùn)輸管理處 郭麗慧；集寧師范學(xué)院 賀志宇

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，交通運(yùn)輸部門檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，為了進(jìn)一步提高檔案管理效率和管理質(zhì)量，需要不斷加快檔案管理的信息化進(jìn)程，確保檔案信息能夠更好地為交通運(yùn)輸部門的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。本文將對(duì)交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的重要性加以探討和分析，并著重指出檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容和具體路徑，以期充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從而全面推進(jìn)交通運(yùn)輸部門檔案管理工作的長(zhǎng)效發(fā)展。

交通運(yùn)輸部門；檔案管理；信息化建設(shè)

眾所周知，交通運(yùn)輸部門的檔案信息十分龐雜，信息的篩選、分類、保管較為困難，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用一直是交通運(yùn)輸部門積極探索和研究的重要課題。傳統(tǒng)的檔案管理方式比較落后，需要檔案管理人員手工作業(yè)，不但管理效率十分低下，而且容易受到檔案管理人員技術(shù)水平和工作經(jīng)驗(yàn)的影響，導(dǎo)致檔案管理的效果不佳，檔案信息無(wú)法得到有效的利用，不利于交通運(yùn)輸部門各項(xiàng)工作的開展。對(duì)此，必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、高效的管理，以便為交通運(yùn)輸部門的決策提供強(qiáng)有力的理論支持，促進(jìn)交通運(yùn)輸部門的可持續(xù)發(fā)展。

一、交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的重要性

所謂檔案管理的信息化，即是指運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存保管，用戶可以通過(guò)檢索系統(tǒng)快速獲取需要的信息，大大扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)人工管理方式效率低、質(zhì)量差的弊端，顯著提高了檔案信息的利用率，而且電子檔案的保管成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案，信息的安全性也得到了一定的保證。由此可見，檔案管理信息化具有無(wú)限廣闊的發(fā)展前景，因而深受各行各業(yè)的支持和青睞。對(duì)于交通運(yùn)輸部門來(lái)說(shuō)，檔案管理水平的高低將直接影響到其發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)能否順利實(shí)現(xiàn)，在信息時(shí)代要想確保檔案管理工作能夠符合交通運(yùn)輸部門的實(shí)際發(fā)展需求，就必須順應(yīng)時(shí)代潮流，大力應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備強(qiáng)大的處理功能，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、加工、處理和儲(chǔ)存，為檔案信息的查詢和使用提供便利，這種方法無(wú)疑比傳統(tǒng)檔案管理方式具有更大的優(yōu)勢(shì)，值得交通運(yùn)輸部門的領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視，將檔案管理信息化建設(shè)工作真正落到實(shí)處。

二、交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)，需要交通運(yùn)輸部門以行業(yè)發(fā)展為準(zhǔn)繩，結(jié)合部門現(xiàn)有的資源，制定標(biāo)準(zhǔn)、完善的實(shí)施計(jì)劃，唯有如此才能保證檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范、有序地開展，進(jìn)而取得更為理想的效果。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包含以下三個(gè)方面：第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理信息化離不開硬件和軟件的支持，采用的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都要具有強(qiáng)大穩(wěn)定的功能，能夠保持良好的運(yùn)行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)信息能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)高效地傳輸和共享。第二，數(shù)字化建設(shè)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，分門別類地存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，只需搜索文件目錄即可找到相關(guān)類別的所有信息，提高檔案檢索的效率。第三，安全保障機(jī)制建設(shè)。構(gòu)建安全防御系統(tǒng)，抵御病毒和木馬的攻擊，并加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和更新，為檔案信息創(chuàng)建安全可靠的運(yùn)行環(huán)境。

三、交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）建立檔案信息網(wǎng)站。創(chuàng)建交通運(yùn)輸檔案信息網(wǎng)站能夠加強(qiáng)交通運(yùn)輸部門和社會(huì)公眾的交流互動(dòng)，用戶可以隨時(shí)隨地地瀏覽交通運(yùn)輸信息，獲取最新資訊，即使用戶的計(jì)算機(jī)水平較低，也可以通過(guò)網(wǎng)站的導(dǎo)航系統(tǒng)找到需要的信息，或者在搜索欄里輸入關(guān)鍵字，也可實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索。同時(shí)，網(wǎng)站還設(shè)有在線服務(wù)版塊，很好地滿足了用戶的個(gè)性化需求，為用戶提供了更為方便、快捷的服務(wù)。交通運(yùn)輸部門的檔案信息網(wǎng)站是檔案管理信息化建設(shè)的有力舉措，應(yīng)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的硬件和軟件技術(shù)，不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)站平臺(tái)結(jié)構(gòu)和功能的優(yōu)化，以滿足不同用戶的使用需求。

（二）做好檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在檔案管理信息化建設(shè)中，必須提高各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化管理水平，以此來(lái)加強(qiáng)檔案信息的規(guī)范化、信息化。具體要求為：首先，交通運(yùn)輸部門在檔案管理工作中，需要以國(guó)家相關(guān)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，同時(shí)結(jié)合該部門自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立出一套標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案管理人員的工作提供指導(dǎo)依據(jù)，并在實(shí)際運(yùn)行階段對(duì)體系中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)和完善。其次，在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，要遵循高效、便捷的原則，但是不能違反國(guó)家的相關(guān)制度。再次，在編寫檔案內(nèi)容、設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)格式的過(guò)程中，也要建立統(tǒng)一化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，以便于數(shù)據(jù)的共享和傳輸。最后，針對(duì)在檔案管理中硬件、軟件的格式，也要作出明確的規(guī)定，這樣既可以為用戶在共享文件中提供方便，又解決了因?yàn)楦袷絾栴}出現(xiàn)的閱讀問題，比如，在只讀模式下，文件無(wú)法打開，或者轉(zhuǎn)化失敗等。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理人員在檔案管理工作中扮演著不容忽視的重要角色，其專業(yè)素養(yǎng)將對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生重大影響，交通運(yùn)輸部門檔案管理的信息化建設(shè)需要一批高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，為檔案管理工作提供方方面面的保障，這就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的傳授以及技能的訓(xùn)練，使之掌握先進(jìn)的管理理念、管理技術(shù)、信息技術(shù)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使之能夠靈活運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化中出現(xiàn)的各類問題，將風(fēng)險(xiǎn)隱患扼殺在萌芽，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分重要且緊迫的工作，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視，加大資金和技術(shù)的投資力度，建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，同時(shí)打造高水準(zhǔn)的檔案管理人才隊(duì)伍，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，促使檔案信息發(fā)揮出最大化的效用，從而為交通運(yùn)輸部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]呂儉男.淺談交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].黑龍江史志,2015(09).

[2]李連梅.交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(15).