檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司云浮羅定供電局 譚彥

檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司云浮羅定供電局 譚彥

現(xiàn)階段，社會各個領(lǐng)域都得到了快速發(fā)展，這主要依托于科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展。而檔案作為對時間的一種記錄形式，是記錄歷史的重要手段之一，檔案對于一個國家而言，不管是國家管理還是企業(yè)組織都具有非常重要的作用。在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，做好信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理的重要工作內(nèi)容。本文將對檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題以及相關(guān)對策進(jìn)行研究分析。

檔案；信息化建設(shè)；問題及對策

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)也在這個過程中有了更好的發(fā)展機(jī)遇，而檔案管理也步入了新的征程。在這樣的背景下，本文從檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題出發(fā)進(jìn)行研究分析，提出幾點(diǎn)針對性意見，希望對促進(jìn)檔案信息化建設(shè)有所幫助。

一、檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

（一）檔案管理制度不夠完善。站在我國國情的角度，很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，檔案信息化建設(shè)過程中存在缺陷，很多企業(yè)沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，因此，存在的一些問題也沒有得到改善。所以，現(xiàn)如今企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。因此，必須做好檔案管理工作，切實提高檔案的有效性以及實現(xiàn)其功能作用，輔助企業(yè)良好地發(fā)展和進(jìn)步。與此同時，由于企業(yè)每個部門之間都與檔案部門有所關(guān)聯(lián)，完善檔案管理制度對企業(yè)其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導(dǎo)作用。

（二）欠缺資金。對于企業(yè)檔案管理工作而言，信息化建設(shè)工作離不開資金支持。與很多其他工作相比，檔案管理工作受企業(yè)重視程度不夠，所以，企業(yè)對檔案管理所投入的精力相對較少，導(dǎo)致這種情況的原因是檔案管理工作本身的影響。此外，若是相關(guān)工作人員缺乏前瞻創(chuàng)新意識，不積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持安排資金，沒有足夠的資金用于檔案管理的信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作不能有效推進(jìn)。

（三）檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才較缺乏。檔案信息化管理工作，離不開人員的支持。由于人員是檔案信息化建設(shè)的主體，起著主導(dǎo)作用，因此相關(guān)管理人員必須具備檔案專業(yè)的知識以及信息技術(shù)知識，還需要具備計算機(jī)實踐操作能力。但是，現(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員比較缺乏，很多都是非?？迫藛T，有些檔案管理人員只是在簡單培訓(xùn)后就上崗工作，對于相關(guān)操作流程缺乏了解。而且，很多管理人員為文科生，對于計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)知識比較不足，所以，很多企業(yè)缺乏具備檔案專業(yè)知識以及信息化技術(shù)操作能力的綜合型人才，這對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說是非常不利的。

二、檔案信息化建設(shè)問題的應(yīng)對策略

（一）完善管理制度。伴隨著信息技術(shù)的提升，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)逐漸不能適用現(xiàn)代化檔案管理工作，為了跟上信息化發(fā)展的腳步，應(yīng)該對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新，確保在檔案管理信息化建設(shè)過程中煥發(fā)新的活力。因此，可以說完善的管理機(jī)制是現(xiàn)階段進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。除此之外，還應(yīng)該對檔案管理人員設(shè)立相應(yīng)的獎懲制度，充分調(diào)動相關(guān)管理人員的工作積極性。

（二）加大資金投入力度。信息化建設(shè)離不開必需的設(shè)備，所以需要對信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。不過當(dāng)前很多單位面臨著經(jīng)費(fèi)緊張的問題，所以需要社會的幫助。單位可以通過自籌資金，緩解資金壓力。國家財政部門也應(yīng)該出臺相應(yīng)的政策，設(shè)置專門檔案管理經(jīng)費(fèi)，徹底解決資金不足的情況，確保檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）培養(yǎng)綜合型人才，加強(qiáng)素質(zhì)教育。檔案管理信息化建設(shè)需要以高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)，因此，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。這就需要企業(yè)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，邀請專家舉辦講座，還可以通過培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)的學(xué)習(xí)，時刻確保管理知識與時俱進(jìn)，跟上時代發(fā)展的步伐。還需要建立相應(yīng)的考評機(jī)制，對優(yōu)秀者予以獎勵，以激勵管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力。此外，還需要對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范，提高工作效率。

（四）加強(qiáng)檔案的安全建設(shè)。在對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，非常重要的一點(diǎn)是加強(qiáng)對信息安全的重視。這就要求企業(yè)從制度、技術(shù)等方面著手。建立相應(yīng)的安全管理制度和技術(shù)措施，確保檔案信息安全。通過相應(yīng)的控制降低安全隱患，與此同時，還應(yīng)該提高檔案從業(yè)人員的信息化技術(shù)水平以及企業(yè)的信息安全管理水平，通過建立防火墻、數(shù)據(jù)加密、異地備份等措施做好檔案信息安全的防范工作，避免檔案信息泄露或者被非法使用。此外，還需要注意的是要對工作人員進(jìn)行保密意識教育，提高檔案信息的密保性。

三、總結(jié)

總而言之，對于企業(yè)信息化建設(shè)工作而言，檔案信息化管理非常重要，不過現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中仍舊有很多問題存在，這就需要企業(yè)立足問題根本，結(jié)合企業(yè)自身情況，采取有效措施，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理水平，保證信息安全，提高企業(yè)檔案信息的利用率。

[1]湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問題與對策研究[D].安徽大學(xué),2017.

[2]劉花.淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2015(11):93.